Wer individuelle Medaillen erst kurz vor der Veranstaltung bestellt, gerät schnell unter Druck. Die Teilnehmerzahl steht noch nicht fest, das Logo gibt es nur in schlechter Qualität, der Vorstand hat das Budget noch nicht freigegeben, und die Siegerehrung rückt trotzdem näher. Vermeiden lässt sich das, wenn ihr die Medaillen früh durchzählt, klärt, wer zuständig ist, und euch den Liefertermin bestätigen lasst.
Wann sollten Vereine Medaillen bestellen?
Fragt an, sobald der Termin eurer Veranstaltung feststeht, auch wenn ihr die genaue Stückzahl noch nicht kennt. Sagt dem Hersteller, was noch offen ist, und fragt, bis wann er die endgültigen Zahlen braucht.
Rechnet vom Veranstaltungstag rückwärts. Die Medaillen sollten einige Tage vorher da sein, damit ihr sie auspacken, zählen und sortieren könnt. Davor kommen Versand, Produktion und die Freigabe des Entwurfs. Lasst euch den Liefertermin schriftlich bestätigen.
Ein schneller Entwurf spart Zeit. Winmed schickt zum Beispiel innerhalb von 48 Stunden einen 2D-/3D-Entwurf. So seht ihr früh, wie die Medaille aussehen wird, und der Vorstand kann schnell entscheiden. Nach Auftragserteilung ist der Entwurf kostenlos.
Bestimmt eine Person, die mit dem Hersteller spricht und den Entwurf freigibt. Wenn drei Leute gleichzeitig Änderungen schicken, gibt es schnell ein Durcheinander.
Wie viele Medaillen braucht der Verein?
Zählt die Auszeichnungen, die ihr vergeben wollt. Bei einer Vereinsmeisterschaft mit mehreren Disziplinen und Altersklassen kann dieselbe Person mehrmals auf dem Podest stehen. Schreibt euch deshalb auf:
- Medaillen für die Plätze 1 bis 3, je Wettbewerb und Altersklasse
- Medaillen für alle Teilnehmer, falls ihr das plant
- Medaillen für Mannschaften, also eine pro Teammitglied
- Auszeichnungen für Trainer, Helfer und langjährige Mitglieder
- eine kleine Reserve für Nachmeldungen
Ein Beispiel: Bei 6 Altersklassen, 2 Disziplinen und 3 Podestplätzen braucht ihr 36 Medaillen. Mit 4 Stück Reserve bestellt ihr 40.
Wie groß die Reserve sein soll, zeigt euch die letzte Veranstaltung: Wie viele Nachmeldungen gab es damals?
Denkt auch an die Ehrenamtlichen. Der DOSB zeigt auf seiner Seite zu Ehrenamt und Engagement, wie viele Aufgaben Freiwillige im Sportverein übernehmen. Eine Medaille ist eine einfache Art, dafür Danke zu sagen.
Standardmedaille oder individuelle Medaillen?
Eine Standardmedaille hat eine feste Form und ein fertiges Motiv, zum Beispiel einen Fußball oder einen Läufer. Meist könnt ihr nur ein Emblem oder einen Text ergänzen. Wenn ihr individuelle Medaillen bestellt, bestimmt ihr Form, Motiv und Text selbst.
Für ein kleines internes Turnier reicht oft die Standardmedaille. Zum Vereinsjubiläum oder zu einem größeren Lauf passen Medaillen mit Logo, Wappen und Jahreszahl besser.
| Standardmedaille | Individuelle Medaille | |
| Preis | feste Form, meist günstiger | hängt von Entwurf, Material und Menge ab |
| Zeit | nach Verfügbarkeit fragen | Entwurf, Freigabe und Produktion einplanen |
| Mindestmenge | je nach Anbieter | je nach Hersteller, bei Winmed ab 30 Stück (Holz ab 50) |
| Aussehen | Motiv vorgegeben | Form, Motiv und Farben nach Wunsch |
Fragt gleich am Anfang nach der Mindestmenge. Bei Winmed sind es 30 Stück bei Guss- und Metallmedaillen und 50 Stück bei Holzmedaillen.
Material und Ausführung: Metall, Farbdruck oder Holz
Überlegt zuerst, wie die Medaille wirken soll: ob man das Motiv fühlen können soll, ob die Vereinsfarben wichtig sind oder ob Holz besser zu eurer Veranstaltung passt.
Medaillen für Vereine gibt es in mehreren Ausführungen. Der europäische Hersteller Winmed hat eine eigene Gießerei und bietet gegossene Medaillen, gegossene Medaillen mit Druck, Metallmedaillen mit Farbdruck, Holzmedaillen und Metallmedaillen mit 3D-Druck an. Darauf solltet ihr achten:
- Gegossene Medaille: Das Motiv ist als Relief fühlbar. Fragt, ob sich feine Linien und kleine Schrift umsetzen lassen.
- Farbdruck: gut für bunte Logos. Prüft, ob kleine Details in der echten Größe noch lesbar sind.
- Holz: Fragt, wie die Schrift auf der Maserung aussieht und wie die Oberfläche behandelt wird.
- 3D-Druck: Lasst euch im Entwurf zeigen, welche Teile gedruckt werden.
Schaut euch den Entwurf in Originalgröße an. Was am Bildschirm gut lesbar ist, kann auf der Medaille zu klein sein, deshalb ist weniger Text meist besser.
Mehr zur Geschichte und Verwendung steht im Wikipedia-Artikel zur Medaille.
Was kostet das? Womit Vereine rechnen sollten
Einen genauen Preis bekommt ihr nur mit einer genauen Anfrage. Schickt allen Anbietern dieselben Angaben, also Menge, Größe, Motiv, Material, Band und Lieferadresse, sonst könnt ihr die Angebote nicht vergleichen. Diese Punkte beeinflussen den Preis:
- Material und Größe
- Kosten für Form oder Werkzeug
- Farben und Gestaltung der Rückseite
- Band und Verpackung
- Namen oder unterschiedliche Texte auf den Medaillen
- Versand und Steuern
Fragt nach, was im Preis enthalten ist und was extra kostet. Das gilt auch für den Entwurf, der bei manchen Herstellern kostenlos im Angebot enthalten ist.
Legt vorher fest, wie viel der Verein höchstens ausgeben will. Bei größeren Mengen kann der Stückpreis sinken, aber die Gesamtsumme steigt. Bestellt deshalb nicht mehr, als ihr braucht.
Checkliste für die Bestellung
- Wer bekommt eine Medaille und wofür?
- Wie viele Medaillen brauchen wir, einschließlich Reserve?
- Wie hoch ist das Budget, und wer hat es freigegeben?
- Welches Material, welche Größe und welche Form?
- Liegt das Logo in guter Qualität vor?
- Stimmen Text, Jahreszahl und Namen?
- Welches Band und welche Verpackung?
- Bis wann sind Änderungen möglich, und wann kommt die Lieferung?
- Stimmen Lieferadresse, Ansprechperson und Rechnungsdaten?
- Ist der endgültige Entwurf freigegeben und abgelegt?
Wenn das Paket da ist, zählt nach und vergleicht alles mit der Bestellung, damit Fehler noch vor dem Wettkampftag auffallen.
Häufige Fragen zu individuellen Medaillen
Können wir auch eine kleine Menge bestellen?
Das hängt vom Hersteller ab. Bei Winmed sind individuelle Medaillen ab 30 Stück möglich, Holzmedaillen ab 50 Stück. Braucht ihr weniger, ist eine Standardmedaille mit eigenem Text eine gute Lösung.
Müssen alle Namen schon bei der Anfrage feststehen?
Nein. Sagt bei der Anfrage, dass ihr personalisierte Medaillen mit Namen wollt, und fragt, bis wann die Liste da sein muss. Bei Wettkämpfen stehen die Sieger erst am Ende fest, sprecht also vorher ab, wie ihr das löst.
Können wir später nachbestellen?
Fragt vorher nach Mindestmenge und Kosten einer Nachbestellung und hebt den Entwurf und die Beschreibung der Medaille auf. Am besten plant ihr die Reserve so, dass ihr gar nicht kurzfristig nachbestellen müsst.
Wie verfolgen wir die Lieferung?
Fragt nach dem Versanddienst und der Sendungsnummer. Winmed versendet mit UPS, DHL oder Dachser und schickt euch eine Sendungsnummer. Legt fest, wer das Paket annimmt und den Inhalt prüft.
Was tun, wenn die Veranstaltung schon bald stattfindet?
Nennt dem Hersteller sofort euren Termin und fragt, was bis dahin noch möglich ist. Über den Entwurf solltet ihr dann schnell entscheiden, und die Medaillen kündigt ihr besser erst an, wenn die Lieferung bestätigt ist.
Notiert euch nach der Veranstaltung, wie viele Medaillen übrig geblieben sind. Die Zahl hilft bei der nächsten Bestellung.
