Die Digitalisierung hat unseren Alltag bereits großflächig umgekrempelt, das ist im Job in gleicher Weise spürbar wie im Privaten. Ein Großteil unserer sozialen Kontakte findet inzwischen durch den Austausch in sozialen Netzwerken statt. Zudem sind wir über alles jederzeit informiert und vereinfachen vielerlei Prozesse durch den Einsatz smarter Apps.
Die damit verbundene Automatisierung spart Zeit und Ressourcen ein und ermöglicht es, schnell und völlig ortsunabhängig miteinander zu kommunizieren. Daraus können auch Sportvereine einen großen Nutzen ziehen und sich durch die digitale Umstellung fit für die Anforderungen von morgen machen. Das trägt nicht nur dazu bei, Kosten zu senken und Vorgänge zu automatisieren, sondern macht das Vereinsleben auch moderner und attraktiver für alle Beteiligten.
Das Ganze lohnt sich definitiv. So hat sich bereits dutzendfach gezeigt, dass sich nicht nur viel mehr neue Mitglieder gewinnen lassen, sondern auch die Vereinstreue steigt. Doch wie gelingt der Umstieg, worauf ist zu achten und welche digitalen Strukturen sind dafür unverzichtbar? Diese Fragen möchten wir hier klären.
Was ändert sich mit der Digitalisierung?
Einen kompletten Verein auf digitale Technologie umzustellen, verfolgt die Idee, ihn zukunftsfähig und zugleich sehr flexibel zu machen. Die Auswirkungen zeigen sich auf ganz vielfältige Art: So verabschiedet man sich nicht nur dauerhaft von handgeschriebenen Teilnehmerlisten und Mitgliedsverträgen in Papierform, sondern geht auch dazu über, anstehende Termine online anzukündigen oder Räumlichkeiten per Klick zu reservieren.
Hierfür braucht es eine entsprechend leistungsfähige Vereinssoftware sowie eine gut funktionierende Kommunikations-Plattform. Natürlich ist es ein Prozess, alte Gewohnheiten aufzugeben und sich an die neu integrierte Technik zu gewöhnen. Dieser sollte folglich gut durchdacht sein, eine aktuelle Ist-Analyse sowie eine klare Strategie inklusive definierter Ziele beinhalten.
Einen weiteren wichtigen Punkt stellt das Thema Zahlungsoptionen dar. Es ist in den letzten Jahren für die Menschen zur selbstverständlichen Gewohnheit geworden, ihre Einkäufe im Internet ganz bequem per Sofortüberweisung oder Kreditkarte zu begleichen und selbst Casino Spiele mit PayPal legal abzuwickeln. Vergleichbare Buchungssysteme sollten daher auch im Verein zum Standard werden, um die finanzielle Abwicklung deutlich zu erleichtern und den Mitgliedern einen zeitgemäßen Service zu bieten.
Wo liegen die Chancen?
Da auch die Freizeitgestaltung heutzutage zu weiten Teilen digitalisiert ist, sollte der Sportclub hier in jedem Fall gleichziehen, um den Anschluss nicht zu verpassen und sein Angebot mithilfe moderner Medien publik zu machen.
Wer beispielsweise eine toll aufgemachte Vereinswebsite betreibt, auf der alle relevanten Informationen übersichtlich einzusehen sind, man mit einem Klick das Beachvolleyball-Feld für seine Gruppe reservieren oder sich zum nächsten Turnier anmelden kann, gewinnt damit deutlich an Interesse. Das trägt dazu bei, die bereits bestehenden Mitglieder zu binden und für Interessierte umso ansprechender zu sein.
Ab einer bestimmten Vereinsgröße gilt es zudem, einen umfassenden digitalen Medienauftritt inklusive Public Relations aufzuweisen, um sich in der Umgebung einen Namen zu machen und positive Aufmerksamkeit zu generieren. Dadurch resultiert am Ende des Tages einerseits eine stärkere Interaktion, gleichzeitig werden jedoch auch die dargebotenen Sportoptionen viel besser ausgeschöpft. Zudem lassen sich Ausgaben reduzieren, da das digitale Verwaltungssystem einiges an Arbeit übernimmt.
Welchen Herausforderungen kann man dabei begegnen?
Der wahrscheinlich größte Stolperstein bei dieser erheblichen Modernisierung bestehender Strukturen ist mangelnde Offenheit gegenüber den angestrebten Maßnahmen. Werden die Mitglieder samt ihren Bedürfnissen und Erwartungen nicht in den kompletten Prozess mit hineingenommen, kann es durchaus passieren, dass die umgesetzten Neuerungen innerhalb der eigenen Reihen boykottiert werden.
Umso wichtiger ist daher, offen zu kommunizieren, gemeinsame Wünsche zu formulieren und die individuellen Rahmenbedingungen des Vereins zu berücksichtigen, das heißt, dessen Größe, Altersdurchschnitt sowie soziokulturelle Aspekte mit einfließen zu lassen. Es geht auch – jedoch nicht ausschließlich – darum, die junge Generation im Blick zu haben, der noch viele Jahrzehnte Vereinsmitgliedschaft bevorstehen. Zudem ist zu bedenken, dass der Verein sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln wird und möglichst gut für später gewappnet sein sollte.
Weiterhin müssen die technischen Bedingungen gegeben und natürlich auch die nötigen Geldmittel vorhanden sein, da der Wandel zunächst einmal mit Kosten verbunden ist, bevor sich die getätigten Investitionen wieder auszahlen. Unser Vorschlag ist, sich Unterstützung und Inspiration bei anderen Vereinen zu holen, die diese Schritte bereits erfolgreich durchlaufen haben und ihre wertvolle Erfahrung weitergeben können.
Welche digitalen Tools sind besonders empfehlenswert?
Glücklicherweise kann man als Verein auf eine beeindruckende Bandbreite an praktischen technologischen Hilfsmitteln zurückgreifen, um den Transfer von analog hin zu digital zu meistern. Allerdings ist klar, dass nicht jeder Verein alles aus der Vielzahl der Möglichkeiten verwenden kann und braucht. Stattdessen macht es Sinn, sich vor allem zu Beginn auf ein paar elementare Programme zu beschränken und deren Anwendung perfekt zu beherrschen, anstatt komplett den Überblick zu verlieren. Die folgenden Tools gehören zur wichtigsten Ausstattung:
Vereinsmanager-System
Es gibt jede Menge Programme, aus denen man sich etwas Passendes aussuchen kann. Dessen Funktionsumfang sollte auf alle Fälle die Mitgliederverwaltung und Buchhaltung einschließen. Dazu zählt auch, Spenden verbuchen zu können, den Überschuss zu berechnen, Rechnungen einzupflegen und Steuerangelegenheiten zu organisieren. Wie viel einem dieses System konkret abnimmt, ist nach Wunsch einstellbar – im Idealfall zeigt es Geburtstage und Jubiläen ebenso an wie rote Zahlen einer Breitensport-Abteilung und die verbleibenden Plätze für den anstehenden Jahresausflug.
Nutzerfreundliche Website
Hierfür kann man auf kostengünstige Baukasten-Systeme zugreifen, die sich auch ganz ohne Fachkenntnisse gestalten lassen. Fotos und Videos, die Lust auf Sport machen, umfangreiche Informationen, regelmäßige Trainingszeiten, der Aktivitätenkalender sowie zuständige Ansprechpartner für jede Abteilung sollten hier auf einen Blick zu finden sein. Auch ein digitaler Mitgliedschaftsantrag kann ganz einfach hinterlegt werden.
Um den rechtlichen Vorgaben zu entsprechen, müssen die Bestimmungen der DSGVO bei der Verarbeitung personenbezogener Daten eingehalten werden und auf der Website entsprechend thematisiert werden. Zudem sollten die Werte des Vereins deutlich werden.
Social Media-Accounts
Ohne diese geht inzwischen fast nichts mehr und vor allem die junge Zielgruppe identifiziert sich stark mit den dort veröffentlichten Inhalten. Diese lassen sich also prima nutzen, um das eigene Sportangebot effektiv zu bewerben.
Digitale Kommunikations-Tools
Der Zugang zu leicht bedienbaren Chats und Videotelefonie-Apps bildet die Basis dafür, sich leicht austauschen zu können, transparent zu bleiben und Informationen zu verbreiten. Auch E-Mail-Verteiler und WhatsApp-Gruppen kommen in diesem Zusammenhang gerne zum Einsatz und haben sich bewährt.
