Projektmanagement für Vereine und Verbände
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Projektmanagement für Vereine und Verbände

Inhaltsübersicht

Lesen Sie hier, wie Projektmanagement für Vereine oder Verbände essenziell für den Erfolg einer Veranstaltung, eines Projektes oder einer Kampagne sind.

Denn nur ein gut organisiertes und fehlerfreies Projekt kann Mitglieder, Förderer und Sponsoren beeindrucken.

Wir hoffen, dass der Beitrag hilfreich für Sie ist und Sie die wesentlichste Information rund um das Thema Projektmanagement für Vereine oder Verbände erhalten.

Dabei sind wir den folgenden Fragen nachgegangen:

  • Was ist Projektmanagement?
  • Was ist das Wichtigste im Projektmanagement?
  • Welche Aufgaben gehören zum Projektmanagement?
  • Welche Ziele gibt es im Projektmanagement?

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement für Vereine und Verbände

Netzplantechnik, ist ein anderes Wort für Projektmanagement. Aber was ist das und wie ist es anzuwenden? Dafür hat Deutsches Institut für Normung e. V. (DIN) mit Sitz in Berlin die Begriffe in der DIN 69900 Projektmanagement-Netzplantechnik genauer beschrieben.

Eine Norm ist ein Dokument, das Ansprüche an eine Dienstleistung, ein Produkt oder ein Verfahren regelt. Ein bekanntes Beispiel ist die DIN-A4-Norm. Sie regelt eine festgelegte Blattgröße. Aber Normen beschreiben auch komplexere Verfahren wie das Projektmanagement.

Die DIN 69900 ist so ausgelegt, dass sie für alle Projekte, Projektmanagementsysteme und Projektorganisationen aller Art angewendet werden kann.

Das Deutsche Institut für Normung ist keine Behörde. Es ist eine Vereinigung von Experten und Expertinnen zu den unterschiedlichsten Themen. Dank der Norm Deutsches Institut für Normung e. V soll es mehr Klarheit über die Anwendungsmöglichkeiten und auch über erfolgreiche Nutzung geben.

Wer aber schon einmal eine Norm gelesen hat, kennt die fachspezifischen Inhalte. In weiten Teilen sind sie schwer verständlich. Daher ist das Gabler Wirtschaftslexikon einfach einen anderen Weg gegangen und hat die beiden Begriffe einfach auseinandergenommen und erklärt.

Aber was ist nun Projektmanagement für Vereine und Verbände?

Eigentlich ganz ein einfach. In einem haupt- oder ehrenamtlichen Alltag begegnen uns überall Projekte, wie z.B.:

  • Jubiläumsfeier oder ein Vereinsfest,
  • Mitgliederwerbeaktion,
  • Konzipierung neuer Flyer und Werbeartikel,
  • Erstellung von Content für PR-Maßnahmen oder
  • Gestaltung und Produktion von Social-Media-Beiträgen.

All diese kleinen wie auch großen Aufgaben müssen geplant, durchgeführt und ausgewertet werden. Dazu benötigt es eine Führung und Leitung – das Management.

Projektmanagement für Vereine ist daher eine Führungs- und Arbeitsmethode für fast alle Aufgaben zum Erhalt und zum Wachstum der Organisation.

Projektmanagement im Ehrenamt

Warum benötigen Vereine und Verbände das Projektmanagement?

Die meisten Vereinsverantwortlichen machen ihre Aufgaben schon seit Jahren und daher meistens intuitiv. Gerade im Ehrenamt hat man doch schon so wenig Zeit. Projektmanagement bedeutet auch, zusätzliche Aufgaben auszuführen oder Aufgaben an andere ab zugegeben.

Warum also, benötigt man dann noch Projektmanagement im Ehrenamt?

Die Gründe, warum man im Ehrenamt Projektmanagement professionell betreiben sollte, ergeben sich aus den vielen Vorteilen, die sie mit sich bringen.

Die Trümpfe eines wirkungsvollen Projektmanagements

Wer sein Projekt professionell steuert und plant, kann viele Vorteile gegenüber anderen genießen:

  1. Klarheit und Ordnung in den Abläufen
  2. Der Fokus wird auf ein definiertes Ziel gesetzt
  3. Die Ressourcen werden gezielt und geplant eingesetzt
  4. Die Planung des Projektes bleibt für andere verständlich
  5. Es entsteht eine Qualitätskontrolle
  6. Risiken werden minimiert
  7. Ein stetiger Überblick ist jederzeit möglich
  8. Die Gefahr, Fehler zu machen, wird reduziert
  9. Fehlerquellen können nachvollzogen werden und es können daraus Lehren gezogen werden
  10. Erfolge werden gesteuert
  11. Professionelle Arbeitsmethoden ermuntern andere Personen, sich aktiv an den Projekten zu beteiligen.

Die Vorteile im Projektmanagement sollte auch Ihren Verein oder Ihren Verband davon überzeugen, diese Arbeitsform zu nutzen.

Denn auf die Frage: Was ist das Wichtigste im Projektmanagement? – Können Sie einfach antworten:

Es muss das Ziel einer jeden Organisation sein, seine Projekte exakt zu planen und zu regeln. Dadurch lassen sich Risiken begrenzen und Chancen werden genutzt. Das Projektziel sollte qualitativ, termingemäß und im Budgetrahmen erreicht werden.

Und um das alles zu erreichen, müssen Sie je nach Umfang unterschiedliche Aufgaben erledigen.

Welche Aufgaben gehören zum Projektmanagement?

Die Aufgaben des Projektmanagements werden in vier Phasen unterteilt.

  1. Startphase mit der Projektkonzeption
  2. Projektplanung
  3. Projektdurchführung
  4. Überwachung und Steuerung
  5. Projektabschluss
die fünf Phasen des Projektmanagements im Ehrenamt

Für jede Phase fallen unterschiedliche Aufgaben an, die ein Projektmanager in einem Verein oder in einem Verband bewältigen sollte.

Die Projektkonzeption legt den Grundstein für ein Projekt. Zur Projektkonzeption gehören die Aufgaben:

  • Projektanalyse
  • Definition des Ziels
  • Definition der Termin- und Kostenziele
  • Risikoanalyse
  • Zielgruppen definieren
  • Projektorganisation
  • Ressourcenanalyse
  • Grobplanung

Die zweite Phase nutzt die Erkenntnisse aus Phase 1 um den Start perfekt vorzubereiten. Die Aufgaben der Projektplanung sind:

  • Projektleitung und Team festlegen
  • Feinplanung
  • Teilprojekte unterteilen
  • Zuständigkeiten festlegen
  • Ressourcen und Kosten planen und kalkulieren

Mit der dritten Phase geht es richtig los. Diese Phase ist die einzig sichtbare Phase für ausstehenden. Planungen, Konzeptionen aber auch Auswertungen werden von anderen in Ihrer Organisation nicht wahrgenommen, da Sie ja in diesen Phasen nicht eingebunden sind. Zur Projektdurchführung gehören aber noch die folgenden Aufgaben:

  • Risikomanagement
  • Stakeholdermanagement
  • Dokumentation des Projektes

Die vierte Phase, die Überwachung und Steuerung des Projektes, läuft anfangs parallel zur dritten Phase. Im weiteren Verlauf wird sie selbstständig. Viele Projektmanager sehen die dritte und vierte Phase als eine gesamte Phase. Da aber die Überwachung eines Projektes eine wichtige Rolle spielt, sollte Sie auch gesondert beachtet werden. Die Aufgaben sind:

  • Controlling
  • Aktualisierung der Aufgaben
  • Steuerung von Mitarbeitern und Dienstleistern

Auch wenn das Vereinsprojekt für den Vorstand oder Ihre Mitglieder abgeschlossen scheint, so ist dies für den Projektmanager in einer Organisation noch lange nicht. Dieser kommt jetzt in die fünfte und letzte Phase – Der Projektabschluss. Diese Phase fasst noch mal alles zusammen und findet mögliche Fehler. Zu den Aufgaben des Projektabschlusses gehört:

  • Erstellung einer Dokumentation und Präsentation für eine Endabnahme
  • Analyse des gesamten Projektablaufs
  • Optimierungsvorschläge erarbeiten für zukünftige Projekte

Mit diesen vier Phasen Projektkonzeption, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabschluss können Sie nahezu jedes Vereinsprojekt zum Erfolg führen.

Gerade, wer im Ehrenamt tätig ist oder mehrere Vereinsprojekte betreuen muss, benötige bei der Bewältigung der ganzen Aufgaben Hilfe. Lesen Sie jetzt die vier großen Helfer für Ihr Vereinsprojekt.

Helfer Nr. 1: Die Wahl der richtigen Methode des Projektmanagements

Die richtigen Methoden und Instrumente für erfolgreiche Projektarbeit zu finden, kann in einzelnen Fällen schwer sein. So gibt es zahlreiche Methoden, wie Sie ein Projekt planen und steuern können.

Für Vereinsprojekte eignen sich die

Projektmanagement im Ehrenamt
  • Wasserfallmethode
  • Agile Methode
  • Kanban
  • Meilensteintrendanalyse

Im IT oder in anderen wirtschaftlichen Bereichen gibt es noch die Scrum-Methode, Lean Projektmanagement oder das Six Sigma. Jedoch sind diese Methoden für die meisten Vereinsprojekte eher zu aufwendig.

Helfer Nr. 2: Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software

Die Digitalisierung ist auch ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Als Projektmanager sollen Sie nicht nur mit den gängigen Office-Produkten umgehen können, auch der Umgang mit digitalen Lösungen ist notwendig.

Welche Software-Lösung für Sie am besten geeignet ist, hängt immer von Ihrem technischen Know-how ab. Kanban, agiles Projektmanagement und Wasserfallmethode können mit den unterschiedlichsten Tools bearbeitet werden.

Unser Favorit ist EdrawProj von Wondershare. Es ist Gantt-Diagramm-Tool zum Planen, Verwalten und Verfolgen Ihrer Projekte. Dabei können Sie einzelne Prozesse und Ressourcen richtig steuern und verlieren keinen Überblick.

Helfer Nr. 3: Bücher und Weiterbildungsangebote

Um alle Aufgaben mit den richtigen Software-Tools und der idealen Methode durchzuführen, benötigt man schon ein wenig Know-how im Bereich Projektmanagement.

Daher möchten wir Ihnen zwei Bücher näher legen:

  1. Projektmanagement im Verein von Sabine Peipe – Dieses Buch ist eine der bekanntesten Bücher und sollte ein Standardwerk in jeder Organisation sein. Das Buch gibt es auch als PDF-Version mit zusätzlichen Arbeitshilfen. Sie können das Buch hier auf buecher.de bestellen.
  2. Helden gesucht: Projektmanagement im Ehrenamt von Michael T. Wurster und Maria Prinzessin von Sachsen-Altenburg. Das Ebook ist eine tolle Arbeitshilfe und kann Ihr Vereinsprojekt einfach zum Ziel führen.

Für alle, die noch zwischen dem Ehrenamt, Arbeit und Familie Zeit finden sich weiterzubilden, können wir noch das Fernstudium Projektmanagement & Prozessmanagement der Hochschule Wismar nahelegen.

Schauen Sie sich einmal die Inhalte und die Umfänge an. Mit dem Bachelor-Abschluss für Projekt- und Prozessmanagement erlangen Sie ausgereiftes Wissen und können jedes Projekt einfach und sicher planen, durchführen und auswerten.

Helfer Nr. 4: Verbandsbüro – die All-in-one-Lösung

Projektmanagement für Vereine und Verbände ist unser Kerngeschäft. Wir arbeiten seit über 15 Jahren mit den unterschiedlichsten Organisationen zusammen und unterstützen diese beim Aufbau der Marke, Mitgliederwerbung und Mitgliederbindung. Dabei arbeiten wir für Sportvereine aus der Kreis- und Oberliga, gemeinnützige Vereine, karitative und wohltätige Vereine und auch großen Verbände. Um das alles zu realisieren, müssen wir unsere Aufgaben und die Vereinsprojekte professionellen planen, durchführen und kontrollieren.

Wir verstehen uns nicht als Dienstleister, der einen Auftrag bekommt, sondern als Helfer für Ihren Verein.

Ob Beratung mit praxiserprobten Tipps und Übersichten oder die Durchführung des kompletten Projektmanagements. Wir sind für Sie da. Nehmen Sie doch einfach mit uns Kontakt auf.

Welche Ziele gibt es im Projektmanagement?

Die Welt der Projekte ist vielseitig. Naheliegend erscheint es, dass auch die Projektziele unterschiedlich sind. Eine Jubiläumsfeier, eine Mitglieder-werben-Mitglieder-Kampagne oder der Relaunch der Vereinswebsite. Alles drei unterschiedliche Projekte mit unterschiedlichen Zielen. Jedoch beinhalten alle Projekte immer die gleichen Faktoren, die es zu beachten gibt.

  • Leistung: Was soll genau erreicht werden
  • Zeit: Bis wann soll das Projekt abgeschlossen sein?
  • Kosten: was kostet das Projekt und wie viel können wir uns leisten?
3 Faktoren eines Projektzieles

Es scheint logisch, dass man Zeit und Kosten sowie die Leistung in jedem Projekt festlegt. Ein guter Projektmanager hat diese Faktoren in jeder Phase des Projektes im Blick.

Zum Beginn eines Projektes ist es auch wichtig, das Projektziel klar zu formulieren. Dafür gibt es bekannte SMART-Formel.

Smart - Methode für ein erfolgreiches Projekt | Projektmanagement im Ehrenamt

Zum Ausklang noch ein paar Worte

Projektmanagement für Vereine und Verbände ist ein umfangreiches und notwendiges Verfahren, damit Ihre Organisation erfolgt hat. Als Helfer von hunderten Vereinen und Verbänden haben wir genügend Know-how, um auch Ihr Vereinsprojekt zu Erfolg zu führen.

Wir, das Team von Verbandsbüro, setzen uns selbst die höchsten Ansprüche an unsere Projekte. Nehmen Sie doch einfach mit uns Kontakt auf und lernen Sie uns einfach und unverbindlich kennen.

Die Redaktion von Verbandsbüro besteht aus vielen unterschiedlichen Experten aus der Verbands- und Vereinswelt. Alle Beiträge beruhen auf eigene Erfahrungen. Damit wollen wir Ihnen unsere professionellen Leistungen für Ihre Organisation präsentieren. Wollen Sie mehr zu diesem Thema erfahren? Nehmen Sie doch einfach mit uns Kontakt auf.

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