Eine Weihnachtsfeier im eigenen häuslichen Rahmen vorzubereiten, kann bereits den einen oder anderen organisatorischen Kopfschmerz bereiten. Doch was, wenn Sie gar ein Weihnachtsessen bzw. eine Weihnachtsfeier für einen ganzen Verein bzw. Verband organisieren müssen? Dann braucht es eine überlegte Herangehensweise. Im Folgenden geben wir Ihnen Tipps, wie ein solches Vorhaben bestmöglich gelingen kann.
Darum ist eine Weihnachtsfeier gut für das Gemeinschaftsgefühl
Ein Verein zeichnet sich vor allem durch Zusammenhalt aus. Gemeinsame Anliegen, Hobbies und Ansichten sind der Kitt, der Vereine zusammenhält. Doch erst durch gemeinsame Aktionen, möglichst im ungezwungenen Rahmen von Feierlichkeiten und gemeinsamen Ausflügen, wird das Gemeinschaftsgefühl so richtig gestärkt. Eine Weihnachtsfeier bietet sich dafür bestens an. Und zwar aus folgenden Gründen:
- Weihnachten liefert einen alljährlich wiederkehrenden, selbstverständlichen Anlass – entsprechend können die Mitglieder damit planen und sich Zeit dafür nehmen.
- Gemeinsam essen und trinken ist eine der einfachsten Methoden, um Menschen zusammenzuführen.
- Spendenaktionen laufen um die Weihnachtszeit meist etwas besser.
- Kleine Gesten, wie Geschenke an die Mitglieder oder eine gemeinsame Wichtel-Aktion, stärken den Zusammenhalt und schaffen Erinnerungen.
Organisation einer Weihnachtsfeier im Verein
Damit die Organisation auch in diesem größeren Maßstab bestens gelingt, sollte sie in verschiedenen Gesichtspunkten geplant und anschließend durchgeführt werden. Das sorgt dafür, dass keine organisatorische Überlegung zu kurz kommt und anschließend ohne Komplikationen gefeiert werden kann. Nachfolgend die entsprechenden Überlegungen im Detail.
Planen Sie das Budget
Das Budget ist ein entscheidendes Element bei der Durchführung einer Weihnachtsfeier. Sie sollten sich mit den Mitgliedern abstimmen. Schließlich werden solche Feierlichkeiten in aller Regel aus der gemeinsamen Vereinskasse gezahlt. Sobald Sie wissen, wie viel Geld bewilligt wird, können Sie die Ausgaben planen. Unter Umständen und sofern von den Mitgliedern angenommen, kann auch eine eigens für die Weihnachtsfeier zugedachte Sammelaktion das Budget für diese aufbessern. Bevor Sie ein Budget planen und auf die Posten Essen, Örtlichkeit, Dekoration und ggf. Unterhaltung verteilen, sollte also der genaue Verfügungsrahmen geklärt sein.
Wie wäre es mit einem passenden Motto?
Ein thematisches Feiertagsevent wird den Menschen noch lange in Erinnerung bleiben und die Feier spannender machen. Bei der Auswahl von Themen berücksichtigen Sie die Präferenzen der Mitglieder, das durchschnittliche Alter, Stimmung, Budget usw. Es gibt so viele Ideen für Weihnachtsfeiern, dass es schwierig sein kann, eine einstimmige Entscheidung zu treffen. Im Folgenden einige Vorschläge:
- Eine Kostümparty ist ein Klassiker, leicht umzusetzen und lockert die Stimmung auf.
- Wie wäre es mit gemeinsamem Backen oder Kochen? Während der Zubereitung der Speisen kommen die Mitglieder ins Gespräch. Überdies kann dieser DIY Ansatz auch ein pfiffiger Weg sein, um Kosten einzusparen.
- Ausflug mit anschließender Reservierung in einer Gaststätte. Dies ist sicherlich nicht die billigste Variante. Und wenn der Ausflug bspw. eine Winterwanderung umfasst, dann setzt dies natürlich eine gewisse körperliche Grundfitness der Mitglieder voraus. Dafür ist der Organisationsgrad recht überschaubar, da Sie diesbezüglich viel auf Dienstleister (Gastronomie und ggf. ein Busunternehmen) setzen.
Bei Selbstorganisation – passende Örtlichkeit bestimmen
Berücksichtigen Sie, dass eine sorgfältige Planung der Weihnachtsfeier unmöglich ist, ohne einen anständigen Ort zu wählen. Die einfachste Lösung ist, in den Räumlichkeiten des Vereins zu bleiben und diese dekorativ herzurichten. Das bedingt natürlich Dekorationen und einige helfende Hände, kann aber ebenfalls als gemeinschaftliche Maßnahme den Zusammenhalt stärken und Vorfreude auf die Feier schüren. Eignen sich die Räumlichkeiten des Vereins selbst nicht dafür, muss entweder ein passender Raum gemietet oder vielleicht auch von einem Mitglied (sofern es entsprechende Möglichkeiten hat) bereitgestellt werden.
Erstellen Sie eine Gästeliste
Eine Weihnachtsfeier für einen Verein zu organisieren, kann eine herausfordernde Aufgabe sein, bei der viele Details übersehen werden können. Daher kann es sinnvoll sein, eine Liste von Leuten zu erstellen, die zur Party eingeladen sind bzw. die zugesagt haben. Es wird Ihnen ermöglichen, den Überblick über die Gäste zu behalten. Außerdem werden Sie wissen, ob alles vorbereitet ist, um diese Leute unterzubringen. Wenn genügend Platz vorhanden ist, können die Mitarbeiter/Mitglieder mit ihren Lebensgefährten zur Party kommen. Dadurch wird die Feierlichkeit auch einen weniger förmlichen Charakter gewinnen.
Einladungen versenden
Beginnen Sie mit der Erstellung auffälliger Einladungen, nachdem Sie ggf. ein Motto für die Feier, den Ort und die Gästeliste kennen. Beachten Sie ggf. das Motto und machen Sie entsprechende Einladungen. Wählen Sie den gewünschten Typ: E-Mail oder gedruckte Karte (oder beides). Seien Sie jedoch vorsichtig, da eine Online-Einladung verpasst werden kann, als Spam gewertet wird oder einfach ignoriert wird. Also erinnern Sie auch immer mündlich an die Feierlichkeiten. Vergessen Sie nicht, die notwendigen Informationen für die Gäste, wie Zeit, Veranstaltungsort und Kleiderordnung, anzugeben. Außerdem können Sie den Leuten sagen, was sie vom Unterhaltungsprogramm erwarten können, damit sie bereit sind, zu singen, zu tanzen, an Programmpunkten teilzunehmen usw.
Planung des Menüs
Gutes Essen und Trinken ist der Grundstein jeder Weihnachtsfeier. Wenn Sie Menüs ordern oder auch selber zubereiten, finden Sie heraus, ob es Veganer, Vegetarier oder andere Menschen mit einer speziellen Diät gibt. Eine umsichtige Weihnachtsfeierplanung basiert auf der Befriedigung aller Gästebedürfnisse. Wenn Sie eine Party in einem Restaurant oder Café schmeißen, können die Leute natürlich bestellen, was sie wollen, und Sie müssen sich in diesem Punkt weniger Sorgen machen.
Ein weiteres wichtiges Element ist das Trinken. Es sollte eine Vielzahl von Möglichkeiten geben, damit jeder die Party genießen kann. Die Leute können bestimmte Vorlieben haben, also stellen Sie sicher, dass Ihre Bar voller alkoholfreier Spirituosen, Spirituosen und alkoholarmer Getränke ist. Es wäre ausgezeichnet, einen Barkeeper zu engagieren, der die Leute mit seinen Einlagen unterhält und ihnen leckere Cocktails anbietet. Und gerne darf auch etwas Exklusiveres im Regal stehen, wie der eine oder andere hochwertige Whiskey, Rum oder Wodka. Zur Weihnachtszeit darf es durchaus mal was Besonderes sein.
Unterhaltung vorbereiten
Um die Party unterhaltsam und unvergesslich zu machen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Unterhaltungsplan haben. Denken Sie zunächst an eine Weihnachts-Playlist, da Musik auf Partys nicht fehlen darf. Ein weiteres wichtiges Element sind Aktivitäten wie Wettbewerbe, Spiele, das Erstellen von Vorsätzen und vielleicht auch eine Präsentation oder Rede, um das vergehende Jahr Revue passieren zu lassen. Natürlich können Sie auch einen Moderator, einen DJ, Tänzer oder Sänger engagieren, um die Weihnachtsfeier besonders überzeugend zu gestalten.
Wir greifen Ihnen unter die Arme
Brauchen Sie Hilfe bei der Vermarktung der Weihnachtsfeier? Dann sind wir vom Verbandsbüro Ihr Ansprechpartner erster Wahl! Wir sind auf Marketing und Kommunikation für Verbände und Vereine spezialisiert, wissen also genau, worauf es bei der Konzeption entsprechender Vorhaben in diesem Segment ankommt, z.B. steuerrechtlichen Hinweise für die Weihnachtsfeier. Gerne stellen wir uns zur Verfügung, um mit Ihnen gemeinsam eine Weihnachtsfeier zu planen, die sich sehen und genießen lassen kann.
