Wie Vereine die Buchhaltung vereinfachen können

Verein ist Ehrenamt. Die Buchhaltung? Ein lästiges Übel. Heute zeigen wir dir deshalb, wie sich in deinem Verein die Buchhaltung vereinfachen lässt. Du wirst überrascht sein.

Die Buchhaltung für Vereine kann je nach Größe und Struktur des Vereins unterschiedlich aufwändig sein. Während sich der Aufwand für kleine Vereine noch einigermaßen im Rahmen hält, wird das Thema Buchhaltung umso komplexer, je größer der Verein ist. Die gute Nachricht: mit Software lässt sich hier richtig viel Zeit sparen.

Software spart Zeit

Mit Buchhaltungssoftware lässt sich der Aufwand drastisch vereinfachen. Die Software sendet automatisch Rechnungen an Vereinsmitglieder. Überwacht automatsich den Zahlungseingang und verbucht alles korrekt. Belege, etwa für Reparaturen oder Ausgaben des Vereins, können einfach fotografiert werden. Die Software erkennt den Inhalt, schlägt das passende Buchungskonto vor und stellt somit sicher, dass jederzeit zu jeder Buchung der korrekte Beleg vorhanden ist.

Im Bereich der Buchhaltungssoftware für Vereine gibt es verschiedene Anbieter. sevDesk und Lexoffice sind da ganz klar die Marktführer in Deutschland. Deren Software ist etabliert, funktioniert zuverlässig und ist zudem äußerst günstig. Während ein Anbieter auch Gehaltsabrechnungen erstellen kann, ist der andere in der Oberfläche etwas einfacher. Ob nun sevDesk oder Lexoffice besser ist, muss jeder Verein für sich entscheiden. Am besten deshalb sevDesk vs Lexoffice vergleichen und dann selbst entscheiden. Einen solchen Vergleich findest du zum Beispiel hier https://finafix.com/lexoffice-sevdesk-vergleich/

Buchführungspflicht bei Vereinen

Eingetragene Vereine (e.V.) sind zur Buchführung verpflichtet, sobald sie am wirtschaftlichen Verkehr teilnehmen. Völlig unabhängig von einer Gewinnerzielungsabsicht. Dies betrifft

• die Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen sowie
• gemeinnützige Organisationen wie Sportvereine, aber auch
• Kultureinrichtungen oder kirchliche Institutionen. 

Die Buchführung dient der Transparenz und Kontrolle über den satzungskonformen Geschäftsbetrieb. Und dieser kann mitunter sehr umfangreich sein. Gemeinnützige Vereine müssen ihre Buchhaltung nach steuerlichen Bereichen aufteilen. Dies umfasst den Zweckbetrieb, den ideellen Bereich, die Vermögensverwaltung und den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Jeder Bereich hat unterschiedliche Besteuerungssätze und Freigrenzen. Je mehr Abteilungen der Verein hat und je mehr Mitglieder, desto mehr Aufwand für dich Buchhaltung. Alles muss korrekt verbucht sein. Denn der Vorstand haftet und ist verantwortlich.

Verantwortlichkeit des Vereinsvorstands

Der Vorstand ist für die präzise Buchführung über alle Einnahmen und Ausgaben verantwortlich. Auch wenn er selbst nicht bucht, trägt er schlussendlich die Verantwortung. Deshalb ist die Buchführung oftmals ein heikles Thema.

Eingehalten werden müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Das bedeutet, Nachvollziehbarkeit, einen Beleg zu jeder Buchung, Ausweis von Steuern und sorgfältige Aufbewahrung der Belege.

Überblick & Transparenz

Für einen guten Überblick und bestmögliche Transparenz sollte eine Einnahmenüberschussrechnung oder eine Bilanz erstellt werden. Beides hilft nicht nur dem Verein, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Die Einnahmenüberschussrechnung erleichtert auch die vorausschauende Planung der nächsten Jahre. Bei einem größeren Vermögensstand sind die Erstellung einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnungen ohnehin erforderlich. Die oben erwähnten Anbieter wie sevDesk oder lexoffice ermöglichen die Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung auf Knopfdruck.

Wie kann ich die Buchführung meines Vereins optimieren?

• Mitgliedsbeiträge nur einmal jährlich abbuchen statt monatlich. Dies reduziert die Anzahl der Buchungen erheblich.
• Ebenfalls kann man bei Versicherungen auf jährliche Zahlung umstellen. Hierdurch sinkt nicht nur der Versicherungsbeitrag um rund 2%, es spart zudem wertvolle Zeit, weil weniger Buchungen geprüft werden müssen.
• Mit der Digitalisierung der Buchführungsprozesse sinkt der Aufwand drastisch. Gleichzeitig eröffnen sich neue Vorteile im Bereich der Planbarkeit und Transparenz. Im Falle einer Prüfung kann zudem sichergestellt werden, dass zu jeder Buchung der passende Beleg existiert. Das schont die Nerven und hilft, die Gesetze für Vereine einzuhalten.
• Auf der Website deines Vereins einen Mitgliederbereich anbieten, auf welchem Mitglieder selbstständig die neue Bankverbindung oder Email Kontaktdaten aktualisieren können. Denn wenn die Daten stets aktuell sind, dann tut sich auch die Buchhaltung leichter.