Checkliste

Vereinsfest rechtssicher planen

Genehmigungen, GEMA, Hygiene, Sicherheit, Helfer und Versicherungen frühzeitig prüfen.

Wofür ist dieses Arbeitsheft?

Diese Checkliste ergänzt die Veranstaltungsplanung um organisatorische und rechtliche Prüfpunkte, die bei Vereinsfesten häufig vergessen werden.

Genehmigungen klärenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Risiken prüfenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Zuständigkeiten sichernals konkreten Arbeitsstand festhalten

Schritt 1 bis 3

Startpunkt

Art der Veranstaltung und Prüfbereiche festlegen

Je nach Ort, Musik, Speisen, Besucherzahl und Programm können unterschiedliche Pflichten oder Abstimmungen relevant werden.

Veranstaltung

Welche Art von Fest ist geplant?

Veranstaltung

öffentlich, intern, mit Musik, mit Verkauf

Risiken

Welche Bereiche brauchen Prüfung?

Risiken

Sicherheit, Hygiene, Wetter, Verkehr, Technik

Zuständigkeit

Wer prüft welche Auflage?

Zuständigkeit

Vorstand, Orga-Team, Kasse, Technik

Arbeitsregel

Nur Punkte notieren, die der Verein beeinflussen kann. Unklare Annahmen werden als Frage markiert.

Typische Hürden

GEMA oder Genehmigung wird zu spät geprüft.
Hygienezuständigkeit ist unklar.
Helfer werden nicht eingewiesen.
Versicherungsschutz wird nicht betrachtet.

Wichtigste Erkenntnis

Was muss der Verein zuerst klären?

Schritt 4

Bewertung

Optionen vergleichen und priorisieren

Die Matrix macht sichtbar, was sich wirklich lohnt und was bewusst zurückgestellt wird.

Rechtliche und organisatorische Prüfpunkte

Bereich	relevant?	geklärt?	Verantwortlich	Status
Genehmigung		hoch mittel gering
GEMA/Musik		hoch mittel gering
Hygiene		hoch mittel gering
Sicherheit		hoch mittel gering
Versicherung		hoch mittel gering
Jugendschutz		hoch mittel gering

Offene Genehmigungen

Sicherheitsfragen

Helfereinweisung

Schritt 5

Umsetzung

Maßnahmen sauber planen

Aus der Entscheidung wird ein realistischer Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und nächsten Schritten.

Prüfungrelevante Pflichten und Auflagen sammeln

AbstimmungBehörden, GEMA, Versicherung oder Dienstleister klären

EinweisungHelfer, Küche, Kasse und Technik informieren

DokumentationNachweise und Kontakte bereithalten

Arbeitsplan

Aufgabe	Verantwortlich	Termin	Status

Hinweis

Je nach Bundesland, Kommune und Veranstaltungsart gelten unterschiedliche Vorgaben. Diese Vorlage ersetzt keine Rechtsprüfung.

Ergebnis

Zusammenfassung

Beschluss und nächster Schritt

Am Ende steht ein kurzer Steckbrief, den der Verein im Vorstand, Team oder Projektkreis weiterverwenden kann.

Ergebnis-Steckbrief

Fest

Ort

Besucherzahl

Musik

Speisen/Getränke

Genehmigungen

Versicherung

Notfallkontakt

Finale Prüfliste

Nächster Schritt

Erstellt eine Kontaktliste für Orga-Team, Behörden, Technik, Erste Hilfe und verantwortliche Personen vor Ort.