Checkliste

Mitgliederversammlung vorbereiten

Einladung, Tagesordnung, Unterlagen, Beschlüsse und Protokoll sauber vorbereiten.

Wofür ist dieses Arbeitsheft?

Diese Checkliste hilft eurem Verein, die Mitgliederversammlung strukturiert vorzubereiten und typische organisatorische Fehler zu vermeiden.

Fristen prüfenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Tagesordnung klärenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Protokoll vorbereitenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Schritt 1 bis 3

Startpunkt

Rahmen, Satzung und Tagesordnung klären

Vor der Einladung sollte klar sein, welche Regeln aus Satzung, Geschäftsordnung und bisheriger Praxis beachtet werden müssen.

1

Rahmen

Wann und wo findet die Versammlung statt?

Rahmen

Termin, Ort, Uhrzeit, Format

2

Satzung

Welche Vorgaben sind zu beachten?

Satzung

Frist, Form, Beschlussfähigkeit, Wahlen

3

Tagesordnung

Welche Punkte müssen beschlossen werden?

Tagesordnung

Berichte, Entlastung, Wahlen, Anträge

Arbeitsregel

Nur Punkte notieren, die der Verein beeinflussen kann. Unklare Annahmen werden als Frage markiert.

Typische Hürden

Einladungsfrist wird zu spät geprüft.
Anträge fehlen in der Tagesordnung.
Beschlussvorlagen sind unklar.
Protokollführung ist nicht vorbereitet.

Wichtigste Erkenntnis

Was muss der Verein zuerst klären?

Schritt 4

Bewertung

Optionen vergleichen und priorisieren

Die Matrix macht sichtbar, was sich wirklich lohnt und was bewusst zurückgestellt wird.

Vorbereitungspunkte prüfen

Punkt	Pflicht?	Verantwortlich	Termin	Status
Einladung	hoch mittel gering
Tagesordnung	hoch mittel gering
Berichte	hoch mittel gering
Beschlussvorlagen	hoch mittel gering
Wahlen	hoch mittel gering
Protokoll	hoch mittel gering

Offene Satzungsfragen

Beschlüsse

Unterlagen

Schritt 5

Umsetzung

Maßnahmen sauber planen

Aus der Entscheidung wird ein realistischer Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und nächsten Schritten.

VorbereitungSatzung prüfen und Tagesordnung erstellen

EinladungEinladung form- und fristgerecht versenden

DurchführungAnwesenheit, Beschlüsse und Wahlen dokumentieren

NachbereitungProtokoll, Register, Aufgaben und Kommunikation abschließen

Arbeitsplan

Aufgabe	Verantwortlich	Termin	Status

Hinweis

Diese Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung. Satzung, Vereinsrecht und Einzelfall können abweichen.

Ergebnis

Zusammenfassung

Beschluss und nächster Schritt

Am Ende steht ein kurzer Steckbrief, den der Verein im Vorstand, Team oder Projektkreis weiterverwenden kann.

Ergebnis-Steckbrief

Termin

Ort/Format

Einladungsfrist

Tagesordnung

Wahlen/Beschlüsse

Protokollführung

Versand durch

Nachbereitung

Finale Prüfliste

Nächster Schritt

Prüft vor dem Versand der Einladung nochmals Satzung, Frist und Tagesordnung. Bei rechtlichen Unsicherheiten sollte fachlicher Rat eingeholt werden.