Planungsbogen

Mitgliederwerbe-Events planen

Veranstaltungen gezielt nutzen, um Interessierte in Kontakt mit dem Verein zu bringen.

Wofür ist dieses Arbeitsheft?

Dieses Arbeitsheft hilft eurem Verein, ein Mitgliederwerbe-Event nicht nur als Veranstaltung, sondern als klaren Einstieg für neue Kontakte zu planen.

Eventziel klärenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Kontaktwege planenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Nachfassen sichernals konkreten Arbeitsstand festhalten

Schritt 1 bis 3

Startpunkt

Eventziel und Zielgruppe festlegen

Bei Mitgliederwerbe-Events zählt nicht nur die Besucherzahl, sondern ob aus Interesse ein nächster Kontakt entsteht.

Zielgruppe

Wer soll zum Event kommen?

Zielgruppe

Familien, Jugendliche, Ehrenamtliche

Einstieg

Wie können Menschen mitmachen?

Einstieg

Schnupperangebot, Gespräch, Anmeldung

Kontaktpunkt

Wie bleibt ihr danach verbunden?

Kontaktpunkt

Liste, QR-Code, Newsletter, Probetraining

Arbeitsregel

Nur Punkte notieren, die der Verein beeinflussen kann. Unklare Annahmen werden als Frage markiert.

Typische Hürden

Kontaktaufnahme wird nicht geplant.
Es gibt keinen klaren nächsten Schritt.
Helfer wissen nicht, was sie sagen sollen.
Nachfassen erfolgt zu spät.

Wichtigste Erkenntnis

Was muss der Verein zuerst klären?

Schritt 4

Bewertung

Optionen vergleichen und priorisieren

Die Matrix macht sichtbar, was sich wirklich lohnt und was bewusst zurückgestellt wird.

Eventelemente bewerten

Element	Nutzen	Aufwand	Kontaktchance
Mitmachstation	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Infostand	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Bühnenprogramm	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Probetraining	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering
QR-Code	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Follow-up-Mail	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering

Kontaktziel

Gesprächseinstieg

Nachfassweg

Schritt 5

Umsetzung

Maßnahmen sauber planen

Aus der Entscheidung wird ein realistischer Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und nächsten Schritten.

PlanungZielgruppe, Angebot und Kontaktweg festlegen

EinladungEvent sichtbar machen

DurchführungGespräche, Kontakte und Einstieg sichern

NachfassenInteressierte zeitnah kontaktieren

Arbeitsplan

Aufgabe	Verantwortlich	Termin	Status

Hinweis

Lieber wenige Aufgaben verbindlich eintragen als viele Punkte offen lassen. Entscheidend ist ein klarer Start.

Ergebnis

Zusammenfassung

Beschluss und nächster Schritt

Am Ende steht ein kurzer Steckbrief, den der Verein im Vorstand, Team oder Projektkreis weiterverwenden kann.

Ergebnis-Steckbrief

Event

Zielgruppe

Kontaktziel

Mitmachangebot

Helfer

Nachfassweg

Termin

Erfolgsmessung

Finale Prüfliste

Zielgruppe ist konkret.
Kontaktweg ist vorbereitet.
Helfer wissen ihre Aufgabe.
Nächster Schritt für Interessierte ist klar.
Nachfasszeitpunkt ist festgelegt.

Nächster Schritt

Bereitet vor dem Event einen einfachen QR-Code oder Kontaktzettel vor und legt fest, wer spätestens am nächsten Tag nachfasst.