Welche Vereinssoftware sollte man wählen und was ist dabei zu beachten? Wir geben Ihnen hier die besten Tipps und Tricks die Sie kennen sollten.
Wer ehrenamtlich Posten im Vorstand eines Vereins übernommen hat oder sogar einen Verein hat eintragen lassen, weiß, dass man des Öfteren nicht um schweißtreibende, bürokratische Arbeiten herumkommt.
Denn neben der Organisation ist die Vereinsarbeit auch aus rechtlicher Sicht bedeutsam. So müssen beim Verein ebenfalls korrekte Rechnungen ausgestellt und archiviert werden. Ebenso müssen Mitgliederdaten genauestens festgehalten und gemeldet werden. In der Regel übernehmen im Verein meist mehrere Personen grundlegende Posten der Verwaltung.
Vor allem bei größeren Vereinen sollten mehrere Personen ein Auge auf die Finanzen haben, denn auch eingetragene Vereine können sich natürlich strafbar machen, sofern Zahlungen falsch verbucht werden oder die Finanzbuchhaltung per se nicht korrekt geführt wird.
Software als Unterstützung im Verein
Um rechtlichen Problemen aus dem Weg zu gehen und die Vereinsführung optimal zu meistern, setzen viele Vereine auf bestimmte Softwares. Auf vergleich.org kann mitunter eingesehen werden, welches Modell sich für die eigenen Anforderungen am besten eignet.
Denn je nach Größe und Interessenslage können unterschiedliche Modelle von Nutzen sein. Schließlich gibt es bei 600.000 eingetragenen Vereinen in Deutschland die verschiedensten Formen und Intentionen. So übernimmt nicht selten in kleinen Hobby-Vereinen der Kassenwart mal eben schnell die Buchhaltung, wohingegen bei ambitionierteren Vereinsstrukturen eine Vereinssoftware unabdingbar ist.
Somit sollte primär klar sein, dass gerade mitgliederstarke Vereine das Hauptaugenmerk auf eine gut geführte Vereinsführung legen sollten, um sich rechtlich und organisatorisch nicht in die Nesseln zu setzen. Schließlich will man effektiv und zielorientiert an einer stetigen Verbesserung des Vereins arbeiten.
Was genau ist eine Vereinssoftware und wie funktioniert diese?
Bei jedem Verein sollten Sport, Aktivitäten und Events klar im Vordergrund stehen. Bürokratische Akte sind in der Regel nur das obligatorische Übel, welches selten von Experten übernommen wird.
Jedoch sind derartige Verwaltungsarbeiten kein Hexenwerk und können mit simplen Softwares leicht verinnerlicht werden. Schlussendlich soll eine Vereinssoftware die Verwaltung vereinfachen. Vor allem bei der Mitgliederverwaltung im Verein können die Prozesse um ein Vielfaches simplifiziert werden.
Sämtliche Daten werden digitalisiert, geordnet und stehen auf Abruf bereit. In früheren Zeiten mussten diese Verwaltungsprozesse noch händisch ausgeführt werden.
Das Hauptargument für eine Vereinssoftware ist jedoch die Buchhaltung. Glücklich können sich die Vereine schätzen, die ehrenamtlich einen Steuerberater oder Buchhalter ihr Eigen nennen können. In der Regel ist dies jedoch nicht der Fall. Jeder, der einmal in einem Verein mitgewirkt hat, weiß, dass derartige Aufgaben sehr ungern übernommen werden.
Kein Wunder, so nehmen diese Aufgaben sehr viel Zeit in Anspruch und sind zudem Gefahrenherde für Fehler, die schlussendlich im schlimmsten Fall sogar zu Sanktionen führen können. Bei kleineren Vereinen lohnt sich in der Regel das ordentliche Führen von Excel-Tabellen. Auch mit Excel lassen sich Mitgliederauflistungen gut und übersichtlich darstellen.
In der Regel werden Beiträge jährlich oder halbjährlich verbucht, sodass der Verwaltungsaufwand überschaubar ist. Jedoch sind vereinsinterne Mitgliederverwaltungen mit Excel aufwendiger als digitalisierte Daten in einer Software.
Je nach Arbeitsaufwand ist dies von Verein zu Verein unabhängig zu entscheiden, ob sich eine Optimierung final lohnt. Alles in allem lässt sich sagen, dass eine Vereinssoftware in der Tat die Arbeit, je nach Anzahl der Mitglieder im Verein, drastisch optimieren kann.
Bei einer Vereinssoftware stehen folgende Punkte grob auf der Habenseite:
- Mitgliederdatenbanken können unkompliziert und übersichtlich erstellt werden
- Die Buchhaltung im Verein kann übernommen werden, was unter anderem bedeutet, dass Beiträge gemanagt werden.
- Die Verwaltung des Inventars kann übernommen und digitalisiert werden
Kann eine Vereinssoftware auch kostenlos genutzt werden?
Die Kosten für eine Vereinssoftware können je nach Größe und Ambition des Vereins unterschiedlich ausfallen. Auch beim Zahlungsmodell kann auf Einmalzahlung sowie Abo zurückgegriffen werden. Ein pauschaler Preis für eine Vereinssoftware ist jedoch schwer zu nennen, da die angebotenen Modelle sehr stark in den Funktionen und Zusatzfunktionen abweichen können.
Ergo ist es wichtig, sich im Vorfeld dahingehend Gedanken zu machen, welche Software für einen individuell am sinnvollsten erscheint. Doch neben den kostenpflichtigen Modellen, gibt es auch kostenlose Alternativen im Internet zu finden. Hierbei handelt es sich jedoch meist um sehr abgespeckte Versionen der Vereinssoftware zum Testen.
Generell lässt sich sagen, dass kostenlose Versionen größtenteils zum Reinschnuppern sind, da teilweise elementare Bestandteile nur kurzfristig oder gar nicht genutzt werden können. Jedoch ist auch hierbei die Größe und die anstehende Arbeit im Verein entscheidend.
Gegebenenfalls reicht eine abgespeckte Gratisversion einer Vereinssoftware aus, um die anfallende Verwaltungsarbeit im Verein verrichten zu können. Teils benötigen die ehrenamtlichen Vorstandsmitglieder und die zuständigen Kassenwarte lediglich eine begleitende Hilfestellung.
Somit wäre eine kostenlose Softwarenutzung zumindest schon einmal ein attraktives Angebot ohne größere Verpflichtungen.
