Ob für ein Vereinsevent, eine Firmenfeier oder eine andere Veranstaltung – die Suche nach der richtigen Location ist zeitaufwendig. Haben Sie eine Räumlichkeit gefunden, so sollte diese nicht nur bezahlbar sein, sondern Ihre Gäste sollten sich dort auch wohlfühlen.
Doch haben Sie bei der Wahl des Veranstaltungsortes an alles gedacht?
Die 6 goldenen Regeln für eine perfekte Location:
- Regel Nummer 1: Wählen Sie eine Location, die zu Ihrem Anlass passt.
Zunächst müssen Sie entscheiden, welche Art von Veranstaltung Sie planen möchten. Handelt es sich um eine sachliche Konferenz oder eher eine Party?
Ob Sie nun eine Mitgliederversammlung, Jubilarveranstaltung, einen Sportlerball oder eine Weihnachtsfeier veranstalten möchten – bei der Wahl des richtigen Veranstaltungsortes spielen die Anlässe eine wichtige Schlüsselrolle bei der Suche. - Regel Nummer 2: Der Veranstaltungsort sollte groß genug sein.
Zählen Sie genau durch, wie viele Gäste Sie einladen. Dabei gilt es, dass Sie möglichst mehr einplanen. Stühle und Tische wegzuräumen ist einfacher und komfortabler, als wenn sich Ihre Gäste alle an einen Tisch quetschen müssen. - Regel Nummer 3: Planen Sie das Datum frühzeitig mit ein.
Gerade zum Jahresende sind die meisten und vor allem besten Räumlichkeiten ausgebucht. Verständlich, will doch jede Firma und jede Organisation bei einem netten Beisammensein zusammenkommen.
Legen Sie also frühzeitig das Datum für die Veranstaltung fest, damit Ihre Wunsch-Location auch frei ist. - Regel Nummer 4: Liebe geht durch den Magen – Wählen Sie gut Ihr Essen und Ihre Getränke.
Bei der Wahl der Räumlichkeit ist es wichtig, die Küche und das Angebot dieser zu berücksichtigen. Hat der Anbieter ein eigenes Restaurant und kann die Speisen und Getränke gleich mit anbieten? Oder wählen Sie einen Ort für Ihr Vereinsevent, an dem Sie Ihr Essen selbst organisieren müssen? Ein Catering-Service kann Ihnen hier zusätzlich helfen.
Beide Optionen können Vor- oder Nachteile haben. Wichtig ist jedenfalls – Ihre Gäste brauchen etwas zu essen und zu trinken. Je nach Höhe Ihres Budgets und der Wahl der Speisen und Getränke können die Preise hier schwanken. - Regel Nummer 5: Unterhalten Sie Ihre Gäste richtig
Jede Veranstaltung lebt von der Interaktion der Menschen. Egal, wie das Essen schmeckt oder ob Sie doch die falsche Location gewählt haben. Mit dem richtigen Unterhaltungsprogramm können Sie zusätzlich bei Ihren Gästen punkten. Sicherlich kann die Rede eines Geschäftsführers oder eines Vereinsvorstandes interessant sein – aber das reißt am Ende niemanden mehr vom Stuhl. Um die richtige Unterhaltung zu finden, engagieren Sie professionelle Künstler. Nutzen Sie hier die Suchplattform von Eventportal.de.
Mit den Eventmodulen können Sie Ihre Vereinsfeier oder Ihre Teambuildingmaßnahme problemlos auf eine unterhaltsame Art veranstalten. - Regel Nummer 6: Wählen Sie die richtige Lage der Lokalität.
Bei der Suche nach der perfekten Location für Ihr Vereinsevent ist die Lage ein wichtiger Faktor. Wie kommen Ihre Gäste zur Räumlichkeit und wie kommen Sie wieder weg? Bei Veranstaltungen in Berlin oder anderen Großstädten ist es meist sehr unkompliziert. Der öffentliche Nahverkehr ist hier gut ausgebaut und Ihre Gäste können die Veranstaltung jederzeit und einfach verlassen. Wie schaut es mit Parkplätzen aus?
Anders sieht es in kleineren Städten oder auf dem Land aus. Bei der Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort für Ihren Verein, aber auch für ein Firmenevent, ist es wichtig, dies zu berücksichtigen.
Ihre Gäste sollen mit einem guten Gefühl die Feier betreten und sich nicht schon vorher ärgern.
So funktioniert die Suche nach der passenden Location für eine Veranstaltung
Den richtigen Ort für eine Veranstaltung zu finden, ist keine leichte Aufgabe. Bei der Standortsuche gibt es viele Möglichkeiten, die Ihnen dabei behilflich sind, die besten Veranstaltungsorte zu finden. Wir werden einige dieser Möglichkeiten durchgehen, Ihnen diese erläutern und Ihnen die beste Lösung präsentieren.
Möglichkeit 1) Alles wie immer
Für viele ist der einfachste Weg, es wieder so zu machen, wie beim letzten Mal. Warum auch nicht – wenn alles gut ging und es keine Beschwerden gab, ist das ein guter Weg. Doch ist dieses Auswahlverfahren die beste Wahl?
Wir sagen nein, denn durch den Wechsel einer Räumlichkeit zeigen Sie nicht nur Ihren Mitgliedern, Sponsoren und allen anderen Gästen, wie innovativ Sie sind. Ihre Organisation kann durch die neue Location auch Ihre Kreativität und den Sinn nach Neuem zeigen.
In einer neuen Location gewinnen Sie neue Eindrücke und beleben die Festlichkeit. Das kann die Bindung zu Ihren Mitgliedern stärken und Sponsoren und Geschäftspartner mehr an sich binden.
Möglichkeit 2) Empfehlungen von Freunden
Seinen Freunden vertraut man doch gerne. Schließlich hat man Gemeinsamkeiten, die einen verbinden – sonst wäre man ja nicht befreundet. Freunde können ehrliche und gute Tipps geben, die Sie noch nicht kennen.
Aber sind diese Tipps immer gut? Auch die besten Freunde haben unterschiedliche Ansichten oder Empfindungen, was gut ist, und was nicht. Zudem können diese Empfehlungen auch noch sehr veraltet sein.
Und stellen Sie sich einmal vor, Ihre Gäste beschweren sich am Ende über den Veranstaltungsort – das wäre ein herber Rückschlag für Ihre Freundschaft.
Möglichkeit 3) Websites der einzelnen Anbieter
Über die Google-Suche finden Sie allerhand Websites, die eine Location für ein Event anbieten. Doch finden Sie hier immer das richtige Ergebnis?
Die ersten Seiten bestimmen immer die Anbieter mit dem größten Werbebudget für ihre Anzeigen. Diesen folgen die Seiten, die mit großartigen Inhalten und einer Suchmaschinenoptimierung Google von einer guten Platzierung überzeugt haben. Letzteres hat Sie doch auch davon überzeugt, diesen Link zu klicken, oder?
Der Nachteil dieser Möglichkeit ist aber, dass Sie bei der Suche jeden Anbieter genau unter die Lupe nehmen müssen. Jede Website hat ihr eigenes Design und einen individuellen Aufbau. Um die richtigen Informationen jedes Mal zu finden, vergeht viel Zeit.
Laut einer Statistik nutzen 61 % der Deutschen das Internet für die Suche nach Informationen über Waren und Dienstleistungen. Dabei werden Millionen von Websites durchsucht und nach passenden Angeboten durchstöbert. Gerade im Bereich der Suche nach einer Location gibt es bessere und einfachere Lösungen. Lesen Sie die Möglichkeit 4.
Möglichkeit 4) Eine Plattform für Eventlocations nutzen
Zumindest im Bereich der Eventlocations gibt es Alternativen zu Google. Aber bezüglich der anderen Möglichkeiten, wie man die perfekte Location findet, haben Sie hier einen Allrounder. Unser Favorit ist seit Jahren die Website Eventlocations.com. Es ist eine Online-Plattform, auf der Anbieter ihre Locations präsentieren können und Kunden wie Sie auf einfache Weise die bestmöglichen Suchergebnisse erhalten können.
Dabei sind die Hauptziele, die beste Benutzerfreundlichkeit bei der Suche zu bieten und über das umfangreichste Location-Angebot zu verfügen. Dabei sind Sie auf dem Weg, Marktführer in Europa zu werden.
Die Nutzung dieser Plattform hat auch aus Sicht von Green-Marketing eine besondere Bedeutung für Ihre Organisation. Für jede Anfrage, die über Eventlocations.com gestellt wird, wird ein Baum mit dem Partner Eden Reforestation Projects gepflanzt.
Unser Fazit, damit Sie die perfekte Location für Ihr Vereinsevent finden
Um die richtige Location für eine Veranstaltung zu finden, gilt es, viele Regeln zu beachten. Auch bei der eigentlichen Suche haben Sie einige Optionen. Aber können Sie mit allen Optionen alle Regeln einfach einhalten? Unser Fazit fällt daher nüchtern auf die letzte Option – die Nutzung der Online-Plattform. Warum?
Auf Grund der Möglichkeit, genau auf das passende Event zu filtern, können Sie hunderte Locations genauestens unter die Lupe nehmen. Die folgenden Filtermöglichkeiten haben Sie:
- Standort / Region
- Anlass
- Anzahl der Gäste
- Locationart
- Indoor / Outdoor
- Preise
- Locationgröße
- Catering
- Technik
- Mietzeitraum
- Raumeigenschaften (Barrierefreiheit, Bestuhlung u. v. m.)
- Locationeigenschaften (Technik, Catering, Infrastruktur)
- Lage der Location
- Entfernungen
- Außenfläche
- Internetverfügbarkeit
- Bühne
- Parken
- Übernachtungsmöglichkeiten
Ob für eine Mitgliederversammlung, Jubilarveranstaltung, einen Sportlerball oder eine Weihnachtsfeier – die Suche nach einem passenden Veranstaltungsort für Ihr Vereinsevent kann einfach sein. Wir hoffen, der Beitrag hilft Ihnen bei der Suche weiter und Sie können bei Ihrer nächsten Feier Ihre Gäste an einem eindrucksvollen Ort glücklich und zufrieden machen.
