Projektmanagement im Ehrenamt

Wir zeigen euch, worauf es beim Projektmanagement im Ehrenamt ankommt und welche Fehler unbedingt vermeidbar sind. Mit praxiserprobten Tipps und Übersichten.

Ehrenamt und Projektmanagement sind zwei Bereiche, die perfekt zusammenpassen. Denn Ehrenamtler sind meist sehr engagierte und motivierte Menschen, die bereit sind, sich für ein gemeinnütziges Projekt einzusetzen. Gleichzeitig haben sie oft auch das nötige Know-how und die Erfahrung, um ein Projekt erfolgreich zu leiten.

Allerdings ist es nicht immer einfach, Ehrenamt und Projektmanagement unter einen Hut zu bringen. Denn Ehrenamtler sind in der Regel keine professionellen Projektmanager und haben oft wenig Zeit und Ressourcen zur Verfügung.

Ein gut organisiertes Ehrenamt erreicht sein Ziel ressourcensparend und wenig zeitraubend. Dazu benötigt es bei der Planung und Umsetzung allerhand Werkzeuge und Tricks.

Ehrenamt und Projektmanagement – eine perfekte Kombination?

In den letzten Jahren ist das Ehrenamt in Deutschland immer mehr in den Fokus gerückt. Dabei spielt es keine Rolle, ob man sich für einen sozialen Verein engagiert oder ob man sich als freiwilliger Helfer bei einem karitativen Projekt einsetzt.

Doch was viele Menschen nicht wissen: Auch im Ehrenamt kommt es oft zu Projekten, die geplant und organisiert werden. Zum Beispiel:

• Jubiläumsfeier und Vereinsfest
• Mitgliederwerbeaktion
• Konzipierung und Gestaltung  neuer Flyer und Werbeartikel
• Jahreshauptversammlungen

Gerade bei größeren Vorhaben ist es ratsam, auf professionelles Projektmanagement zurückzugreifen. Dadurch erhöhen Sie die Chance auf ein reibungsloses Ergebnis.

Aber was genau ist Projektmanagement?

Und welche Aspekte haben eine besondere Beachtung verdient, damit es auch im Ehrenamt glattläuft?

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die Grundlagen des Projektmanagement im Ehrenamt, sowie hilfreiche Tipps für die erfolgreiche Umsetzung von Ehrenamtsprojekten.

Die Definition von Projektmanagement

Der Begriff ist ein Kompositum aus den Wörtern Projekt und Management. Das Gabler Wirtschaftslexikon schreibt dazu folgendes:

Projekt: „Ein Projekt ist eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.“

Management: „Im Sinne einer zielgerichteten Tätigkeit (Funktion des Managements) sind die Aufgaben des Managements (1) die Festlegung von Zielen der Organisation, (2) die Entwicklung einer Strategie zur Zielerreichung, (3) die Organisation und Koordination der Produktionsfaktoren und die Führung der Mitarbeiter und/oder Freiwilligen zum Zweck der Produktion von privaten oder öffentlichen Gütern. Als solches ist Management eine Grundtätigkeit und Kernfunktion moderner Gesellschaften“

Projektmanagement: „Projektmanagement wird als Managementaufgabe gegliedert in Projektdefinition, Projektdurchführung und Projektabschluss. Ziel ist, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden.“

Dabei besteht das moderne Projektmanagement aus mehreren Teilbereichen:

• Integrationsmanagement
• Umfangsmanagement
• Zeitmanagement
• Kostenmanagement
• Qualitätsmanagement
• Personalmanagement
• Kommunikationsmanagement
• Risikomanagement
• Beschaffungsmanagement

Warum ist Projektmanagement im Ehrenamt wichtig?

Projektmanagement ist nicht ausschließlich die Kontrolle und Steuerung sowie die Einhaltung der Zeit, des Umfanges sowie des Budgets umfasst. Es ist die Vereinigung von ehrenamtlichen Helfern mit dem Hauptamt.

Es visualisiert Aufgaben, Zuständigkeiten und Ziele – ganz einfach und verständlich.

Ein gut gemanagtes Projekt wirkt sich positiv auf die Stimmung im Verein bzw. im Verband aus.

Projektmanagement im Ehrenamt ist wegweisend, weil es die Qualität sicherstellt. Gute und qualitative hochwertige Projekte werden von der Öffentlichkeit und von potenziellen Mitgliedern als professionell betrachtet. Dies hilft einer Organisation bei der Mitgliederwerbung und der Öffentlichkeitsarbeit weiter.

Warum scheitern einige Projekte im Verein?

Laut einer Studie von Hays scheitert jedes 6 Projekt. Die Befragten nannten diese drei Hauptgründe:

1. 72%: Die Projektplanung war nicht realistisch.
2. 67%: Wichtige Entscheidungen wurden nicht getroffen.
3. 65% mangelhafte Kooperation untereinander

Dabei ist es doch ganz einfach. Ein festgelegtes Ziel soll zu einem festgelegten Zeitpunkt innerhalb eines Budgets erreicht werden.

Im Vereinsalltag ist es dann aber anders.

Aus unseren Erfahrungen wissen wir, dass die meisten Fehler im Bereich der Projektplanung und des Projektstartes gemacht werden.

Die vier häufigsten Probleme beim Projektmanagement im Ehrenamt sind:

1. Ziel­grup­pen nicht genau erklärt
2. unge­naue Projektziele
3. man­gel­haf­te Erfolgsindikatoren
4. unzu­rei­chen­des Abschätzung der Risiken

Wie kann ich mein Ehrenamt effektiver managen?

Um ein Projekt im Ehrenamt erfolgreich zu managen, ist es wesentlich, dass Sie die fünf Phasen des Projektmanagements kennen.

In diesem Phasenmodell werden unterschiedliche Aufgaben Schritt-für-Schritt visualisiert.

Startphase eines Projektes
In der Phase werden alle nötigen Vorbereitungen getroffen und die Grundlagen definiert. Diese Inhalte sind in den meisten Fällen von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Für eine Jahreshauptversammlung mit 100 Teilnehmern ist es aufwendiger als für eine Mitgliederwerbeaktion auf einem Marktplatz. Trotzdem legt diese Phase den Grundstein wie Inhalt, Rahmenbedingungen, Dauer, Budget und Kosten für das gesamte Projekt des Vereins fest.

Genaue Entscheidungen auf die Umsetzungen werden noch nicht getroffen. Vielmehr werden die Ziele konkretisiert. Es entsteht der Projektplan oder auch Projektsteckbrief genannt.
In dieser Phase ist eine Analysemethode, wie die SWOT-Analyse oder die Umfeldanalyse durchzuführen.

Planungsphase eines Projektes
Richtig konkret wird es erst in dieser Phase. Mit den Ergebnissen aus Ihren Analysen starten Sie jetzt. So gehen Sie vor:

1. Die Aufgaben an die richtigen Menschen zu verteilen.
2. Den Zeitplan genau festzulegen.
3. Welches Projektmanagement-Methode genutzt wird.

In der Planungsphase werden alle Informationen in einem Planungsmodell visualisiert. Als Beispiel gibt es hier die Kanban-Methode oder das Gantt-Diagramm.

Projektdurchführung
Wie der Name schon sagt, geht es hier um die Durchführung des Projekts. Alle Aufgaben werden jetzt bearbeitet.

Projektüberwachung und -steuerung
Die Projektüberwachung schließt sich nahtlos an die Durchführungsphase an.
Hier hat der Projektverantwortliche einen stetigen Überblick über den Projektfortschritt. Mit einer offenen und regelmäßigen Kommunikation innerhalb Ihrer Organisation über das Projekt bekommt bei etwaigem Problem schnell ein Feedback. Dadurch ist es möglich, viel schneller agieren zu können.

Projektabschluss
Die letzte Phase ist der Abschluss des Projekts. Zum Abschluss gehört auch dazu, dass Erfolge gefeiert und Probleme evaluiert werden. Ein Lerneffekt für zukünftige Projekte entsteht.
Gerade im Ehrenamt ist es wichtig, dass Sie den Projektabschluss positiv kommunizieren. Egal, wie das Ergebnis war. Eine gute Motivation spornt die meisten Menschen an, es beim nächsten Mal besser zu machen.

Tipps & Tricks für das Projektmanagement im Ehrenamt

Smarte Ziele festlegen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Ziele definieren. Bevor Sie sich am Anfang verzetteln, raten wir Ihnen, Ihre Projektziele klar und verständlich zu formuliert. Daher empfehlen wir das SMART- Methode für jedes Projektziel:

Nehmen wir ein Beispiel: Ein Flyer ist mit neuen Inhalten zu aktualisieren.

Das Projektziel würde lauten:  Gestaltung und Produktion eines Flyers „Über uns“ zur Mitgliederwerbung 2023. Anhand des SMART-Methode würden die o.g. Antworten wie folgt beantwortet werden:

• Spezifisch: Produktion eines neuen Flyers über uns
• Messbar: Gedruckt vorliegend in der Geschäftsstelle
• Attraktiv: Zur Mitgliederwerbung
• Realistisch: es ist einfach zu realisieren
• Terminiert: eingetroffen spätestens am 30.12 in der Geschäftsstelle

Einfach, oder?

Wählen Sie eine Methode, die zu Ihnen passt

In der Welt des Projektmanagements gibt es viele Methoden und Möglichkeiten. Wählen Sie für sich und Ihrem Projekt-Team eine Variante aus, die für Sie verständlich und transparent ist. Folgende Methoden gibt es:

• Klassisches Projektmanagement
• Meilensteintrendanalyse
• Lean-Projektmanagement
• Agiles Projektmanagement

Welche Methode zu Ihnen passt, ist immer abhängig von der Art des Projektes. Eine Statistik hat herausgefunden, dass das agile Projektmanagement einer der beliebtesten Arbeitsmethoden ist.

Zu den Methoden reihen sich unterschiedliche Bearbeitungsvarianten eines Projektes. Eines der bekanntesten Projektmanagement-Methoden ist das Gantt-Diagramm.
Das agile Projektmanagement hat die Kanban-Methode entwickelt.

Digitales oder analoges Projektmanagement – Der Vergleich

Wie bei den Methoden ist eine Wahl zwischen analogen und einem digitalen Projektmanagement möglich. Auch hier kommt es immer auf das Projekt, den Umfang und Ihre Ressourcen an.

Gerade bei größeren Projekten mit vielen kleinen Teilprojekten eignet sich die sog. Hybrid-Methode. In Zeiten der Digitalisierung gibt es sehr viele Herausforderungen für ein erfolgreiches Projektmanagement. Um hier den richtigen Überblick zu bekommen, sollte man sich immer wieder neu informieren. Jede Herausforderung ist aber auch eine Chance um seine eigenen Möglichkeiten zu verbessern. Was gut oder schlecht ist, ist immer abhängig von dem jeweiligen Projekt.

Lesen Sie hier den Vergleich zwischen analogen und einem digitalen Projektmanagement:

	Analoges PM	Digitales PM
Vorteile	– Face-to-Face Gespräche mit dem Projekt-Team fördert den Zusammenhalt. – Skizzen können unkompliziert hinzugefügt werden. – Jeder ist leicht zu bedienen. – Es ist günstig in der Anschaffung und im Unterhalt, da es mit einfachen Mitteln durchgeführt wird.	– Daten sind überall und jederzeit abrufbar. (Hauptsache man hat Internet) – Schnelle Änderung von neuen Daten. – Ein Austausch ist schnell organisiert. – Schnelle Präsentation für den Vorstand oder anderen Stakeholdern. – Schneller Zugriff auf archivierte Projekte. Fragen und Rückmeldungen können jederzeit in den Projektplan eingefügt werden.
Nachteile	– Daten sind nicht überall und zu jeder Zeit abrufbar. – Bei neuen Daten ist die Aktualisierung aufwendig. – Abstimmung zur Projektbesprechung ist langwierig. – Zugriff auf alte abgeschlossene Projekte ist teilweise nicht möglich.	– Für Leute mit wenig technischen Know-how schwer zu bedienen. – Bei schlechter Technik entsteht eine schlechte Kommunikation. – Skizzen sind digital schwer bis gar nicht hinzufügbar. Software kostet zusätzlich Geld.

Das perfekte Projektteams

Beim Projektmanagement im Ehrenamt ist es elementar, dass alle Projektteammitglieder sich auch verstehen und auch gut zusammenarbeiten. Ein starkes und kompetentes Projektteam ist maßgeblich für den Erfolg des Projektes entscheidend. Vermeiden Sie den Aufbau eines Projektteam 1:1 nach der Vereinshierarchie. Es ist wünschenswert, dass das Projektteam aus Menschen besteht, die auch die nötigen Fähigkeiten für das Projekt besitzen.

Die Verantwortungsbereiche sind klar und verständlich zu verteilen, um Kompetenzgerangel wird im Vorfeld zu vermeiden.

Um den Zusammenhalt zu verbessern, sind Teambuilding-Maßnahmen oder regelmäßige Projektsitzung sehr gut geeignet.

Transparente Kommunikation

Eine transparente Kommunikation im Projektmanagement für Vereine und Verbände hat mehrere Vorteile.

1. Sie zeigen ihren Mitgliedern und Spendern, dass Sie verantwortungsvoll mit den Geldern umgehen
2. Eine transparente Kommunikation steigert die Motivation des ganzen Teams.
3. Der Projektleiter gewinnt bei einer transparenten Kommunikation an mehr Rückhalt. Scheitert ein Projekt, so wurden bereits alle im Verein vorher darüber informiert.
4. Eine Reflexion über den Ablauf und die einzelnen Aufgaben, ist in der Projektabschlussphase wird so verbessert.

Fazit: Warum sich das Projektmanagement im Ehrenamt lohnt

Ehrenamt und Projektmanagement sind tatsächlich eine perfekte Kombination. Beides erfordert Organisationstalent, Zeitmanagement und Kommunikationsfähigkeiten. Durch das Ehrenamt lernen wir, unsere Zeit effektiv zu nutzen und uns auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Gleichzeitig üben wir uns im Projektmanagement in Disziplin und Durchhaltevermögen.

Allerdings ist es wichtig, dass wir uns bewusst machen, dass Ehrenamt und Projektmanagement zwei völlig unterschiedliche Bereiche sind.

Während Ehrenamt vor allem Spaß machen sollte, ist Projektmanagement eine ernsthafte Angelegenheit. Versuchen Sie nicht jede Ehrenamtsarbeit in ein Projekt zu verwandeln. Und nehmen Sie sich bewusst Zeit für beides.

Buchtipps:

Projektmanagement im Ehrenamt von Levend Seyhan

Helden gesucht: Projektmanagement im Ehrenamt