Planungsbogen

Vereinsfest planen

Ein Vereinsfest von Anlass und Ziel bis Budget, Aufgaben und Auswertung strukturieren.

Wofür ist dieses Arbeitsheft?

Dieses Arbeitsheft hilft eurem Verein, ein Vereinsfest frühzeitig und übersichtlich vorzubereiten, damit Aufgaben, Kosten und Verantwortlichkeiten klar sind.

Rahmen klärenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Aufgaben verteilenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Terminplan erstellenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Schritt 1 bis 3

Startpunkt

Anlass, Ziel und Rahmen des Vereinsfestes klären

Ein gutes Vereinsfest braucht einen klaren Anlass, einen realistischen Rahmen und verbindliche Zuständigkeiten.

Anlass

Warum findet das Fest statt?

Anlass

Jubiläum, Sommerfest, Mitgliederaktion

Ziel

Was soll erreicht werden?

Ziel

Gemeinschaft, Einnahmen, neue Mitglieder

Rahmen

Wann, wo und mit wem?

Rahmen

Termin, Ort, Zielgruppe, Größe

Arbeitsregel

Nur Punkte notieren, die der Verein beeinflussen kann. Unklare Annahmen werden als Frage markiert.

Typische Hürden

Zu spät mit Planung begonnen.
Aufgaben sind nicht verteilt.
Genehmigungen werden vergessen.
Budget und Einnahmen sind unklar.

Wichtigste Erkenntnis

Was muss der Verein zuerst klären?

Schritt 4

Bewertung

Optionen vergleichen und priorisieren

Die Matrix macht sichtbar, was sich wirklich lohnt und was bewusst zurückgestellt wird.

Fest-Bausteine planen

Baustein	Aufwand	Kosten
Ort/Fläche	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Programm	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Essen/Getränke	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Technik	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Helfer	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Werbung	hoch mittel gering	hoch mittel gering

Pflichtaufgaben

Risiken

Helferbedarf

Schritt 5

Umsetzung

Maßnahmen sauber planen

Aus der Entscheidung wird ein realistischer Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und nächsten Schritten.

RahmenTermin, Ort und Ziel festlegen

OrganisationAufgaben, Genehmigungen und Helfer planen

WerbungEinladung, Website und Social Media vorbereiten

DurchführungAblauf, Kasse und Auswertung sichern

Arbeitsplan

Aufgabe	Verantwortlich	Termin	Status

Hinweis

Lieber wenige Aufgaben verbindlich eintragen als viele Punkte offen lassen. Entscheidend ist ein klarer Start.

Ergebnis

Zusammenfassung

Beschluss und nächster Schritt

Am Ende steht ein kurzer Steckbrief, den der Verein im Vorstand, Team oder Projektkreis weiterverwenden kann.

Ergebnis-Steckbrief

Anlass

Termin

Ort

Zielgruppe

Budget

Helferbedarf

Programm

Nächster Schritt

Finale Prüfliste

Termin und Ort sind festgelegt.
Budget und Einnahmen sind geplant.
Aufgaben sind verteilt.
Helferbedarf ist bekannt.
Werbung und Auswertung sind mitgedacht.

Nächster Schritt

Legt als erstes eine zentrale Aufgabenliste an und benennt eine Person, die den Überblick behält.