Checkliste

Datenschutz-Minimalcheck für Vereine

Mitgliederdaten, Einwilligungen, Zugänge, Löschfristen und Informationspflichten grob prüfen.

Wofür ist dieses Arbeitsheft?

Diese Checkliste hilft eurem Verein, die wichtigsten Datenschutz-Baustellen zu erkennen und geordnet weiter zu prüfen.

Daten erfassenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Zugriffe prüfenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Risiken reduzierenals konkreten Arbeitsstand festhalten

Schritt 1 bis 3

Startpunkt

Datenarten, Zwecke und Zugriffe erfassen

Datenschutz beginnt mit der Frage, welche personenbezogenen Daten der Verein verarbeitet, wofür sie gebraucht werden und wer darauf zugreifen kann.

Datenarten

Welche Daten werden verarbeitet?

Datenarten

Mitglieder, Helfer, Spender, Fotos, Bankdaten

Zwecke

Wofür werden Daten genutzt?

Zwecke

Mitgliederverwaltung, Beiträge, Kommunikation

Zugriffe

Wer kann Daten sehen oder ändern?

Zugriffe

Vorstand, Kasse, Trainer, Dienstleister

Arbeitsregel

Nur Punkte notieren, die der Verein beeinflussen kann. Unklare Annahmen werden als Frage markiert.

Typische Hürden

Zugriffe sind zu weit gefasst.
Alte Listen bleiben liegen.
Fotos werden ohne klare Regel genutzt.
Auskunfts- oder Löschanfragen sind nicht vorbereitet.

Wichtigste Erkenntnis

Was muss der Verein zuerst klären?

Schritt 4

Bewertung

Optionen vergleichen und priorisieren

Die Matrix macht sichtbar, was sich wirklich lohnt und was bewusst zurückgestellt wird.

Datenschutzbereiche prüfen

Bereich	vorhanden?	Risiko
Mitgliederdaten	hoch mittel gering	hoch mittel gering
SEPA/Beiträge	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Fotos	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Newsletter	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Cloud/Tools	hoch mittel gering	hoch mittel gering
Löschung	hoch mittel gering	hoch mittel gering

Sofortrisiken

Dokumente

Zugriffsliste

Schritt 5

Umsetzung

Maßnahmen sauber planen

Aus der Entscheidung wird ein realistischer Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und nächsten Schritten.

BestandDaten, Zwecke und Zugriffe erfassen

DokumenteInformationen, Einwilligungen und Verträge prüfen

Bereinigungalte Daten und Zugriffe reduzieren

AblaufAnfragen und Löschungen organisatorisch regeln

Arbeitsplan

Aufgabe	Verantwortlich	Termin	Status

Hinweis

Datenschutz kann je nach Verein und Datenverarbeitung unterschiedlich sein. Diese Vorlage ersetzt keine Datenschutzberatung.

Ergebnis

Zusammenfassung

Beschluss und nächster Schritt

Am Ende steht ein kurzer Steckbrief, den der Verein im Vorstand, Team oder Projektkreis weiterverwenden kann.

Ergebnis-Steckbrief

Datenbereiche

Zugriffsrechte

größtes Risiko

fehlende Dokumente

Dienstleister

Verantwortlich

Prüftermin

Nächster Schritt

Finale Prüfliste

Datenbereiche sind bekannt.
Zugriffe wurden geprüft.
Foto- und Newsletter-Nutzung ist geklärt.
Lösch- und Auskunftsablauf ist vorbereitet.
Fachliche Prüfung ist eingeplant.

Nächster Schritt

Erstellt zuerst eine einfache Übersicht: Welche Daten liegen wo, wer hat Zugriff und wofür werden sie genutzt?