Vereinsverwaltung – 7 Tipps und Tricks für Funktionäre

Vereinsverwaltung
Lesedauer: 5 Minuten

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Langsam zeichnet sich ab, dass das Pandemie-Geschehen schrittweise wieder ein entspanntes und erfüllendes Vereinsleben zulassen wird. Covid-19 hat dazu beigetragen, dass viele Vereine große Rückschläge hinnehmen mussten, Mitglieder verloren und wichtige Funktionäre verloren. Nun ist es jedoch an der Zeit den Verein auf die Zukunft auszurichten, die Vereinsverwaltung zu digitalisieren und die Weichen auf Erfolg zu stellen.

Hier finden Sie 7 Tipps, die Ihnen dabei helfen werden und in Zukunft Ihnen und allen Mitgliedern die Freude am Verein versüßen wird.

Was macht eine gute Vereinsverwaltung aus?

Die Vereine in Deutschland leben von dem unermüdlichen und ehrenamtlichen Einsatz der Funktionäre und Mitglieder. Sie sind das Rückgrat der Vereinswelt und setzen sich aus Überzeugung für eine gute Sache ein. Ihnen werden jedoch an vielen Stellen Steine in den Weg gelegt. Bürokratie, rückschrittliche Vorgehensweisen und Arbeitsmethoden tragen dazu bei, dass die Arbeitslast stetig wächst, die Freude an der Vereinsarbeit schmälert und wertvolle Zeit in Anspruch nimmt, die in das Wachstum des Vereins investiert werden könnte.

Eine gute Vereinsverwaltung hält einem den Rücken frei, automatisiert wiederkehrende Prozesse, ist digital und ein wichtiges Werkzeug beim Bewältigen der Herausforderungen im Vereinsleben. Konkret sollte sie sich um die folgenden 7 Punkte kümmern:

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1.   Ein schneller Überblick über die Geschehnisse

In einem Verein teilen sich in der Regel mehrere Mitglieder die anfallenden Arbeiten. Diese wechseln regelmäßig, Ämter werden übergeben, oder aufgrund persönlicher Veränderungen werden längere Pausen vom aktiven Vereinsleben genommen.

Wird man wieder aktiv, oder wechselt der Amtsträger, muss man einen schnellen Überblick über alle laufenden Prozesse und Entwicklungen bekommen können.

Wer sich erst durch dicke Aktenordner kämpfen muss, verliert schnell die Freude an dem neuen Job. Wer hier von Beginn an auf eine digitale Vorgehensweise setzt, ist gut beraten. Mit einer guten Software zur Vereinsverwaltung kann man innerhalb kürzester Zeit Reportings erstellen, Entwicklungen auswerten und wichtige Daten einsehen.

Sollte man nicht auf eine professionelle Vereinsverwaltung setzen wollen, gibt es dennoch Möglichkeiten die wichtigsten Fakten gut aufzubereiten. Mit Tools wie Google Drive können sie kostenfrei in der Cloud abgelegt und verwaltet werden. Hier bieten sich auch etliche Möglichkeiten der visuellen Aufarbeitung.

2.   Die Mitgliederverwaltung

Die Mitglieder sind das Herzstück eines jeden Vereins. Was zu Beginn noch analog mit Zetteln in einem Ordner verwaltet werden konnte, wird bei einem hoffentlich anhaltendem Vereinswachstum zu einem großen Chaos. Wenn Mitglieder neu eintreten, Anschriften und Telefonnummern geändert werden, den Namen des Ehepartners annehmen, oder die Kontoverbindung wechseln, ist das eine organisatorische Herausforderung.

Hier ist eine digitale Lösung von Vorteil, denn mit ihr gehen keine Daten verloren. Zudem lassen sie sich bequem bearbeiten und bei Bedarf erweitern.

Wenn Sie zudem noch die berufliche Qualifikation und weitere interessante Fakten festhalten und eine Filteroption zur Verfügung haben, finden Sie bei auftretenden Problemen mühelos den richtigen Ansprechpartner, auch wenn Sie in vielen Jahren vielleicht gar keinen persönlichen Kontakt mehr zu dem Mitglied haben.

3.   Abrechnungen ein Einzüge

Üblicherweise hat ein Verein knappe Mittel zur Verfügung und muss mit diesen haushalten. Essentiell für die Finanzierung sind die Beiträge der Mitglieder, doch hier herrscht oft Chaos. Es kann keine vernünftige Abrechnung erstellt werden, man muss den Zahlungen hinterher laufen und diese abgleichen.

In einer modernen Vereinsverwaltung können digital Mitglieder und die vereinbarten Beiträge verknüpft werden und auf Knopfdruck werden passende Abrechnungen erzeugt. Im Idealfall werden ausstehende Zahlungen direkt vom Konto eingezogen.

Mit der Zeit nimmt die Anzahl der Beitragsarten häufig zu. Ermäßigungen für Kinder, Familienangehörige und förderungsfähige Personen sind nur einige Beispiele. Hier den Überblick zu wahren ist oft nur mit einer digitalen und durchdachten Lösung möglich.

4.   Die Finanzbuchhaltung

Eine besonders unliebsame Aufgaben im Verein ist die Buchhaltung. Der Kassenwart trägt viel Verantwortung und muss sich Jahr für Jahr neu in die Materie einarbeiten. Wer die Vereinsverwaltung intelligenter gestalten möchte, sollte sich vor allem dieser Herausforderung annehmen. Es gibt zahlreiche Buchhaltungssoftwares, in denen alle anfallenden Belege und Einnahmen intuitiv verbucht werden können. Auf Knopfdruck kann daraus ein Jahresabschluss generiert werden. Das erleichtert nicht nur die Arbeit des Kassenwarts erheblich, sondern schafft auch Transparenz und interessante Einblicke.

Mit einem Blick kann jeder mit Zugriff erkennen, für welche Kostenstelle viele Gelder ausgegeben werden, wie sich die Einnahmen entwickeln und wo Verbesserungspotentiale gehoben werden können.

5.   Die Vereinskommunikation

Man sollte sich frühzeitig darüber Gedanken machen, wie man die Vereinskommunikation organisieren möchte. Während man in einem kleinen Verein noch bequem jeden persönlich anschreiben oder anrufen kann, wird das mit steigender Anzahl der Mitglieder immer komplexer. Mit einer Gruppe innerhalb eines Messaging-Tools ist zwar gewährleistet, dass jeder kontaktiert werden kann, allerdings gehen hier häufig wichtige Nachrichten unter.

Benötigt wird ein System, das im Einklang mit der Mitgliederverwaltung steht und eine unkomplizierte und dennoch zuverlässige Art der Kommunikation erlaubt.

In vielen Vereinen werden offizielle Schreiben per Post versendet, beispielsweise Einladungen zu Versammlungen. Auch heute spielt der Brief noch eine wichtige Rolle, doch wer möchte etliche Briefe ausdrucken, frankieren und abschicken?

Das kann mittlerweile bequem online geschehen. Services wie e-post machen es möglich und bieten auch Schnittstellen zu modernen Vereinsverwaltungssoftwares an.

6.   Digitale Anträge und Formulare

Soll ein neues Mitglieder aufgenommen werden, muss es einen Antrag stellen. Geschicht das mündlich oder schriftlich, muss stets jemand alle Daten manuell erfassen und in die Datenbank einpflegen. Das ist zeitintensiv und eine häufige Fehlerquelle. Deutlich besser ist es, wenn der Antrag online gestellt und bewilligt werden kann und im Anschluss die Daten automatisiert, oder mit wenigen Klicks in die (hoffentlich) gepflegte Mitgliederverwaltung übernommen werden können.

Hier bietet es sich an auf der Website des Vereins einen digitalen Antrag zur Aufnahme stellen zu können. Hier kann entweder auf eine Vereinssoftware zurückgegriffen werden, oder man spricht den Entwickler der Website an. In vielen Fällen ist das ein technikaffines Mitglied des Vereins, das ein Formular mit geringem Aufwand einbinden kann.

Ebenfalls sollte man darüber nachdenken hier Formulare für Anpassungen der eigenen Daten bereitzustellen. So können neue Anschriften, E-Mail Adresse und Telefonnummern mitgeteilt werden.

7.   Sicherheit der Daten

Ein Verein muss ein Ort sein, an dem man sich sicher und geborgen fühlt. Selbstverständlich ist dabei, dass man auch darauf vertrauen kann, dass die eigenen Daten vom Verein sicher verwahrt werden. Auch der Gesetzgeber möchte sichergestellt wissen, dass personenbezogene Daten nicht in die falschen Hände geraten und hat deshalb die DSGVO ins Leben gerufen.

Wer sich hier nicht auskennt, sollte sich beraten lassen, oder zu einer digitalen Lösung bieten, die in Deutschland ansässig und DSGVO-konform ist.

Welche Vorteile bietet eine digitale Vereinsverwaltung?

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Zunächst muss man anerkennen, dass die Umstellung mit einem gewissen Aufwand verbunden ist. Über Jahrzehnte gewachsene Strukturen und Vorgehensweisen lassen sich nicht über Nacht  auflösen. Ist die Arbeit allerdings einmal gemacht, bringt das zahlreiche Vorteile mit sich.

  • Mehr Zusammenhalt im Verein
    Durch eine bessere Organisation und Kommunikation rücken die Mitglieder näher aneinander und entwickeln ein stärkeres Gefühl der Zugehörigkeit.
  • Weniger Arbeit für Funktionäre
    Mittlerweile müssen längst nicht mehr alle Arbeiten manuell durchgeführt werden, sondern können automatisiert werden. Das entlastet Funktionäre und lässt sie wieder mehr Freude an dem Ehrenamt haben.
  • Kostenersparnis
    Wer digital den Verein verwaltet, kann man vielen Stellen Kosten einsparen. Dazu zählen beispielsweise die Buchführung, der Jahresabschluss und das Porto.
  • Bessere Mitgliedergewinnung
    Menschen schließen sich gerne geordneten Strukturen an, in denen sie ihren Vorlieben vorgehen können. Auf hohe bürokratische Hürden, nervige Arbeiten und Chaos haben sie keine Lust. Ein digitaler Verein ist ein Verein mit guter Laune und der lockt weitere Mitglieder an.
    Vor allem junge Menschen freut es, wenn man unkompliziert und digital vorgehen kann.
    Lesen Sie hier, wie Sie Mitgliedergewinnung effektiv und erfolgreich lernen.
  • Strategische Planung durch besseren Überblick
    In jedem Verein braucht es jemanden, der einen Blick für das Wesentliche hat und die Zukunft strategisch plant. Diese Person braucht jedoch Zugriff auf die dafür wichtigen Daten und muss sich ein Bild der aktuellen Situation und der jüngsten Entwicklungen machen können.
  • Mehr Flexibilität
    Mal eben die Beiträge anpassen, einen Brief oder eine Nachricht an die Mitglieder rausschicken, Formulare bearbeiten und vieles mehr – das geht nur wenn die Vereinsverwaltung digital ist. Auf diese Weise gewinnt man an Flexibilität, die in der heutigen Zeit wichtiger denn je zuvor ist.
  • Höhere Datensicherheit
    Wenn Daten in Aktenordnern verwahrt werden, sind sie nicht sicher. Sie können jederzeit gestohlen, verloren oder vernichtet werden. Speichert man sie sicher in der Cloud, sind sie sicher und können jederzeit von autorisierten Personen gesichtet und bearbeitet werden.

Haben Sie weitere Ratschläge um die Vereinsverwaltung zu perfektionieren? Schreiben Sie diese gerne in die Kommentare. Die besten Ideen werden in diesen Beitrag aufgenommen.

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Autor

Peter Lehmann
Peter Lehmann

Experte für Vereins- und Verbandsmarketing

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