Checkliste

Verwendungsnachweis für Fördermittel vorbereiten

Belege, Mittelabruf, Fristen, Sachbericht und Aufbewahrung von Anfang an mitdenken.

Wofür ist dieses Arbeitsheft?

Diese Checkliste hilft eurem Verein, Fördermittel nicht nur zu beantragen, sondern Nachweise von Beginn an sauber zu organisieren.

Belege sichernals konkreten Arbeitsstand festhalten

Fristen prüfenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Sachbericht vorbereitenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Schritt 1 bis 3

Startpunkt

Förderbescheid, Nachweisregeln und Belegführung klären

Der Verwendungsnachweis beginnt nicht erst am Projektende. Belege, Fristen und Dokumentation sollten ab Projektstart geordnet werden.

Förderbescheid

Welche Nachweisregeln gelten?

Förderbescheid

Fristen, Kostenarten, Zweckbindung

Belege

Welche Unterlagen müssen gesammelt werden?

Belege

Rechnungen, Zahlungsnachweise, Angebote

Sachbericht

Was muss inhaltlich dokumentiert werden?

Sachbericht

Umsetzung, Teilnehmende, Wirkung, Abweichungen

Arbeitsregel

Nur Punkte notieren, die der Verein beeinflussen kann. Unklare Annahmen werden als Frage markiert.

Typische Hürden

Belege werden nicht projektbezogen abgelegt.
Fristen werden übersehen.
Kosten weichen ohne Dokumentation ab.
Sachbericht wird erst am Ende rekonstruiert.

Wichtigste Erkenntnis

Was muss der Verein zuerst klären?

Schritt 4

Bewertung

Optionen vergleichen und priorisieren

Die Matrix macht sichtbar, was sich wirklich lohnt und was bewusst zurückgestellt wird.

Nachweisunterlagen prüfen

Unterlage	vorhanden?	vollständig?	Ablageort	Status
Förderbescheid	hoch mittel gering
Kostenplan	hoch mittel gering
Rechnungen	hoch mittel gering
Zahlungsnachweise	hoch mittel gering
Teilnehmerlisten	hoch mittel gering
Sachbericht	hoch mittel gering

Fristen

Ablage

Abweichungen

Schritt 5

Umsetzung

Maßnahmen sauber planen

Aus der Entscheidung wird ein realistischer Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und nächsten Schritten.

StartBescheid und Vorgaben lesen

ProjektlaufzeitBelege laufend sammeln

AbschlussZahlen und Sachbericht zusammenführen

EinreichungNachweis fristgerecht abgeben und archivieren

Arbeitsplan

Aufgabe	Verantwortlich	Termin	Status

Hinweis

Fördermittelvorgaben sind programmspezifisch. Maßgeblich sind Förderbescheid und Nebenbestimmungen.

Ergebnis

Zusammenfassung

Beschluss und nächster Schritt

Am Ende steht ein kurzer Steckbrief, den der Verein im Vorstand, Team oder Projektkreis weiterverwenden kann.

Ergebnis-Steckbrief

Fördergeber

Projekt

Nachweisfrist

Belegablage

Sachbericht durch

Finanzen durch

offene Unterlagen

Archivfrist prüfen

Finale Prüfliste

Nächster Schritt

Legt sofort nach Förderzusage einen digitalen Projektordner an und speichert dort jede Ausgabe mit Zahlungsnachweis.