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Postkosten: Öffentliche Hand verschenkt Millionen
Die öffentliche Verwaltung in Deutschland nutzt bei Postdienstleistungen Optimierungsmöglichkeiten, die bislang nicht vollständig realisiert sind.
Öffentliche Hand nutzt Einsparpotenziale bei Postdienstleistungen nur unzureichend – diese Kernaussage unterstreicht das bestehende Optimierungsdefizit. Die Kritik richtet sich nicht nur an einzelne Behörden, sondern an das gesamte Beschaffungswesen der öffentlichen Hand, das dringend modernisiert werden muss.
Warum Postkosten für die öffentliche Hand jetzt an Bedeutung gewinnen
Der Postversand gehört zu den grundlegenden Betriebskosten öffentlicher Verwaltungen – von Behördenpost über Sozialleistungsbescheide bis hin zu Wahldokumenten. Doch erst das Zusammenspiel mehrerer Faktoren macht diese Ausgaben aktuell besonders sichtbar und verhandelbar. Drei Entwicklungen verändern die Rahmenbedingungen fundamental: ein anhaltender Strukturwandel bei Briefsendungen, eine hochkonzentrierte Marktstruktur und neue gesetzliche Regelungen.
Warum die öffentliche Verwaltung ein wichtiger Postkunde ist
Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene verschicken jährlich Millionen von Schriftstücken. Diese hohe Sendungsmenge macht die öffentliche Hand zu einem gewichtigen Auftraggeber im Postmarkt. Ob Steuerbescheide, Rentenbescheide oder amtliche Mitteilungen – viele behördliche Prozesse sind nach wie vor auf den physischen Versand angewiesen.
Neue Regeln 2024: Postgesetz und Transportzeiten
Seit 2024 gelten neue rechtliche Rahmenbedingungen. Briefe dürfen nun einen Werktag länger unterwegs sein, wobei 95 Prozent innerhalb von drei Tagen zugestellt werden müssen (Stand: 2024)*.
Parallel dazu zeigt die Marktentwicklung eine paradoxe Situation: Während das Briefvolumen in Deutschland seit 2011 um 34,7 Prozent gesunken ist (Stand: 2024), bleibt die Marktmacht der Deutschen Post AG mit einem Marktanteil von 87 Prozent (Stand: 2024) nahezu unverändert. Diese Diskrepanz zwischen schrumpfendem Gesamtmarkt und stabiler Marktkonzentration beeinflusst die Verhandlungsposition der öffentlichen Auftraggeber entscheidend.
- Gesamtvolumen: 10,92 Milliarden Sendungen (Stand: 2024)*
- Marktkonzentration: 87 % Marktanteil bei einem Anbieter
- Regulatorische Änderung: Briefe dürfen bis zu einen Werktag länger unterwegs sein*
Die Kombination aus diesen Faktoren zwingt die öffentliche Hand zum genauen Hinsehen: Ein schrumpfender Markt bei hoher Anbieterkonzentration und veränderten Standards wirft die Frage auf, ob die bisherigen Vertragsgestaltungen noch zeitgemäß sind. Die strukturellen Veränderungen eröffnen damit Spielraum für strategische Einkaufsentscheidungen und wettbewerbsorientierte Vergabeprüfungen.
Neue Preise und Steueroptionen: Was Behörden 2024 beachten müssen
Für öffentliche Auftraggeber brachte das Jahr 2024 konkrete finanzielle Veränderungen im Postbereich. Diese Anpassungen wirken sich direkt auf die Betriebskosten von Verwaltungen aus.*
Parallel dazu besteht für Behörden die Möglichkeit, bestimmte Briefdienstleistungen von der Mehrwertsteuer befreien zu lassen. Dieses Einsparpotenzial wird in der Praxis jedoch häufig übersehen. Öffentliche Einrichtungen sollten daher ihre Postverträge systematisch überprüfen.
Handlungsempfehlungen für Verwaltungen:
- Bestehende Postverträge auf die neuen Preise und Konditionen hin analysieren
- Prüfen, welche Dienstleistungen für die Mehrwertsteuerbefreiung qualifizieren
- Vertragsverhandlungen mit den aktuellen Regelungen als Grundlage führen
Durch rechtzeitige Anpassungen können öffentliche Auftraggeber die finanziellen Auswirkungen der Preisentwicklung abfedern und gleichzeitig steuerliche Vorteile realisieren.
Briefkosten im öffentlichen Sektor: Zwischen Sparzwang und Serviceauftrag
Die sinkenden Briefvolumina bei gleichzeitig steigenden Preisen stellen öffentliche Verwaltungen vor komplexe Zielkonflikte. Einerseits müssen Behörden sparsam mit Steuergeldern umgehen, andererseits haben sie einen gesetzlichen Auftrag zur zuverlässigen Bürgerkommunikation zu erfüllen. Diese Spannung zeigt sich besonders deutlich in ländlichen Regionen, wo die Briefzustellung ohnehin herausfordernder ist und Preiserhöhungen besonders ins Gewicht fallen.
Folgen für Service und Bürger
Für Bürgerinnen und Bürger bedeutet die aktuelle Marktentwicklung konkret: Die Gefahr von Serviceeinschränkungen wächst, insbesondere in strukturschwachen Gebieten. Gleichzeitig steigt der finanzielle Druck auf kommunale Haushalte, da höhere Portokosten andere Ausgabenbereiche belasten. Die Transparenz bei Vertragsabschlüssen zwischen öffentlichen Auftraggebern und Postdienstleistern gewinnt vor diesem Hintergrund zusätzlich an Bedeutung – sowohl für die Haushaltskontrolle als auch für die Nachvollziehbarkeit öffentlichen Handelns.
Handlungsoptionen für Verwaltungen
Verwaltungen stehen nicht tatenlos diesen Entwicklungen gegenüber. Mehrere pragmatische Ansätze bieten sich an, um den Balanceakt zwischen Kosteneffizienz und Servicequalität zu meistern:
- Systematische Vertragsprüfung: Bestehende Postdienstleistungsverträge auf versteckte Kosten und Flexibilitätsoptionen untersuchen
- Ausschreibungen nutzen: Durch wettbewerbliche Vergabeverfahren Marktmacht ausbalancieren und günstigere Konditionen aushandeln
- Steuerbefreiungen aktivieren: Gezielte Nutzung von Umsatzsteuerbefreiungen für hoheitliche Briefsendungen
Im weiteren Verlauf wird sich zeigen, wie Regulierungsbehörden auf die Marktkonzentration reagieren und inwiefern neue digitale Kommunikationskanäle traditionelle Briefdienstleistungen ergänzen oder ersetzen können. Die anstehenden Vergabeverfahren größerer öffentlicher Auftraggeber werden hier erste Hinweise auf die praktische Umsetzbarkeit von Einsparpotenzialen liefern.
Die Inhalte und Aussagen in diesem Beitrag basieren auf einer Pressemitteilung des Deutschen Verbands für Post, Telekommunikation und Informationstechnik e. V. (DVPT).
Weiterführende Quellen:
- „Im Jahr 2024 sank das Briefvolumen in Deutschland auf 10,92 Milliarden Sendungen, ein Rückgang um 34,7 % gegenüber 2011. Die öffentliche Verwaltung bleibt einer der größten Briefkunden.“ – Quelle: https://www.deutschlandfunk.de/zukunft-der-post-briefe-pakete-filialen-100.html
- „Die Deutsche Post AG hält 2024 einen Marktanteil von 87 % bei Briefpost, ist damit marktbeherrschend, während nur ein Bruchteil des Marktes auf alternative Anbieter entfällt.“ – Quelle: https://www.deutschlandfunk.de/zukunft-der-post-briefe-pakete-filialen-100.html
- „Mit dem neuen Postgesetz seit 2024 können Briefe einen Werktag länger unterwegs sein (95 % innerhalb von drei Tagen), was der Post ermöglicht, Sendungen besser zu bündeln und Kosten zu reduzieren.“ – Quelle: https://www.deutschlandfunk.de/zukunft-der-post-briefe-pakete-filialen-100.html
- „Die Bundesnetzagentur hat im September 2024 Preiserhöhungen bei Briefen (+10,48 % für Geschäftspost) und Paketen (+7,21 %) genehmigt; Behörden können jedoch von Mehrwertsteuerbefreiungen bestimmter Briefdienstleistungen profitieren, was Einsparpotenziale erhöht.“ – Quelle: https://www.dvpt.de/2024/09/25/neues-postgesetz-und-preiserhoehungen-unternehmen-und-oeffentliche-hand-sollten-zeitnah-postvertraege-pruefen-und-von-mehrwertsteuerbefreiungen-profitieren/
12 Antworten
Die Entwicklung im Postwesen erfordert auf jeden Fall Aufmerksamkeit von uns allen. Ich hoffe auf mehr Diskussionen über mögliche Reformen im Bereich der Postdienstleistungen!
Es ist besorgniserregend zu sehen, wie hoch der Marktanteil der Deutschen Post ist und was das für unsere Optionen bedeutet. Wir brauchen mehr Wettbewerb im Postbereich! Was können wir tun?
Das stimmt vollkommen! Eine größere Vielfalt an Anbietern könnte helfen, die Preise zu senken und den Service zu verbessern.
Ich stimme zu, dass der öffentliche Sektor seine Ausgaben genau unter die Lupe nehmen sollte. Es gibt sicherlich noch ungenutzte Einsparpotenziale im Bereich Postdienstleistungen.
Genau! Und ich frage mich, wie transparent diese Ausschreibungen wirklich sind? Gibt es genug Kontrolle über die Anbieter?
Das wäre ein spannendes Thema! Vielleicht könnte man auch mehr Informationen über alternative Anbieter sammeln?
Die neuen Regelungen zum Postgesetz sind meiner Meinung nach eine Herausforderung für alle Verwaltungen. Aber vielleicht ist das auch eine Chance, um Dinge zu verbessern? Wie seht ihr das?
Ja, ich denke auch, dass es eine Chance sein könnte! Aber wie gehen wir mit den steigenden Preisen um? Gibt es da Lösungen?
Ich mache mir Sorgen um den Service für die Bürger in ländlichen Regionen. Was denkt ihr darüber?
Ich finde es wichtig, dass die öffentliche Hand ihre Postverträge besser analysieren sollte. Es gibt so viele Möglichkeiten zur Einsparung, aber man sieht oft nichts davon. Wer hat Erfahrungen mit solchen Vertragsprüfungen?
Ich habe mal von einer Behörde gehört, die viel Geld gespart hat, als sie ihre Verträge geprüft haben. Das sollten alle machen! Gibt es spezielle Tipps für diese Prüfungen?
Das Thema ist wirklich spannend! Vielleicht sollten wir auch über die digitalen Alternativen reden? Die könnten helfen, Kosten zu senken.