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Vereinsurkunde – super Tipps zum erstellen

Vereinsurkunde
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Inhalt

Urkunden gibt es für viele Bereiche und Anlässe. Wir erklären Ihnen hier, worauf es bei Vereinsurkunden ankommt und was Sie bei der Gestaltung und Produktion beachten müssen.

Wikipedia definiert Urkunden wie folgt: Eine Urkunde (von althochdeutsch urchundi „Erkenntnis“; mittelhochdeutsch urkúnde „Zeugnis“, „Beweis“) ist eine schriftlich niedergelegte und häufig beglaubigte Erklärung, die einen bestimmten Tatbestand bzw. Sachverhalt fixiert und zumeist auch ihren Aussteller erkennen lässt.

Für einen Verein sind die folgenden Tätigkeiten und Ereignisse, die Anlässe für eine Ausstellung einer Vereinsurkunde:

  • Jubiläum u.a. aufgrund einer langen Mitgliedschaft,
  • Ausscheiden aus einer Organisation,
  • Sieg eines Spiels,
  • Teilnahmebescheinigung an einem Sportturnier oder Weiterbildung,
  • Auszeichnung und Ehrung für eine ehrenamtliche Tat.

Gerade für Vereine und Verbände ist die Ausstellung einer Urkunde eine der höchsten Form der Ehrungen. Dadurch zeigen sie auf einfache Weise, dass die Tätigkeit des Mitgliedes einen hohen Stellungswert hat. Gerade ehrenamtlich geführte und mit einem kleinen Budget ausgestattete Vereine haben nicht die Möglichkeit, große Werbeartikel als Geschenke zu kaufen. Zudem werden Geschenke meist nicht lange genutzt, dadurch verpufft der positive Gedanke des Geschenks recht schnell.

Anders ist es bei einer Urkunde: Dieses „Stück Papier“ kann mit der richtigen Veredlung und dem richtigen Druck zu einem hochwertigen und langwirkenden Bindungsmittel zwischen dem Mitglied und dem Verein werden. Eine Urkunde kann eingerahmt über Jahre an der Wand des Mitgliedes hängen und erzeugt immer wieder eine positive Erinnerung.

Welche Urkunden gibt es?

  • Berufsurkunden
  • Danke-Urkunden
  • Diplome
  • Ehrenurkunden
  • Vereinsurkunde
  • Fortbildungen
  • Gutscheine
  • Jubiläumsurkunden
  • Kinderurkunden
  • Siegerurkunden
  • Sporturkunden
  • Teilnahmeurkunden
  • Zertifikate

Wie kann eine Vereinsurkunde gestaltet werden?

Bevor man eine Vereinsurkunde erstellt, sollte man sich immer im Klaren sein, dass man den Verein sofort wiedererkennen sollte. Daher ist es wichtig, ein Corporate Design zu erstellen. Der dadurch entstehende Wiedererkennungswert fördert Ihre Vereinsmarke, denn nicht nur Mitglieder schauen sich diese Urkunde an – der oder die Geehrte wird diese Urkunde sicherlich auch Freunden und Bekannte zeigen. Für diese Personen sollte sofort schnell erkennbar sein, ,wer die Ehrung durchgeführt hat.
Es gibt viele Anbieter, die bereits zahlreiche Vereinsurkunden-Vorlagen mit interessanten Motiven und Hintergründen zur Verfügung stellen.

Diese Vorlagen sind meist grafisch nicht so veränderbar, dass sie in Ihr Vereinsdesign passen. Man sieht schnell, dass diese Vereinsurkunde von der Stange ist.

(siehe hierzu: Lesen Sie hier noch einmal die wichtigsten Punkte zum Corporate Design und zum Wiederkennungswert.)

Praxis-Beispiel: Stellen Sie sich einmal vor, ein Tierschutzverein nutzt die gleiche Vorlage für ein Mitgliedschaftsjubiläum wie eine Metzgerei für das Dienstjubiläum seiner Angestellten. Das kommt nicht gut an.

Denken Sie immer: Ihre Organisation kann mehr!

Bei der Gestaltung sollten Sie sich bewusstwerden, dass eine Vereinsurkunde ein Dankeschön an das Mitglied ist. Egal was sie oder er geleistet hat, die Vereinsurkunde sollte dies auch ausstrahlen.

Der Aufbau einer Vereinsurkunde ist daher relativ einfach:

  1. Ihr Logo,
  2. Anlass,
  3. kurze Beschreibung der Leistung,
  4. Namen des Empfängers,
  5. Datum der Ausstellung,
  6. Unterschrift des Vereinsvorstandes.

Da es heutzutage auch möglich ist, Unterschrift aufzudrucken, empfehlen wir gerade bei Punkt 6, dass Sie diese unbedingt eigenhändig unterschreiben.

Lesen Sie auch hier einen interessanten Bericht zur Handschrift einer Urkunde – hier klicken

Welche Veredelungen gibt es?

Es gibt viele Möglichkeiten eine Urkunde mit speziellen Druckmöglichkeiten aufzuwerten. Folgende Veredelungen können wir Ihnen empfehlen:

  1. Blindprägung: Hier werden spezielle Teile der Urkunde, wie die Überschrift oder das Logo, mit einem Prägestempel optisch und fühlbar hervorgehoben.
  2. Reliefdruck: Beim Reliefdruck wird die Schrift fühlbar per Druck gemacht. Anders als beim Blinddruck wird die Rückseite nicht eingedrückt.
  3. Stanzung und Laserschnitt: Machen Sie aus einer normalen A4-Urkunde ein individuelles Druckstück mit Ihrer eigenen und unverwechselbaren Form. Dies kann die Form Ihres Logos oder eines Gegenstandes sein.
  4. Heißfolienprägung: Der normale Druck kann bereits Ihre Urkunde hochwertig erstrahlen lassen. Mit einer speziellen Folie überzogen, können einzelne Wörter oder die komplette Urkunde farblich aufgewertet werden.

Welches Papier nimmt man für eine Urkunde?

Das Papier sollte mind. 160g/m² haben, damit es nicht zu dünn ist. Sollten Sie die Vereinsurkunde in einen Rahmen setzen wollen, können Sie unter diesen Umständen auch ein leichteres Papier wählen.

Wie bei allen Print-Produkten gibt es hier ebenso Möglichkeiten, Ihre Urkunde auf einem speziellen vorgedruckten Papier zu drucken. Dies soll in vielen Fällen ein altes Papierstück imitieren oder ein marmoriertes Aussehen haben.

Ein solches Papier eignet sich sehr gut für den einfachen Ausdruck durch einen Bürodrucker. Achten Sie hierbei darauf, dass ihr Drucker diese Art von Papier einziehen und bedrucken kann.

Unser Tipp: Viele Vereine und Verbände ehren beispielsweise jedes Jahr die Vereinszugehörigkeit. Diese Jubiläen sind immer im Vorfeld bekannt. Daher können Sie die komplette Urkunde inkl. Name des Empfängers von einer Druckerei bedrucken und veredeln lassen. Diese Aufwertung können Sie nicht über einen handelsüblichen Bürodrucker herstellen.

Weitere Helfer der Ehrung: Urkundenmappen, Rahmen, Medaillen & Pokale

Die Vereinsurkunde ist das Must-have einer Ehrung. Eine Ehrung kann mit Helfern zusätzlich verstärkt werden. Gerade im Sport erhalten Sieger einer Sportart vorrangig eine Medaille und einen Pokal. Sicherlich kann man hier sagen, dass die Urkunde in den Hintergrund gerät, jedoch stehen auf der Urkunde die Details. Eine Medaille oder ein Pokal lassen für Außenstehende zwar erahnen, dass man etwas gewonnen hat, allerdings nicht, welches Ergebnis erzielt wurde und wer denjenigen geehrt hat. Dafür muss man auf die Urkunde zurückgreifen.

Eine Urkundenmappe oder ein Rahmen helfen Ihrem Mitglied, diese Ehrung längerfristig aufzubewahren. Zudem impliziert ein Rahmen, dass die Urkunde am besten an einer Wand hängen sollte. Dafür verschaffen Sie sich indirekt einen längeren positiven Effekt bei Ihrem Mitglied.

Welche Marketing-Vorteile hat eine Urkunde?

Wir wären nicht wir, wenn wir nicht bei allen Produkten mehrere Strategien im Kopf hätten, wie wir Ihren Verein vermarkten könnten. Machen Sie aus der Übergabe, egal ob Sie in einem kleinen Kreis stattfindet, ein kleines Event. Schießen Sie gute Fotos (hier Link einfügen) und erstellen Sie einen guten Bericht über die Urkundenübergabe. Mit den richtigen Worten wird jede Verleihung ein Gaumenschaus für die Berichterstattung der regionalen Presse und verschafft Ihrer Website einen interessanten Content zum Lesen.

Was kostet die Gestaltung einer professionellen Urkunde?

Wie oben erwähnt, gibt es Online-Tools für eine solche Erstellung bzw. Vorlagen. In unserem Beitrag zum Corporate Design haben wir bereits darauf hingewiesen, dass es sinnvoll ist, eine Publikationslinie zu entwickeln. Hierzu sollten auch Urkunden zählen. Einmalig gestaltet und mit einfachen Mitteln bei Ihnen abgespeichert, haben Sie für ca. 30-50 EUR eine eigene unverwechselbare Urkunde, die Sie immer wieder benutzen können. Sicherlich sind Vorlagen aus Online-Shops günstiger, beachten Sie jedoch das obengenannte Praxis-Beispiel.

Im Rahmen unserer Vereinsmarketing-Tätigkeiten helfen wir Ihnen bei der Erstellung einer Vereinsurkunde. Zudem besprechen wir mit Ihnen auch die Grammatur und Veredlungsmöglichkeiten des Papiers. Hier geht es zu unserem Druckservice.

Seien Sie stolz auf Ihre Mitglieder, die Sie ehren möchten und ehren Sie diese standesgemäß!

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