Marketingkontrolle im Verein – Clever Ihren Erfolg messen

Marketing im Verein bedeutet, dass man hinsichtlich Veränderungen anpassungsfähig und schnell reagieren muss. Eine Marketingkontrolle hilft Ihnen dabei sehr. Die Marketingvorhaben sollten nicht nur geplant und durchgeführt, sondern ebenfalls mit den richtigen Prüf-, Kontroll- und Feedbackinstrumenten gesteuert und überprüft werden.

Die Marketingkontrolle lässt sich auch als Marketing-Audit bezeichnen. Wir nutzen hierbei lieber den deutschen Begriff „Kontrolle“. Es ist letztendlich unwichtig, wie Sie dies nennen. Wichtig ist nur, dass Sie Ihre Maßnahmen, Ziele und Strategien stets im Blick behalten.

Die Marketingkontrolle ist die entscheidende Phase, der über Erfolg oder Niederlage des gesamten Marketingprozess entscheidet. Nicht nur die Auswertung, sondern auch die laufende Kontrolle aller Marketingmaßnahmen wird mit der Marketingkontrolle gesteuert. Somit gibt sie die Kennzahlen für den Erfolg der gesamten Kampagne.

Selbst der beste Marketingexperte hat immer wieder mit nicht planbaren Ereignissen oder Problemen zu kämpfen. So kann der Verantwortliche in Ihrer Organisation erkranken und ein anderer springt ein. Dieser kann die Aufgaben nicht so umsetzen, wie Sie es gewünscht haben. Aber auch schlechtes Wetter oder ein nicht kalkulierbarer Unfall kann Ihr Marketingziel negativ beeinflussen.

Gerade bei langfristigen Zielen ist es wichtig, dass man immer wieder alles überwacht, um rechtzeitig gegensteuern zu können.

Die Marketingkontrolle ist aber auch dafür da, dass Sie Ihren Erfolg messen können. Ein gut besuchtes Vereinsfest kann gefühlt ein Erfolg sein. Aber wie groß der Erfolg tatsächlich ist, erkennen Sie erst bei einem Kassensturz. Hierbei könnten die Ausgaben die Einnahmen immer noch übersteigen.

Was wird bei der Marketingkontrolle untersucht?

Hierbei werden die Ergebnisse der eingesetzten Marketinginstrumente, z. B. die 4Ps aus dem Marketing-Mix gemessen. Dies bedeutet eine Prüfung die periodisch, systematisch und gesamtheitlich alle Marketingaktivitäten in einem Verein und der damit erzielten Ergebnisse untersucht und bewertet. Dadurch erhalten Sie ein übersichtliches Bild des gesamten Marketinggeschehens.

Bei der Erstellung Ihres Marketing-Mix haben Sie auch Kennzahlen oder Zielgrößen festgelegt. Jetzt geht es darum, diese bei einem einfachen Soll-Ist-Vergleich zu überprüfen.

So gehen Sie vor

Für jedes Marketinginstrument, welches für Ihre Strategie und die Maßnahme geplant wurde, haben Sie wichtige Faktoren festgelegt. Stellen Sie alle Faktoren einmal während und nach dem Prozess infrage. So zum Beispiel:

• Haben Sie oder sprechen Sie aktuell die richtige Zielgruppe an?

Arten der Marktetingkontrolle

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihnen wirklich alle Faktoren, die Ihren Marketingprozess stören könnten, bewusst sind?

Um dies sicherzustellen, können Sie mit Hilfe der systematischen Kontrolle die Marketingleistung Ihres Vereins verbessern. Die folgenden vier Faktoren helfen Ihnen, die Marketingkontrolle im Verein oder im Verband richtig und effektiv durchzuführen.

Grundlagen-Kontrolle

Fangen Sie mit den grundlegenden Faktoren und Prozessen bei Ihrem Marketing-Audit an.

Hinterfragen und analysieren Sie, ob es Änderungen an Ihrem gesamten Marketingplan gibt.

In der Regel kommt es vor, dass sich die äußeren Einflüsse verändern können. So ist es möglich, dass eine Aktion in der Öffentlichkeit auf Grund einer staatlichen Anweisung nicht an dem gewünschten Ort stattfinden darf.

Was ist, wenn sich ein neuer Verein gegründet hat oder ein Unternehmen plötzlich ähnliche Leistungen anbietet? Bei diesen grundlegenden Veränderungen müssen Sie sowohl Ihre Strategie und als auch Ihre Marketinginstrumente verändern. Dank der Marketingkontrolle haben Sie dies aber im Blick.

Interne-Kontrolle

Haben Sie Ihre Abläufe und Strukturen verändert? Erhalten alle in Ihrer Organisation weiterhin alle Informationen?

Gerade bei der Arbeit mit ehrenamtlichen Helfern kann sich alles sehr schnell ändern. Anders als Angestellte können diese Ihre Aufgabe jederzeit niederlegen. Genauso können typische Personalprobleme oder technische Mängel die Kampagne beeinflussen.

Blicken Sie kritisch auf Ihre internen Prozesse und Abläufe, damit Ihr Marketingprozess nicht ins Stocken gerät.

Strategie-Kontrolle

Hier beschäftigen Sie sich mit der Frage, ob die strategischen Ziele mit Ihren Marketingaktivitäten soweit übereinstimmen oder ob diese angepasst werden müssen.

Hat man durch die Grundlagen-Kontrolle bereits einige Änderungen vorgenommen, sollte überprüft werden, ob man hier vielleicht die komplette Strategie verändern sollte.

Sie haben sich vielleicht eine Strategie zur Mitgliederwerbung überlegt. Ihnen fällt im laufenden Prozess jedoch auf, dass Sie Ihren Fokus doch lieber auf einen stärkeren Markenaufbau setzen möchten, da dies hinsichtlich der gegebenen Ressourcen und Maßnahmen sinnvoller ist.

Maßnahmen-Kontrolle

Die Maßnahmen-Kontrolle wird erfahrungsgemäß innerhalb des kompletten Zeitraums der Kampagne durchgeführt und ist am einfachsten zu überprüfen. Sie kann jedoch im laufenden Marketingprozesses am schwersten verändert werden.

Haben Sie sich als Marketingmaßnahme ein Familienfest ausgesucht, so können Sie diese Maßnahme nicht so einfach absagen. Ratsam wäre es hier deshalb, neue Angebote oder eine zusätzliche Strategie zu implementieren. Anders sieht es bei einer Flyer-Verteilaktion auf einem Marktplatz aus. Diese Aktion könnte durch schlechtes Wetter nicht genügend Menschen erreichen. Hier kann die Aktion im laufenden Prozess abgebrochen und durch eine neue Strategie wie zum Beispiel den Briefkasteneinwurf ausgetauscht werden.

Weitere Kontrollen und Audits

Im Marketingbereich werden jedoch immer wieder neue Kontrollen bzw. Audis einbezogen, um ein detailliertes Bild zu erhalten. Schließlich kann es bei einigen Kampagnen um sehr viel Geld gehen. Für die meisten Vereine und Verbände reichen am Anfang immer die bereits erwähnten Kontrollen aus. Möchte man ins Detail gehen, so sind die folgende Marketing-Audis auch sehr interessant und können Ihnen weiterhelfen:

1. Funnel-Audit

Falls Sie mehr darüber wissen möchten, finden Sie hier eine gute Erläuterung.

Wann endet eine Marketingkontrolle?

Bei manchen Zielen wie einem Vereinsfest könnte man sagen, dass der ganze Marketingprozess mit dem Ende des Festes und dem Kassensturz beendet ist. Haben Sie aber mehrere Strategien und Ziele für diesen Tag festgelegt, wie eine Presseberichterstattung, so ist die komplette Kampagne erst einige Tage später tatsächlich beendet.

Ein positiver Pressebericht sollte unbedingt in Ihrem Kontrollbericht erwähnt werden. Nicht nur, weil Sie damit Ihre Vereinsmarke gestärkt haben – ein positiver Pressebericht kann Ihnen Tage später noch neue Mitglieder oder Unterstützer verschaffen.

Diese zusätzlichen Erfolge werden auch im Rahmen der Marketingkontrolle erfasst.

Checkliste erstellen

Wie bearbeitet man diese ganzen Kontrollen und wie kann man am besten einen Soll-IST-Vergleich aufstellen? Es kann vorkommen, dass das Projekt sehr lange geht oder dass Sie das Projekt sogar wiederholen möchten. Die beste Lösung ist hier eine Checkliste zur Marketingkontrolle.

Mittels vordefinierter Fragen können die Antworten einfach von jedem, der in diesem Marketingprozess involviert ist, beantwortet werden. Eine Checkliste hilft dabei, den Verlauf und die Veränderungen einfach nachzuvollziehen und erleichtern Ihre Marketingkontrolle im Verein. Sowohl mit einfachen Ja- oder Nein-Fragen als auch mit einem Feld zum Ankreuzen kann die Checkliste erstellt werden. Erzeugen Sie dabei jedoch kein Bürokratie-Monster. Es sollte so simpel und präzise wie möglich sein.

Die Liste der Fragen kann stetig erweitert werden.

Wichtig ist, dass Sie eine Checkliste erstellen, die auf Ihren Marketingprozess abgestimmt ist. Hierbei können wir Ihnen helfen. Als Experte für Verbands- und Vereinsmarketing können wir Ihnen eine individuelle Checkliste für Ihren Verein erstellen. Nehmen Sie dazu ganz einfach mit uns Kontakt auf.

Auf Grundlage dieser Checkliste können Sie am Ende Ihren Abschlussbericht erstellen.

Abschlussbericht

Dank der Marketingkontrolle können Sie einen Abschlussbericht erstellen, in dem Sie transparent alle Erfolge und Probleme formulieren.

Der Abschlussbericht verbindet das Ende des Marketingprozesses mit dem Anfang. Als Hilfsmittel kann er bei der nächsten Vereinsanalyse Stärken und Schwächen effektiver offenbaren.

Wichtig: Eine Prüfung und Untersuchung sowie eine Checkliste und ein Abschlussbericht reichen nicht aus, wenn Sie Ihren Verein und Ihr Marketing nachhaltig und langfristig weiterentwickeln möchten. Akzeptieren Sie Fehler beziehungsweise Probleme und suchen Sie aktiv nach Optimierungen. Diese Optimierungen müssen von Ihrem Vereinsvorstand und allen anderen Akteuren vorgenommen werden.

Ein erfolgreicher Marketingprozess bietet den richtigen Fahrplan, um wertvolle Mitgliederbeziehungen zu pflegen und Ihre Vereinsmarke zu festigen. Verschwenden Sie keinen Moment mehr mit undefinierten und unentschlossenen Marketinginitiativen – gehen Sie los und überzeugen Sie möglichst viele Mitglieder und Unterstützer.