Protokolle gehören zum Verein wie das Amen in der Kirche. Sie dienen der Auskunft gegenüber den Mitgliedern und als Gedankenstützen besprochener Themen und Beschlüsse.
Ihr Wert ist unumstritten, aber sie sind auch mit erheblichem Aufwand verbunden. In diesem Post lernen Sie, wie neueste Fortschritte in der KI erlauben, Protokolle mit minimalem Aufwand zu erstellen. Wir zeigen ihnen Tools, die sie verwenden können, um bei dem nächsten Protokoll viel Zeit zu sparen.
Wie wurde bis jetzt Protokoll geführt
Traditionell machen die Protokollführenden Notizen während der Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung. Dann wird das Protokoll im Nachhinein erstellt und an alle Vorstandsmitgliedern zur Verfügung geschickt.
Dies verlangt volle Konzentration der Protokollanten während der Versammlung. Je nach Protokollart müssen alle Punkte aufgenommen werden, oder zumindest alle Beschlüsse. Die Arbeit endet nicht mit der Versammlung. Danach wird das eigentliche Protokoll erstellt. Dies geschieht durch das Verarbeiten und Ausformulieren der Notizen. Dies sollte idealerweise direkt nach der Versammlung geschehen, damit alle Vorkommnisse noch aus dem Gedächtnis abgerufen werden können.
Protokolltypen
Es gibt verschiedene Arten von Protokollen, die je nach Zweck und Anforderungen eingesetzt werden. Hier sind die gängigsten Protokollarten:
1. Verlaufsprotokoll: Hierbei werden alle Diskussionsbeiträge und Ereignisse in chronologischer Reihenfolge festgehalten. Es eignet sich besonders für Mitgliederversammlungen oder Sitzungen, bei denen es wichtig ist, den gesamten Verlauf nachvollziehen zu können.
2. Ergebnisprotokoll: Dieses Protokoll konzentriert sich auf die Beschlüsse und Ergebnisse einer Sitzung. Es fasst die wichtigsten Diskussionspunkte zusammen und hält die getroffenen Entscheidungen fest. Diese Art des Protokolls ist besonders für Vorstandssitzungen geeignet.
3. Aktionsprotokoll: Hier werden die vereinbarten Maßnahmen und Aufgaben mit den jeweiligen Verantwortlichen und Fristen festgehalten. Es dient als Grundlage für die Umsetzung der beschlossenen Aktionen und erleichtert die Nachverfolgung.
In der Praxis werden oft Mischformen der oben genannten Protokollarten verwendet, um den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden. Der Verlauf wird geschildert und die Ergebnisse erläutert. Am Ende werden dann oftmals die Aufgaben und Verantwortlichen genannt.
Automatisierung der Protokollerstellung mit KI
Dank der Fortschritte in der Künstlichen Intelligenz (KI) ist es heute möglich, den Prozess der Protokollerstellung weitgehend zu automatisieren.
1. Spracherkennung: Mithilfe von KI-gestützter Spracherkennung können Sitzungen automatisch transkribiert werden. Die gesprochenen Beiträge werden in Echtzeit in Text umgewandelt, was die manuelle Mitschrift ersetzt.
2. Zusammenfassung: KI-Algorithmen können die transkribierten Texte analysieren und die wichtigsten Punkte und Beschlüsse extrahieren. So entsteht automatisch eine Zusammenfassung der Sitzung, die als Grundlage für das Protokoll dient.
3. Strukturierung: Die KI kann das Protokoll automatisch strukturieren, indem sie Tagesordnungspunkte erkennt, Diskussionsbeiträge zuordnet und Beschlüsse hervorhebt. Dies erleichtert die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit des Protokolls.
4. Personalisierung: Durch die Erkennung von Stimmen und die Zuordnung zu den jeweiligen Sprechern kann die KI die Beiträge den entsprechenden Personen zuweisen. So ist klar ersichtlich, wer was gesagt hat. In der Realität funktioniert dies nicht immer zu 100% korrekt und einige Stimmen werden den falschen Personen zugeordnet. Dem kann entgegen gewirkt werden, in dem man jedem Teilnehmer ein eigenes Mikrofon zuweist und somit deutlicher Unterschiede in der Stimme identifiziert. Das wird jedoch schnell umständlich und der Aufwand übersteigt mitunter die Zeitersparnis.
5. Integration: Die automatisch erstellten Protokolle können nahtlos in bestehende Vereinsverwaltungssysteme oder Kollaborationsplattformen integriert werden. So sind sie für alle Beteiligten leicht zugänglich und können bei Bedarf weiter bearbeitet werden.
Vorteile und Grenzen der KI
Durch den Einsatz von KI lässt sich der Aufwand für die Protokollerstellung erheblich reduzieren. Der Protokollführer wird entlastet und kann sich besser auf die Sitzung selbst konzentrieren. Gleichzeitig wird die Qualität und Konsistenz der Protokolle verbessert, da menschliche Fehler minimiert werden. Es ist davon auszugehen, dass immer mehr Vereine die Vorteile der KI-gestützten Protokollerstellung erkennen und diese Technologie in ihre Abläufe integrieren werden.
So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Vereinsarbeit und die Protokolle werden zu einem noch wertvolleren Instrument für die Dokumentation und Nachverfolgung der Vereinsaktivitäten.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die KI-gestützte Protokollerstellung die menschliche Überprüfung und gegebenenfalls Nachbearbeitung nicht vollständig ersetzen kann. Die automatisch erstellten Protokolle sollten immer von einer verantwortlichen Person gegengelesen und bei Bedarf angepasst werden.
Ausserdem basiert die Erstellung von Protokollen auf einem Tonmitschnitt, der von der KI im Nachhinein verarbeitet wird. Die Qualität der Verarbeitung ist erstaunlich gut und wird, durch die schnelle Entwicklung und Verbesserung der KI, immer besser. Allerdings steht und fällt das Ergebnis mit der Qualität der Aufnahme. Sollte der Raum zum Beispiel zu groß sein, um alle sprachlichen Einwürfe korrekt gut aufnehmen zu können, dann entgehen diese Informationen auch der KI.
Im Jahr 2022 zählte Deutschland 615.759 eingetragene Vereine (Statista). Dies deutet auf eine enorme Menge an investierten Stunden für die Erstellung von Protokollen hin. Um Vereinen Zeit zu sparen, wurde elacta.com entwickelt. So können Sie in Ihrem Verein Protokolle schnell und einfach mittels KI erstellen.
Für eine realistische Einschätzung der Möglichkeiten von KI im Vereinswesen hilft es, wenn man sich diese wie eine kompetente und sehr fleißige Assistenzkraft vorstellt. Diese kann einem viel Arbeit abnehmen und entlasten, aber der ein oder andere Schwachstelle ist auch hier immer zu finden.
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