Vorstandsaufgaben werden zunehmend komplexer und vielfältiger. Oft ist genau das der Grund, weshalb sich bei Vorstandswahlen bei Mitgliederversammlungen niemand freiwillig für ein Amt meldet: zu zeitintensiv, zu anstrengend. Dabei kann Vorstandsarbeit richtig Spaß machen, besonders dann, wenn sie fruchtet. Wenn der Verein wächst, die Finanzen stimmen, die Mitglieder zufrieden sind und der Vereinszweck von Erfolg gekrönt ist, ist das maßgeblich auf die Arbeit des Vorstandes zurückzuführen. Doch was genau gehört zu den Aufgaben des Vereinsvorstands und welche Funktionen sind üblich? Darauf wollen wir in diesem Beitrag eingehen.
So sieht die Aufteilung der Vorstandsarbeit aus
Der Vorstand ist die gesetzliche Vertretung und das zentrale Organ eines Vereins. Auf mehrere Schultern verteilt es sich besser: In vielen traditionellen Vereinen glaubt der Vereinsvorsitzende nach wie vor, dass er die ganze Vorstandsarbeit alleine stemmen muss. Dabei funktioniert Vorstandsarbeit am besten nach dem Teamprinzip mit klarer Aufgabenverteilung. Die meisten von uns kennen die klassische Vorstandsstruktur mit den Ämtern:
- Vorsitzender
- Stellvertretender Vorsitzender
- Geschäftsführer
- Schriftführer (und stellvertretender Schriftführer)
- Schatzmeister (und stellvertretender Schatzmeister)
- Beisitzer
Was sich ebenso bewährt hat, ist die Aufgabenverteilung nach dem Ressortprinzip. Dieses ist nicht hierarchisch aufgebaut. Es gibt zwar nach wie vor einen Vorsitzenden mitsamt Stellvertretung. Die Mitglieder arbeiten jedoch eigenverantwortlich und selbstständig, etwa so:
- Ressort 1: Geschäftsführung mit den Aufgaben Mitgliederwesen, Finanzen, Allgemeine Verwaltung
- Ressort 2: Öffentlichkeitsarbeit mit den Aufgaben Sponsoring, Werbung, Interne Kommunikation
- Ressort 3: Vereinszweck mit Aufgaben wie Vereinsangebote, Personalwesen, Weiterbildung, Pflege der Sportstätte
Ganz gleich, für welche Vereinsstruktur Sie sich entscheiden: Es ist wichtig, dass Sie die passenden Mitglieder für die jeweiligen Aufgaben finden. Hierbei zählt in erster Linie nicht deren Beliebtheit, sondern deren Kompetenz. Darin können Vorstandsmitglieder durch die passende Weiterbildung gezielt gefördert werden. Die einzelnen Aufgaben sollten klar definiert und abgegrenzt sein. Ein regelmäßiger Austausch der Verantwortlichen innerhalb des Vorstands, etwa in Form einer Vorstandssitzung oder durch schriftliche Berichte, ist wichtig, damit jeder Einblicke hat, ob die einzelnen Aufgaben auch erfüllt werden.
Welche Aufgaben fallen im Vorstand an?
Den in der Satzung festgelegten Vereinszweck zu verfolgen, ist die Hauptaufgabe des Vorstands. Doch drum herum ranken sich unzählige weitere Aufgaben:
- Verfolgen der Vereinsinteressen
- Erhalt des Vereinsvermögens
- Rechtliche Absicherung und Aufgaben
- Mitglieder-Angelegenheiten
- Kommunikation, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
Letztendlich fallen in einem Verein ähnliche Aufgaben an wie innerhalb eines Unternehmens – mit den Unterschieden, dass es im Verein nicht um Gewinnwachstum geht und die Aufgaben von Ehrenamtlichen übernommen werden. So gehören also Aufgaben im Rechnungswesen wie Buchführung, Rücklagenbildung, das Begleichen offener Rechnungen und der Jahresabschluss gleichermaßen dazu wie Marketingaufgaben und Öffentlichkeitsarbeit, um eine gute Außenwirkung zu erzielen und neue Mitglieder anzuwerben.
Neben der Verwaltung des Vereinsvermögens, bei dem gemeinnützige Vereine keine wirtschaftlichen Interessen verfolgen dürfen, nehmen Mitglieder-Angelegenheiten einen großen Part der Aufgaben ein, vor allem Verwaltungsaufgaben. Dazu gehört auch die Einberufung der ordentlichen Mitgliederversammlung einmal im Jahr. Darüber hinaus müssen sich die Verantwortlichen auch Maßnahmen überlegen, um Mitglieder langfristig an den Verein zu binden und ein Abwandern zu verhindern.
Jeder kann sich einbringen
Je nach Art des Vereins ergeben sich zahlreiche individuelle Aufgaben. Veranstaltungen müssen geplant und ausgerichtet werden, so dass Menschen mit Organisationsgeschick gefragt sind. Die Webseite und Social-Media-Auftritte sollten regelmäßig gepflegt werden. Wer Spaß und Erfahrung im Marketing hat, kann sich hier einbringen. Selbst wer nicht aktiv im Vorstand mitwirken möchte, hat die Gelegenheit, sich im Verein auf vielzählige Arten zu engagieren. Egal, ob es um handwerkliche Arbeiten in den Vereinsräumen geht, oder um die Bewirtung bei Events: Aufgaben gibt es zahlreiche – und helfende Hände meist zu wenige.
Vorstandsaufgaben werden zunehmend komplexer und vielfältiger. Das Hauptorgan des Vereins, der Vorstand, braucht zuverlässige Leute, die sich einbringen und Lust haben, etwas zu bewirken. Für ein Ehrenamt gibt es zwar kein Gehalt. Doch einen Lohn kann es allemal geben, nämlich dann, wenn der Verein wächst, die Finanzen stimmen, die Mitglieder zufrieden sind und der Vereinszweck von Erfolg gekrönt ist. Dann ist Vorstandsarbeit mehr als erfüllend.
Weiterbildungsangebote zum Thema Vorstandsarbeit
Wie bereits im Beitrag erwähnt, kann die Vorstandsarbeit mit der richtigen Weiterbildung gezielt gefördert werden. Auf kursfinder.de finden Sie zu diesem und auch zu anderen Themen die passende Weiterbildung.
