Weniger Bürokratie, mehr Wirkung – So wird Vereinsarbeit einfacher

Wer sich engagiert, will gestalten – nicht verwalten. Doch genau das ist in vielen Vereinen Alltag: Aktenordner statt Angebote, Antragsformulare statt Ehrenurkunden. Gerade kleine, ehrenamtlich geführte Organisationen ächzen unter einem Verwaltungsapparat, der oft größer ist als die eigentliche Wirkung vor Ort. Bürokratie, Digitalisierungslücken und Datenschutzvorgaben werden so zum echten Bremsklotz für Engagement.

Der Koalitionsvertrag 2025 setzt hier an: Er kündigt ein Bürokratierückbaugesetz an, verspricht digitale Verwaltungswege und eine Entlastung beim Datenschutz. Wenn diese Vorhaben ernst genommen und praxisnah umgesetzt werden, könnten sie das Ehrenamt spürbar entlasten – und wieder mehr Raum schaffen für das, worauf es wirklich ankommt: gesellschaftliches Miteinander.

Das Wichtigste zusammengefasst: Wie Bürokratieabbau und Digitalisierung das Ehrenamt stärken

Problem	Geplante Lösung
Papierbasierte Verwaltung	Digitale Plattformen für Kommunikation und Fördermittel
Aufwändige Nachweise	Vereinfachte Verfahren, vor allem für kleine Vereine
Mehrwertsteuer auf Sachspenden	Befreiung für gemeinnützige Zwecke
Datenschutzanforderungen	Entlastung für nicht-kommerzielle Vereinsarbeit

Dieser Beitrag ist Teil unserer Serie zum Koalitionsvertrag 2025.
➡️ Lesen Sie hier den Überblicksartikel: „Was der Koalitionsvertrag 2025 für das Ehrenamt bedeutet – Überblick & Einordnung“

Warum Verwaltungsaufwand das Ehrenamt ausbremst

Die Motivation ist da. Die Ideen auch. Doch zu oft scheitert Engagement nicht am Willen – sondern an Formularen, Fristen und Förderrichtlinien. Insbesondere für kleinere Vereine ohne hauptamtliche Strukturen ist die Verwaltung längst zur Hürde geworden, die wertvolle Zeit und Energie kostet.

Komplexe Antragsverfahren

Fördergelder zu beantragen gleicht in vielen Fällen einem Spießrutenlauf:

• Formulare mit seitenlangen Anlagen
• komplizierte Nachweise für jeden Euro
• Unterschiede je nach Bundesland, Fördergeber und Förderrichtlinie

Für Menschen, die das in ihrer Freizeit erledigen sollen, ist das oft schlicht nicht zu stemmen. Engagement wird so zur Bürokratie – und verliert an Attraktivität.

Kaum digitale Strukturen

Die Kommunikation mit Behörden erfolgt in vielen Fällen noch immer auf Papier oder über unübersichtliche, veraltete Systeme. Statt zeitgemäßer Online-Verfahren herrschen oft Fax, Excel-Listen und unterschriebene Originale per Post.

Das sorgt nicht nur für Frust, sondern auch für verpasste Chancen: Wer sich digital schlecht auskennt oder keinen Scanner hat, verliert Anschluss – und Motivation.

Unklare Förderlogik

Ein weiteres Problem: Die Bedingungen für Fördermittel sind häufig unübersichtlich. Oft ist nicht klar:

• Welche Mittel gibt es überhaupt?
• Was ist förderfähig – und was nicht?
• Welche Formulare sind nötig – und bis wann?

Das führt dazu, dass Fördergelder nicht abgerufen oder falsch beantragt werden – und Vereine letztlich leer ausgehen.

Datenschutz als Stolperfalle

Seit der Einführung der DSGVO sind viele Vereinsvorstände verunsichert. Was muss dokumentiert werden? Wann braucht es einen Datenschutzbeauftragten? Was darf per E-Mail verschickt werden – und was nicht?

Statt Klarheit herrscht Angst vor Fehlern – mit dem Effekt, dass Engagement oft vorsorglich eingeschränkt wird, um Risiken zu vermeiden.

Was der Koalitionsvertrag 2025 verspricht

Der Koalitionsvertrag setzt an der richtigen Stelle an: Bei der Entlastung der Ehrenamtlichen, die sich oft neben Job, Familie und Alltag durch Förderanträge, Prüfverfahren und DSGVO-Vorgaben kämpfen. Die politischen Pläne versprechen einen deutlichen Abbau dieser Belastungen – vorausgesetzt, sie werden konsequent umgesetzt.

Bürokratierückbaugesetz für Vereine

Ein zentrales Vorhaben ist die Einführung eines Bürokratierückbaugesetzes, das sich gezielt an Vereine und Ehrenamt richtet. Ziel ist, Verwaltungsprozesse:

• zu verschlanken,
• klarer zu strukturieren,
• und den Aufwand für kleinere Organisationen spürbar zu reduzieren.

Dazu gehört u. a. die Möglichkeit vereinfachter Nachweispflichten bei Fördermitteln, die Entbürokratisierung von Spendenbescheinigungen sowie weniger formale Hürden bei gemeinnützigen Anträgen.

Vereinfachte Gemeinnützigkeitsprüfung

Für kleinere Organisationen mit geringem Jahresumsatz sind vereinfachte Verfahren zur Gemeinnützigkeit vorgesehen. Dadurch sollen insbesondere neu gegründete oder informell organisierte Gruppen schneller Zugang zu steuerlichen Vorteilen erhalten – ohne monatelange Antragsstrecken.

Mehrwertsteuerbefreiung für Sachspenden

Ein weiterer wichtiger Punkt: Sachspenden an gemeinnützige Organisationen sollen von der Mehrwertsteuer befreit werden, soweit rechtlich möglich.

Das reduziert nicht nur Bürokratie – sondern senkt auch Kosten, etwa bei Ausstattung, Geräten oder Verbrauchsmaterialien, die z. B. Sportvereine oder soziale Träger dringend brauchen.

Digitale Verwaltungszugänge für Vereine

Behördengänge sollen digitalisiert werden. Geplant ist ein Online-Zugang, über den:

• Anträge eingereicht,
• Bescheinigungen abgerufen und
• Vereinsdaten aktualisiert werden können.

Statt Papierstapel: ein zentrales digitales Portal – einfach erreichbar, standardisiert und barrierefrei.

Zentrale digitale Förderplattform

Ein echtes Highlight: Die Regierung will eine einheitliche digitale Förderplattform schaffen, die bundesweit nutzbar ist. Ziel ist:

• ein klarer Überblick über Fördermöglichkeiten,
• ein digitales Antragsverfahren,
• inklusive automatisierter Plausibilitätsprüfungen,
• und ggf. einer Beratungsfunktion für Ehrenamtliche.

Das würde vielen Organisationen nicht nur Zeit, sondern auch Nerven sparen – und gleichzeitig die Fördermittelvergabe transparenter machen.

Datenschutz – praktikabel statt abschreckend

Der Schutz personenbezogener Daten ist wichtig. Keine Frage. Doch was als Schutz gedacht war, wurde für viele Ehrenamtliche zur Stolperfalle. Seit Inkrafttreten der DSGVO 2018 stehen gerade kleine Vereine unter Druck: Dokumentationspflichten, Verfahrensverzeichnisse, Einwilligungserklärungen – und dazu die Unsicherheit, ob überhaupt ein Datenschutzbeauftragter benötigt wird. Viele fragen sich: Wie soll das ehrenamtlich zu stemmen sein?

Der Koalitionsvertrag 2025 bringt nun dringend nötige Erleichterungen auf den Weg – ohne den Datenschutz als solchen zu schwächen.

Ehrenamt aus der Schusslinie holen

Nicht-kommerzielle, rein ehrenamtlich betriebene Vereine sollen in Zukunft explizit vom Anwendungsbereich bestimmter DSGVO-Vorgaben ausgenommen werden – etwa dann, wenn sie keine sensiblen Daten verarbeiten oder nur in begrenztem Umfang tätig sind.

Ziel ist: Mehr Rechtssicherheit für all jene, die ihre Mitgliederlisten mit Excel verwalten – und keine Datenschutzabteilung im Hintergrund haben.

Aufsicht bündeln, Klarheit schaffen

Geplant ist außerdem, die Datenschutzaufsicht für gemeinnützige Organisationen beim Bundesdatenschutzbeauftragten zu bündeln. Das hat zwei Vorteile:

• Einheitliche Auslegung der DSGVO in ganz Deutschland
• Bessere Erreichbarkeit und Ansprechpartner mit Ehrenamtsbezug

So wird verhindert, dass es 16 unterschiedliche Auslegungen in 16 Bundesländern gibt – ein Problem, das bislang für große Verwirrung gesorgt hat.

Entlastung ohne Kontrollverlust

Trotz aller Erleichterungen soll der Datenschutz nicht aufgeweicht, sondern praktikabel gemacht werden. Der Koalitionsvertrag betont ausdrücklich:

• Es braucht klare Regeln, was für wen gilt
• Es braucht Hilfestellungen, um Vorgaben korrekt umzusetzen
• Und es braucht Verhältnismäßigkeit, damit Vereine nicht vorsorglich auf Kommunikation verzichten, aus Angst vor Fehlern

Wenn das gelingt, kann Datenschutz vom Schreckgespenst zur Vertrauensbasis werden – und das Ehrenamt wieder ohne unnötigen Ballast funktionieren.

Umsetzung mit Augenmaß – das braucht es jetzt

Gute Ideen allein reichen nicht. Entscheidend ist, wie sie umgesetzt werden – und ob sie bei den Menschen ankommen, die sie wirklich brauchen: den Ehrenamtlichen vor Ort. Damit die angekündigten Erleichterungen mehr sind als wohlklingende Absichtserklärungen, braucht es klare Maßnahmen, begleitende Unterstützung und politische Konsequenz.

Digitalisierung, aber bitte einfach

Die Einführung digitaler Verwaltungszugänge und Förderplattformen ist ein Quantensprung – wenn sie funktioniert. Was es dafür braucht:

• intuitive Benutzeroberflächen, die ohne Spezialwissen bedienbar sind
• mehrsprachige Angebote für internationale Vereine
• barrierefreie Zugänge für Menschen mit Behinderung
• Supportstrukturen, z. B. durch Ehrenamtslotsen oder regionale Beratungsstellen

Digitalisierung darf nicht zur neuen Einstiegshürde werden – sondern muss den Zugang vereinfachen, nicht verkomplizieren.

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Schulung statt Überforderung

Viele ehrenamtlich Engagierte sind keine Verwaltungsprofis – und müssen es auch nicht sein. Damit sie die neuen Instrumente sicher nutzen können, braucht es:

• Online-Schulungen, Tutorials und leicht verständliche Leitfäden
• Vereinsschulungen vor Ort, z. B. über Volkshochschulen, Kommunen oder Engagementzentren
• Best-Practice-Beispiele, die zeigen: So geht’s einfach – auch im kleinen Verein

Wissen stärkt – und macht unabhängig von Bürokratieangst oder Unsicherheit.

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Rechtssicherheit statt Grauzonen

Wenn Datenschutz vereinfacht wird, muss klar geregelt sein:

• Welche Vereine profitieren von der Entlastung?
• Was gilt künftig nicht mehr – und was bleibt bestehen?
• Welche Standards müssen trotzdem eingehalten werden?

Denn: Unklarheiten führen schnell zu Stillstand. Nur wenn Vorstände wissen, was sie dürfen (und was nicht), können sie Entscheidungen treffen – ohne Angst vor Konsequenzen.

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Kleine Vereine nicht vergessen

Große Organisationen haben eigene Geschäftsstellen, juristische Beratung oder hauptamtliches Personal. Viele kleine Initiativen hingegen bestehen aus drei Engagierten, einem alten Laptop und viel Herzblut.

Wenn Entlastung greifen soll, muss sie bei den Kleinen beginnen:

• Vereinfachte Verfahren nur für „Große“ sind keine Lösung
• Förderprogramme müssen explizit auch niedrigschwellige Strukturen adressieren
• Es braucht individuelle Begleitung, nicht nur Softwarelösungen

Denn dort, wo das Ehrenamt am fragilsten ist, ist es oft am wirksamsten.

Fazit – Weniger Papierkram, mehr Engagement

Vereine sind Orte des Miteinanders, nicht der Verwaltung. Wenn das Ehrenamt seine volle Kraft entfalten soll, braucht es nicht mehr Formulare – sondern mehr Freiheit. Der Koalitionsvertrag 2025 setzt mit Bürokratieabbau, Digitalisierung und Datenschutzreform genau da an, wo es in der Praxis am meisten klemmt.

Die angekündigten Maßnahmen könnten vieles verändern:

• weniger Aufwand beim Antragswesen,
• klare Regeln beim Datenschutz,
• digitale Wege statt analoger Umwege,
• und ein leichterer Zugang zu Fördermitteln.

Das klingt technisch – ist aber politisch hoch relevant. Denn je einfacher der Zugang zum Ehrenamt, desto mehr Menschen werden sich beteiligen. Und je weniger Papierkram Ehrenamtliche beschäftigt, desto mehr Zeit bleibt für das, worum es eigentlich geht: Menschen helfen, Gemeinschaft leben, Verantwortung übernehmen.

Wenn Politik, Verwaltung und Zivilgesellschaft gemeinsam an der Umsetzung arbeiten, kann aus dem Bürokratierückbau ein echter Zukunftsschub fürs Ehrenamt werden.

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🔎 Weiterführende Informationen

Wenn du tiefer einsteigen möchtest – hier findest du zentrale Quellen und weiterführende Analysen zum Koalitionsvertrag 2025:

• 📄 Koalitionsvertrag 2025 (PDF)
• 📰 FAQ & Analyse bei tagesschau.de
• 🏛️ Stellungnahme der deutschen Wirtschaft (BDI)
• 👥 Verbraucherschutz im Fokus (vzbv)
• 💬 Einordnung der Volksbanken & Raiffeisenbanken (BVR)