Checkliste

Mitgliederaufnahme komplett vorbereiten

Aufnahmeantrag, SEPA, Datenschutz, Beitragsordnung, Einwilligungen und Willkommensprozess bündeln.

Wofür ist dieses Arbeitsheft?

Diese Checkliste hilft eurem Verein, die Mitgliederaufnahme vollständig, verständlich und gut organisiert zu gestalten.

Unterlagen prüfenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Ablauf klärenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Willkommen planenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Schritt 1 bis 3

Startpunkt

Aufnahmeprozess und Unterlagen erfassen

Ein guter Aufnahmeprozess reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass neue Mitglieder direkt wissen, was als Nächstes passiert.

Antrag

Welche Angaben werden benötigt?

Antrag

Name, Kontaktdaten, Mitgliedsart, Beitrag

Zahlung

Wie werden Beiträge eingezogen?

Zahlung

SEPA, Rechnung, Fälligkeit, Beitragsordnung

Willkommen

Wie startet das Mitglied?

Willkommen

Mail, Ansprechpartner, Gruppe, Termine

Arbeitsregel

Nur Punkte notieren, die der Verein beeinflussen kann. Unklare Annahmen werden als Frage markiert.

Typische Hürden

Aufnahmeantrag ist unvollständig.
Datenschutzinfo fehlt.
SEPA und Beitrag sind unklar.
Neue Mitglieder werden nach Aufnahme nicht begrüßt.

Wichtigste Erkenntnis

Was muss der Verein zuerst klären?

Schritt 4

Bewertung

Optionen vergleichen und priorisieren

Die Matrix macht sichtbar, was sich wirklich lohnt und was bewusst zurückgestellt wird.

Aufnahmeunterlagen prüfen

Unterlage	vorhanden?	aktuell?
Aufnahmeantrag	hoch mittel gering	hoch mittel gering
SEPA-Mandat	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Datenschutzinfo	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Beitragsordnung	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Fotoeinwilligung	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Willkommensmail	hoch mittel gering	hoch mittel gering

Fehlende Unterlagen

Ablauf

Willkommenspunkt

Schritt 5

Umsetzung

Maßnahmen sauber planen

Aus der Entscheidung wird ein realistischer Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und nächsten Schritten.

UnterlagenFormulare und Informationen prüfen

AufnahmeAntrag, Beitrag und Bestätigung bearbeiten

StartWillkommensmail und Ansprechpartner benennen

Nachfassennach einigen Wochen Kontakt aufnehmen

Arbeitsplan

Aufgabe	Verantwortlich	Termin	Status

Hinweis

Lieber wenige Aufgaben verbindlich eintragen als viele Punkte offen lassen. Entscheidend ist ein klarer Start.

Ergebnis

Zusammenfassung

Beschluss und nächster Schritt

Am Ende steht ein kurzer Steckbrief, den der Verein im Vorstand, Team oder Projektkreis weiterverwenden kann.

Ergebnis-Steckbrief

Mitgliedsart

Antragsweg

Beitrag

SEPA

Datenschutz

Bearbeitung durch

Willkommensmail

Nachfassdatum

Finale Prüfliste

Nächster Schritt

Erstellt eine standardisierte Willkommensmail mit Ansprechpartner, nächsten Terminen und den wichtigsten Informationen.