Die elektronische Zeiterfassung wird auch für Vereine verpflichtend

Die Arbeitszeiterfassung wurde in Deutschland für lange Zeit relativ locker gehandhabt. Seit einem Beschluss des Europäischen Gerichtshofs sieht das anders aus. Zukünftig müssen alle Arbeitszeiten erfasst werden. Das trifft nicht nur auf normale Arbeitnehmer in Unternehmen, sondern teilweise auch auf ehrenamtlich Tätige in Vereinen zu.

Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung

Bisher war es laut Arbeitszeitgesetz so, dass der Arbeitgeber alle Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen aufzeichnen muss. Außerdem muss alles, was an Werktagen über acht Stunden hinausgeht, vermerkt werden. Auch wenn es noch keinen endgültigen gesetzlichen Rahmen zur vollständigen Arbeitszeiterfassung gibt, wurde bereits ein Referentenentwurf vorgelegt. Außerdem besteht bereits schon jetzt eine Pflicht zur Erfassung. Vereine sollten sich also darauf einstellen und ein entsprechendes System einführen. Besonders praktisch ist eine digitale Zeiterfassung, bei der die Mitarbeiter einfach an einem Terminal ein- und wieder auschecken.

Wie kann die Zeiterfassung erfolgen?

Unternehmen und Vereine mit weniger als 10 Angestellten können die Arbeitszeiten auf verschiedene Weise dokumentieren. Sie kann unter anderem in Papierform erfolgen. Für alle größeren Unternehmen ist die elektronische Zeiterfassung verpflichtend. Sie ist weniger fehleranfällig und bietet außerdem große Vorteile in Unternehmen oder Vereinen mit einer großen Zahl an Mitarbeitern. Bei Bedarf lässt sie sich mit anderen Tools kombinieren. Zum Beispiel kann sie durch ein System zur Zutrittskontrolle ergänzt oder in die Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert werden. Solche digitalen Lösungen machen es außerdem einfacher, die tariflichen Vorgaben zu erfüllen und sich an den gesetzlichen Rahmen zu halten. Der Arbeitgeber steht in der Pflicht, dafür zu sorgen, dass das verwendete System auch zum Einsatz kommt.

Umstellung auf die elektronische Zeiterfassung

Größeren Unternehmen, die bisher die Zeiterfassung in Papierform vorgenommen haben, wird eine Übergangsfrist zugestanden. Bei 250 Mitarbeitern und mehr soll die Umstellung innerhalb eines Jahres erfolgen. Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern haben zwei Jahre Zeit. Bei weniger als fünf Mitarbeitern sind es sogar fünf Jahre. 

Was muss erfasst werden?

Im Urteil des Europäischen Gerichtshofs ist genau geregelt, welche Daten aufgeschrieben werden müssen. Dazu gehören der Beginn, die Dauer und das Ende der Arbeitszeit. Selbstverständlich werden auch die Pausen aufgezeichnet. So soll sichergestellt werden, dass die echte Arbeitszeit erfasst wird. Wenn sich die Pause einmal verkürzt, wird das auf diese Weise verlässlich dokumentiert und es kommt nicht mehr so schnell zu versteckten Überstunden. Der Europäische Gerichtshof möchte so gewährleisten, dass Höchstarbeitszeiten eingehalten und Arbeitnehmer geschützt werden. Das Urteil gilt nicht nur für Deutschland, sondern verbindlich für alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union.

Was bedeutet das für Vereine?

Auch Vereine sind von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betroffen. Bereits ab einem Angestellten muss ein entsprechendes System implementiert werden. Das gilt auch für ehrenamtlich Tätige, die eine Übungsleiterpauschale erhalten. Neben der akkuraten Erfassung der Arbeitszeit stehen Vereine vor einer weiteren Herausforderung: Sie müssen datenschutzrechtskonform mit den personenbezogenen Daten ihrer Angestellten umgehen. So dürfen sie die Daten nicht für andere Zwecke verwenden und müssen sie nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen. Aktuell liegt diese Frist bei zwei Jahren. Es bleibt aber abzuwarten, was der neue Gesetzentwurf mit sich bringen wird.