Zugänge
Welche Systeme sind kritisch?
Zugänge
Bank, Website, E-Mail, Cloud, Mitgliederverwaltung
NotfallmappeVereins-Notfallmappe
Zugänge, Kontakte, Verträge, Schlüssel, Bank und kritische Vereinsinformationen bündeln.
Wofür ist dieses Arbeitsheft?
Diese Notfallmappe hilft eurem Verein, bei Ausfall, Wechsel oder Krise schnell handlungsfähig zu bleiben.
Zugänge sichernals konkreten Arbeitsstand festhalten
Kontakte bündelnals konkreten Arbeitsstand festhalten
Handlungsfähigkeit erhaltenals konkreten Arbeitsstand festhalten
Schritt 1 bis 3Startpunkt
Kritische Informationen und Zuständigkeiten erfassen
Viele Vereine hängen an wenigen Personen. Eine Notfallmappe reduziert dieses Risiko und erleichtert Übergaben.
Kontakte
Wer muss erreichbar sein?
Kontakte
Vorstand, Dienstleister, Versicherung, Vermieter
Unterlagen
Welche Dokumente werden gebraucht?
Unterlagen
Satzung, Verträge, Policen, Protokolle
Arbeitsregel
Nur Punkte notieren, die der Verein beeinflussen kann. Unklare Annahmen werden als Frage markiert.
Typische Hürden
- Passwörter liegen nur bei Einzelpersonen.
- Verträge sind nicht zentral auffindbar.
- Notfallkontakte fehlen.
- Zugriff auf E-Mail oder Bank ist ungeklärt.
Wichtigste Erkenntnis
Was muss der Verein zuerst klären?
Schritt 4Bewertung
Optionen vergleichen und priorisieren
Die Matrix macht sichtbar, was sich wirklich lohnt und was bewusst zurückgestellt wird.
Notfallbereiche dokumentieren
| Bereich | Ablageort | Zugriff durch | Vertretung | Status |
|---|---|---|---|---|
| Bank | ||||
| Website/E-Mail | ||||
| Mitgliederverwaltung | ||||
| Versicherungen | ||||
| Verträge | ||||
| Schlüssel |
Kritischste Lücke
Vertretung
Ablage
Schritt 5Umsetzung
Maßnahmen sauber planen
Aus der Entscheidung wird ein realistischer Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und nächsten Schritten.
Bestandkritische Bereiche erfassen
DokumentationZugänge, Kontakte und Ablagen eintragen
VertretungStellvertretungen und Regeln klären
AktualisierungMappe halbjährlich prüfen
Arbeitsplan
| Aufgabe | Verantwortlich | Termin | Status |
|---|---|---|---|
Hinweis
Lieber wenige Aufgaben verbindlich eintragen als viele Punkte offen lassen. Entscheidend ist ein klarer Start.
ErgebnisZusammenfassung
Beschluss und nächster Schritt
Am Ende steht ein kurzer Steckbrief, den der Verein im Vorstand, Team oder Projektkreis weiterverwenden kann.
Ergebnis-Steckbrief
Ablageort
Zugriffsregel
Bank
Website/E-Mail
Versicherungen
Verträge
Notfallkontakt
Prüftermin
Finale Prüfliste
- Kritische Zugänge sind dokumentiert.
- Vertretungen sind benannt.
- Wichtige Kontakte liegen vor.
- Ablage ist sicher geregelt.
- Prüftermin ist gesetzt.
Nächster Schritt
Beginnt mit Bank, E-Mail, Website und Mitgliederverwaltung. Diese vier Bereiche sind besonders kritisch.