Die Organisation und Durchführung von Vorstandssitzungen gehört zu den zentralen Aufgaben im Vereinsalltag und wirft regelmäßig rechtliche Fragen auf. Der folgende Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über Einberufung, Ablauf und Beschlussfassung im Vorstand. Die Inhalte wurden von RA Frank Richter, www.richterrecht.com, erstellt und bieten eine fundierte Orientierung für die Praxis.
Die Vorstandssitzung
Beschlüsse eines Vereinsvorstandes, der aus mehreren Personen besteht, können nach dem –durch die Satzung änderbaren – Gesetz nur in einer Versammlung des Vorstandes gefasst werden. Für diese Vorstandssitzung gelten hinsichtlich Einberufung, Mitteilung der Tagesordnung, Beschlussfähigkeit usw. grundsätzlich die für die Mitgliederversammlung erlassenen Bestimmungen. Enthält die Satzung für die Mitgliederversammlung Bestimmungen, die die §§ 32 ff. BGB ändern oder ergänzen, ist es Auslegungsfrage, ob diese Satzungsvorschriften auch auf den Vorstand anzuwenden sind. Rechtliche Vorgaben für Vereinsvorstände sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Entscheidungen transparent und nachvollziehbar getroffen werden. Um die ordnungsgemäße Durchführung von Vorstandssitzungen zu gewährleisten, sollten die Mitglieder des Vorstands die Vorschriften und Richtlinien, die in der Satzung verankert sind, genau beachten. Eine Missachtung dieser rechtlichen Vorgaben für Vereinsvorstände kann zu gravierenden Konsequenzen für den Verein führen.
Einladung zur Vorstandssitzung
Die Anberaumung einer Vorstandssitzung und Ladung der Vorstandsmitglieder ist, wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, Sache des Vorstandsvorsitzenden. Ist er dafür nach der Satzung ausdrücklich zuständig, ist eine Einberufung des Vorstandes gegen seinen Willen ungültig. Der in der Satzung vorgesehene Stellvertreter des Vorsitzenden kann allerdings eine Vorstandssitzung einberufen, wenn der Vorsitzende verhindert ist oder er die Einberufung grundlos unterlässt oder verweigert.
Zur Vorstandssitzung müssen alle Vorstandsmitglieder unter Angabe des Ortes und der Zeit der Sitzung geladen werden. Der Ort, an dem die Vorstandssitzung stattfindet, kann in der Satzung bestimmt werden. Ist das nicht der Fall, kann der für die Einberufung Zuständige bestimmen, wo die Sitzung stattfinden soll. Hierbei muss er sich aber ebenso wie bei der Wahl des Zeitpunktes im Rahmen des den übrigen Vorstandsmitgliedern Zumutbaren halten. Er kann also nicht die Sitzung morgens anberaumen, wenn der Vorstand weitgehend aus Berufstätigen besteht. Zeit und Ort der Vorstandssitzung können, etwa in einer Geschäftsordnung des Vorstandes, von vornherein ein für allemal fest gelegt werden, z. B. jeden geraden Montag um 20 Uhr im Clubheim. Dann ist eine Einladung nicht notwendig, es sei denn, von Ort und/oder Zeit soll abgewichen werden.
Das Gesetz sieht für die Einladung zur Vorstandssitzung keine bestimmte Form vor. Man kann also schriftlich, telefonisch, telegrafisch, per SMS oder Fax, sowie durch Anschlag im Vereinsheim oder in sonstiger Weise zur Vorstandssitzung eingeladen werden. Wird die Form der Einladung in der Satzung oder in einer Geschäftsordnung des Vorstandes geregelt, so ist danach zu verfahren. Fehlt in der Satzung eine ausdrückliche Regelung, so kann daraus i.d.R. nicht unbedingt geschlossen werden, es müsse die für die Einberufung der Mitgliederversammlung in der Satzung vorgesehene Form (§ 58 Nr. 4 BGB) eingehalten werden.
Dasselbe gilt, wenn in der Satzung eine Ladungsfrist für die Einberufung des Vorstandes nicht ausdrücklich bestimmt ist. Es muss dann nicht die zur Einberufung der Mitgliederversammlung vorgesehene Frist eingehalten werden. Der für die Einberufung Zuständige kann die Ladungsfrist frei bestimmen, allerdings muss die Frist angemessen, d.h. nicht zu kurz, sein. Die Ladungsfrist für Vorstandssitzungen kann auch in einer Geschäftsordnung geregelt werden. An die dort bestimmte Frist muss sich der Einladende dann halten, es sei denn, es handelt sich um eilige oder unaufschiebbare Dinge, über die ein Beschluss gefasst werden soll.
Grundsätzlich muss den Vorstandsmitgliedern mit der Einladung die Tagesordnung mitgeteilt werden, wenn auf der Vorstandssitzung gültige Beschlüsse gefasst werden sollen. Für die Abfassung der Tagesordnung gelten die gleichen Regeln wie für die Mitteilung der Tagesordnung bei der Einladung zur Mitgliederversammlung.
Beschlussfähigkeit
Die Beschlussfähigkeit des Vorstandes ist im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt. In der Satzung kann jedoch eine Bestimmung getroffen werden, dass zur Beschlussfähigkeit des Vorstandes die Anwesenheit eines bestimmten Mitglieds des Vorstandes (z.B. des 1. Vorsitzenden oder des Stellvertreters), einer bestimmten Zahl von Vorstandsmitgliedern oder eines bestimmten Bruchteils der Vorstandsmitglieder (z. B. eines Drittels) erforderlich ist.
Im letzten Fall ist bei der Feststellung der Beschlussfähigkeit von der in der Satzung festgelegten Zahl der Vorstandsmitglieder auszugehen, unberücksichtigt bleiben die Vorstandsmitglieder, die im Vorstand kein Stimmrecht haben, sondern nur mit beratender Stimme an den Vorstandssitzungen teilnehmen. Unberücksichtigt bleibt auch, wenn inzwischen Vorstandsmitglieder aus dem Vorstand ausgeschieden sind.
Wirksamkeit von Beschlüssen
Formfehler bei der Einladung, etwa Nichtladung eines Vorstandsmitglieds, machen die in der Vorstandssitzung gefassten Beschlüsse nichtig, wenn das Mitglied nicht von sich aus an der Vorstandssitzung teilnimmt. Grundsätzlich kann ein Vorstandsbeschluss nur in einer Vorstandssitzung gefasst werden. Daneben können folgende andere Formen möglich sein: Auf schriftlichem Wege ist ein Vorstandsbeschluss nur mit Zustimmung aller Vorstandsmitglieder zur Beschlusssache möglich (§§ 28 Abs. 1, 32 Abs. 2 BGB). Die Satzung kann ebenfalls andere Formen zulassen, so z. B. einen Vorstandsbeschluss durch telefonische Absprache. Schließlich können auch sämtliche Vorstandsmitglieder ohne Einhaltung von Verfahrensvorschriften zu einer Vorstands Sitzung zusammentreten und wirksame Beschlüsse fassen, wenn kein Vorstandsmitglied dieser Verfahrensweise widerspricht. Es empfiehlt sich, um späteren Ärger zu vermeiden, den fehlenden Widerspruch in das Sitzungsprotokoll aufzunehmen.
Bei weiterführenden Fragen oder individuellem Beratungsbedarf können Sie sich direkt an RA Frank Richter unter www.richterrecht.com wenden.
