Von Papierkram zu Digital: Tipps zur Modernisierung der Buchhaltung in Vereinen

Eine moderne Buchhaltung spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern steigert auch die Transparenz in Vereinen. Viele Vereine arbeiten jedoch immer noch mit veralteten Methoden und vergeuden dadurch viel Zeit, die stattdessen für wichtigere Aufgaben eingesetzt werden könnte. Viele Verantwortliche fragen sich daher: Wie lässt sich die Buchhaltung im Verein modernisieren? Die besten Tipps und Tricks dazu gibt es in diesem Beitrag.

Die Vorteile einer modernen Buchhaltung im Verein

Die Buchhaltung in Vereinen ist ein wichtiger Faktor für einen reibungslosen Betrieb, doch traditionelle Methoden stoßen hier oft an ihre Grenzen. Eine moderne Buchhaltung verspricht hingegen viele Vorteile:

• Durch den Einsatz digitaler Tools können Aufgaben automatisiert und damit wesentlich effizienter erledigt werden. Da die zeitintensiven manuellen Eingaben entfallen, kommt es zu einer erheblichen Zeitersparnis.
• Da alle Daten jederzeit abrufbar sind, schaffen digitale Buchhaltungssysteme eine höhere Transparenz. Das erleichtert sowohl interne Kontrollen als auch die Zusammenarbeit mit externen Prüfern.
• Durch die Automatisierung reduziert sich nicht nur der Arbeitsaufwand, sondern auch die Fehlerquote.
• Eine moderne Buchhaltung unterstützt die finanzielle Planung und Kontrolle des Vereins. Detaillierte Berichte helfen den Verantwortlichen dabei, das Budget zu überwachen und wichtige finanzielle Entscheidungen für die Zukunft des Vereins zu treffen.

Tipp 1: Umstellung auf E-Rechnungen

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet eine vielversprechende Möglichkeit, die Buchhaltungsprozesse im Verein zu modernisieren, denn dadurch wird die Bearbeitung deutlich beschleunigt und Fehlerquellen reduziert. Die E-Rechnung sollte dabei in einem Format erstellt werden, das der Europäischen Norm EN 16931 entspricht. So erfüllt beispielsweise das Format XRechnung den Vorgaben des Gesetzgebers hinsichtlich Rechnungslegung an öffentliche Auftraggeber.

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, eine E-Rechnung zu erstellen. Die erste Möglichkeit ist die Nutzung eines Online-Editors, in dem die einzelnen Daten manuell eingegeben werden müssen. Diese Methode ist allerdings zeitaufwendig und fehleranfällig. Noch einfacher funktioniert die Erstellung mit moderner Software für die Buchhaltung und damit sind wir auch gleich bei unserem nächsten Tipp.

Tipp 2: Verwendung moderner Buchhaltungssoftware

Eine moderne Software erlaubt es Vereinen, ihre gesamte Buchhaltung auch ohne spezielle Fachkenntnisse einfach selbst zu erstellen, denn mit der richtigen Software lassen sich alle Buchhaltungsprozesse selbst für Anfänger professionell erledigen. Die Nutzung einer modernen Buchhaltungs-App automatisiert zahlreiche Arbeitsabläufe und minimiert dadurch den manuellen Aufwand. Vereine sparen mit der Software jedoch nicht nur Zeit, sondern auch Geld, da die Buchhaltung intern erledigt werden kann und keine externen Fachkräfte wie Steuerberater erforderlich sind. Die Software prüft alle Eingaben auf Korrektheit und gibt somit die Sicherheit, dass alle Buchhaltungsvorgänge korrekt ausgeführt werden. Ein großer Vorteil ist zudem, dass alle notwendigen Daten für das Finanzamt mit wenigen Klicks erstellt und auch gleich versendet werden können.

Cloud-basierte Buchhaltungslösungen bringen zusätzliche Vorteile. Sie werden automatisch aktualisiert, sind rechtlich immer auf dem neuesten Stand und erlauben den Zugriff von überall. So kann die Buchhaltung für den Verein auch bequem von zu Hause aus erledigt werden. Eine kleine Investition mit großer Wirkung: Günstige Cloud-Software für die Buchhaltung ist bereits für unter 10 Euro im Monat erhältlich.

Tipp 3: Einführung eines digitalen Kassenbuchs

Ein digitales Kassenbuch ersetzt gedruckte Vorlagen und Excel-Tabellen zur Dokumentation der Bargeldeinnahmen und -ausgaben im Verein. Mit einer Kassenbuch-Software werden alle Daten und Belege erfasst und automatisch in das Kassenbuch eingetragen. Die übersichtliche Darstellung der Geschäftsvorfälle und des Kassenstandes bietet einen tagesaktuellen Überblick. Die Vorteile eines digitalen Kassenbuchs sind vielfältig. Da viele Prozesse, wie die Berechnung des Kassenbestands, automatisiert erfolgen, spart es viel Zeit. Renommierte Kassenbuch-Apps arbeiten GoBD-konform und gewährleisten dadurch auch eine rechtskonforme Führung des Kassenbuchs, die vom Finanzamt anerkannt wird. Das ist besonders wichtig, um bei Vereinsprüfungen eine ordnungsgemäße Kassenführung nachzuweisen.

Ein weiterer großer Vorteil ist die mögliche Integration von Schnittstellen, die eine problemlose Weitergabe der Daten an den Steuerberater oder das Finanzamt ermöglichen. Zudem funktionieren die digitalen Kassenbücher perfekt im Zusammenspiel mit digitalen Zahlungsplattformen.

Tipp 4: Einsatz von digitalen Zahlungsplattformen

Digitale Zahlungsplattformen sind Online-Dienste, die es Vereinen erleichtern, ihre Zahlungen effizient abzuwickeln. Bekannte Beispiele sind unter anderem PayPal, Stripe oder Mollie. Diese Plattformen schließen verschiedene Zahlungsarten wie Kreditkarten, Lastschriftverfahren und Sofortüberweisungen ein. Für Vereine bringen sie damit einige Vorteile mit sich. Vor allem vereinfachen sie die Zahlungsabwicklung, da Mitgliedsbeiträge, Spenden und Gebühren für Veranstaltungen unkompliziert online bezahlt werden können.

Die digitalen Zahlungsmethoden revolutionieren außerdem das Fundraising, denn die Spendenaufrufe können auf der Webseite direkt mit einem Zahlungslink versehen werden und Spender können sofort und ohne Hürden einen Beitrag leisten. Die Wahrscheinlichkeit von Spenden an den Verein wird dadurch deutlich erhöht. Zusätzlich beinhalten diese Plattformen umfassende Schutzmechanismen gegen Betrug, da die einzelnen Transaktionen verschlüsselt und sicher verarbeitet werden.

Tipp 5: Umstellung auf digitale Archivierung

Vereinsmitarbeiter verbringen oft viel Zeit mit der Suche nach abgelegten Dokumenten. Das lässt sich durch die Umstellung auf ein digitales Archiv-System vermeiden. Ein digitales Archiv speichert Dokumente elektronisch, sicher und unveränderbar auf einem digitalen Datenträger und macht alle Informationen jederzeit für berechtigte Nutzer zugänglich.

Ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS) sichert alle eingehenden Dokumente. Zusätzlich werden diese mit Metadaten wie Schlagwörtern oder Zeitangaben ergänzt. Dadurch erhält die Ablage eine Struktur, die es möglich macht, die gewünschten Dokumente schnell wiederzufinden, wenn sie benötigt werden. Neben dieser schnellen Auffindbarkeit ist die Platzersparnis ein zusätzlicher Vorteil. Viele Vereine haben keine großen Büroräumlichkeiten, weshalb jeder Quadratmeter zählt. Im Gegensatz zu zahlreichen Ordnern in den Regalen im physischen Archiv verbrauchen die digitalen Dokumente im DMS keinen Platz. Zu den bekanntesten Tools am Markt, die auch in Vereinen zum Einsatz kommen können, zählen unter anderem DocuWare, enaio und Amagno.