Checkliste

Günstig einkaufen

Einkäufe, Angebote und Vereinsbedarf systematisch prüfen, bevor Geld ausgegeben wird.

Wofür ist dieses Arbeitsheft?

Diese Checkliste hilft eurem Verein, Anschaffungen strukturierter vorzubereiten, Angebote vergleichbar zu machen und Fehlkäufe zu vermeiden.

Bedarf klärenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Angebote vergleichenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Kosten senkenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Schritt 1 bis 3

Startpunkt

Bedarf, Budget und Entscheidung klären

Günstig einkaufen heißt nicht automatisch, das billigste Angebot zu wählen. Entscheidend ist, ob Preis, Qualität, Lieferzeit und Nutzen zum Verein passen.

1

Bedarf

Was wird wirklich benötigt?

Bedarf

Menge, Qualität, Anlass und Nutzung klären

2

Budget

Wie viel darf die Anschaffung kosten?

Budget

Gesamtbudget, Reserve und Freigabe festhalten

3

Entscheidung

Wer darf bestellen oder freigeben?

Entscheidung

Zuständigkeit und Grenze für Ausgaben klären

Arbeitsregel

Nur Punkte notieren, die der Verein beeinflussen kann. Unklare Annahmen werden als Frage markiert.

Typische Hürden

Bedarf ist nicht genau beschrieben.
Nebenkosten werden übersehen.
Angebote sind nicht vergleichbar.
Freigabe erfolgt erst nach der Bestellung.

Wichtigste Erkenntnis

Was muss der Verein zuerst klären?

Schritt 4

Bewertung

Optionen vergleichen und priorisieren

Die Matrix macht sichtbar, was sich wirklich lohnt und was bewusst zurückgestellt wird.

Einkaufsoptionen vergleichen

Anbieter/Produkt	Preis	Lieferzeit	Qualität
Angebot 1	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Angebot 2	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Angebot 3	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Alternative	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering
lokaler Anbieter	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Online-Anbieter	hoch mittel gering	hoch mittel gering	hoch mittel gering

Favorit

Ausschlussgrund

Zusatzkosten

Schritt 5

Umsetzung

Maßnahmen sauber planen

Aus der Entscheidung wird ein realistischer Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und nächsten Schritten.

BedarfAnforderung und Menge festlegen

RechercheAnbieter und Preise sammeln

FreigabeEntscheidung dokumentieren

KontrolleLieferung, Rechnung und Nutzen prüfen

Arbeitsplan

Aufgabe	Verantwortlich	Termin	Status

Hinweis

Lieber wenige Aufgaben verbindlich eintragen als viele Punkte offen lassen. Entscheidend ist ein klarer Start.

Ergebnis

Zusammenfassung

Beschluss und nächster Schritt

Am Ende steht ein kurzer Steckbrief, den der Verein im Vorstand, Team oder Projektkreis weiterverwenden kann.

Ergebnis-Steckbrief

Anschaffung

Menge

Budget

Favorit

Liefertermin

Freigabe durch

Bestellung durch

Kontrollpunkt

Finale Prüfliste

Bedarf und Menge sind klar.
Mindestens zwei Optionen wurden geprüft.
Nebenkosten sind berücksichtigt.
Freigabe ist dokumentiert.
Lieferung und Rechnung werden kontrolliert.

Nächster Schritt

Legt für regelmäßige Einkäufe eine kleine Vergleichsliste an, damit der Verein beim nächsten Mal schneller entscheiden kann.