Aufgaben
Welche Bereiche brauchen Helfer?
Aufgaben
Aufbau, Kasse, Küche, Technik, Abbau
PlanungsbogenHelferplan für Vereinsveranstaltungen
Aufgaben, Schichten, Kontakte, Aufbau, Abbau und Verantwortlichkeiten übersichtlich planen.
Wofür ist dieses Arbeitsheft?
Dieser Planungsbogen hilft eurem Verein, Helfereinsätze verbindlich zu organisieren und Lücken vor der Veranstaltung sichtbar zu machen.
Aufgaben sammelnals konkreten Arbeitsstand festhalten
Schichten planenals konkreten Arbeitsstand festhalten
Kontakte sichernals konkreten Arbeitsstand festhalten
Schritt 1 bis 3Startpunkt
Aufgabenbereiche und Helferbedarf klären
Ein guter Helferplan beschreibt nicht nur Namen, sondern Aufgaben, Zeiten, Vertretungen und Notfallkontakte.
Schichten
Wann werden Personen gebraucht?
Schichten
Zeiten, Übergaben, Pausen
Kontakt
Wer koordiniert Rückfragen?
Kontakt
Orga-Leitung, Bereichsleitung, Notfallkontakt
Arbeitsregel
Nur Punkte notieren, die der Verein beeinflussen kann. Unklare Annahmen werden als Frage markiert.
Typische Hürden
- Helfer wissen ihre Aufgabe nicht.
- Schichten überschneiden sich nicht sauber.
- Abbau wird vergessen.
- Telefonnummern fehlen.
Wichtigste Erkenntnis
Was muss der Verein zuerst klären?
Schritt 4Bewertung
Optionen vergleichen und priorisieren
Die Matrix macht sichtbar, was sich wirklich lohnt und was bewusst zurückgestellt wird.
Helferbereiche planen
| Bereich | Anzahl | Zeitraum | Verantwortlich | offen? |
|---|---|---|---|---|
| Aufbau | ||||
| Kasse | ||||
| Küche/Getränke | ||||
| Technik | ||||
| Ordner/Info | ||||
| Abbau |
Engpass
Einweisung
Notfallkontakt
Schritt 5Umsetzung
Maßnahmen sauber planen
Aus der Entscheidung wird ein realistischer Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und nächsten Schritten.
BedarfAufgaben und Schichten festlegen
AnspracheHelfer gezielt anfragen
EinweisungAufgaben, Kontakte und Ablauf verteilen
NachbereitungDank, Feedback und Verbesserung sammeln
Arbeitsplan
| Aufgabe | Verantwortlich | Termin | Status |
|---|---|---|---|
Hinweis
Lieber wenige Aufgaben verbindlich eintragen als viele Punkte offen lassen. Entscheidend ist ein klarer Start.
ErgebnisZusammenfassung
Beschluss und nächster Schritt
Am Ende steht ein kurzer Steckbrief, den der Verein im Vorstand, Team oder Projektkreis weiterverwenden kann.
Ergebnis-Steckbrief
Veranstaltung
Datum
Helferbedarf
offene Schichten
Orga-Leitung
Einweisung
Notfallkontakt
Dank/Nachbereitung
Finale Prüfliste
- Alle Aufgabenbereiche sind benannt.
- Schichten sind geplant.
- Kontaktdaten liegen vor.
- Einweisung ist vorbereitet.
- Abbau und Nachbereitung sind eingeplant.
Nächster Schritt
Teilt den Helferplan spätestens einige Tage vor der Veranstaltung an alle Beteiligten aus.