Ob Anträge auf Mitgliedschaften, die Verwaltung von Mitgliederdaten, Kündigungen und die Buchhaltung mit Einnahmen und Ausgaben – in Vereinen fällt regelmäßig viel Verwaltungsarbeit an. Nicht selten wird vieles davon auf Papier festgehalten und dann in Ordnern abgelegt. Manche Vereine sind schon digital unterwegs, andere wiederum arbeiten noch mit Papier, würden das aber in Zukunft gerne ändern. Hier mehr zu den Vorteilen der Dokumentendigitalisierung und wie sich das am schnellsten umsetzen lässt.
Vorteile der Dokumentendigitalisierung
Dokumente digitalisieren und dann lokal auf dem Rechner oder online in einer Cloud speichern – das ist für viele Unternehmen, aber auch Vereine eine sinnvolle Alternative zur klassischen Verwaltung von Dokumenten in Papierform. Es lohnt sich überall dort, wo regelmäßig viele Dokumente erstellt und verarbeitet werden, etwa Verträge, Anträge, Geschäftsbriefe, Kundendaten und Kontoauszüge sowie alle Rechnungen und Belege, die für die Buchhaltung und Lohnbuchhaltung nötig sind. Statt vieles tagtäglich auszudrucken oder die Posteingänge in Ordnern abzulegen, bringt die Digitalisierung den Vorteil, dass alles Wichtige korrekt dokumentiert und virtuell abgespeichert wird. Es müssen nicht mehr zig Regale mit Aktenordnern gefüllt und verwaltet werden. Dank cleverer Suchfunktionen lassen sich digitale Dokumente zudem sehr viel schneller finden und bearbeiten, als es bei der Papiervariante der Fall ist. Ein weiterer Vorteil ist die Sicherheit vor Verlust. Denn selbst bei einem Brand oder Wasserschaden, wenn Papierdokumente zerstört sind, liegen diese als digitale Kopien noch in der Online-Cloud vor und gehen auf keinen Fall verloren. Auch bereits vorhandene Papierordner zu digitalisieren, kann daher für moderne Vereine und Unternehmen sinnvoll sein.
Tipp: Weniger Papierverbrauch ist natürlich auch für die Umwelt und die Ausgaben für Büromaterial von Vorteil.
Dokumente professionell digitalisieren lassen
Statt alles per Hand selbst zu digitalisieren, können sich Vereine und Unternehmen dabei professionell unterstützen lassen. Etwa durch einen Service, der sich ganz auf die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten aller Art spezialisiert hat. Nach einer unverbindlichen Anfrage schätzt dieser Service den Aufwand zur Digitalisierung und erstellt ein dazu angepasstes Angebot. Besonders praktisch: Kommt ein Auftrag zustande, werden alle Dokumente vom Transportdienst abgeholt und nach Abschluss der Digitalisierung per Kurier wieder zurückgeliefert. Bei der Digitalisierung wird alles Schritt für Schritt einheitlich eingescannt. Anschließend lassen sich alle Dokumente über einen verschlüsselten Server abrufen. Zusätzlich ist der Versand eines Datenträgers mit allen digitalisierten Dokumenten möglich. Die Kosten für die Digitalisierung hängen vom individuellen Umfang der Arbeiten ab.
Tipp: Wer seine Papierdokumente nicht mehr benötigt, kann diese direkt nach der Digitalisierung vernichten lassen.
Selber digitalisieren
Natürlich kostet es Geld, das Digitalisieren extern erledigen zu lassen. Kleine Vereine oder generell Vereine mit knapper Kasse können daher die Digitalisierung und Speicherung auch in Eigenregie übernehmen. Es bedeutet etwas Aufwand, das Ganze ist aber mit (ehrenamtlichen) Helfern sicher in einigen Stunden erledigt. Nötig sind ein guter Scanner, der Dokumente hochauflösend scannt, sowie eine große Cloud, deren Speicherplatz für alle Vereinsdokumente ausreicht.
Tipp: Es empfiehlt sich nicht, alle Daten nur lokal auf PCs abzuspeichern. Bei einem Brand oder Wasserschaden könnten die Daten langfristig verloren gehen. Werden Datenkopien auf externen Festplatten abgelegt, sollten diese an einem sicheren Ort außerhalb der Vereinsräume gelagert werden.