Rahmen
Wie groß ist das Fest geplant?
Rahmen
Teilnehmerzahl, Ort, Dauer, Programm
PlanungsbogenBudgetplanung für ein Vereinsfest
Kosten, Einnahmen, Reserven und Freigaben für ein Vereinsfest übersichtlich vorbereiten.
Wofür ist dieses Arbeitsheft?
Dieser Planungsbogen hilft eurem Verein, das Budget für ein Vereinsfest realistisch zu planen und finanzielle Überraschungen zu vermeiden.
Kosten sammelnals konkreten Arbeitsstand festhalten
Einnahmen schätzenals konkreten Arbeitsstand festhalten
Reserve planenals konkreten Arbeitsstand festhalten
Schritt 1 bis 3Startpunkt
Rahmen, Kostenarten und Einnahmen klären
Ein Vereinsfest braucht nicht nur eine Programmliste, sondern einen klaren Überblick über Kosten, Einnahmen, Reserven und Verantwortlichkeiten.
Kosten
Welche Ausgaben entstehen?
Kosten
Miete, Technik, Verpflegung, Werbung, Sicherheit
Einnahmen
Welche Einnahmen sind realistisch?
Einnahmen
Eintritt, Verkauf, Sponsoren, Spenden
Arbeitsregel
Nur Punkte notieren, die der Verein beeinflussen kann. Unklare Annahmen werden als Frage markiert.
Typische Hürden
- Nebenkosten werden vergessen.
- Einnahmen werden zu optimistisch geplant.
- Keine Reserve vorhanden.
- Freigaben für Ausgaben sind unklar.
Wichtigste Erkenntnis
Was muss der Verein zuerst klären?
Schritt 4Bewertung
Optionen vergleichen und priorisieren
Die Matrix macht sichtbar, was sich wirklich lohnt und was bewusst zurückgestellt wird.
Kosten und Einnahmen bewerten
| Position | Betrag | Pflicht? | Verantwortlich | Status |
|---|---|---|---|---|
| Ort/Miete | ||||
| Technik | ||||
| Verpflegung | ||||
| Werbung | ||||
| Helferbedarf | ||||
| Reserve |
Pflichtkosten
Unsichere Einnahmen
Reserve
Schritt 5Umsetzung
Maßnahmen sauber planen
Aus der Entscheidung wird ein realistischer Arbeitsplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und nächsten Schritten.
PlanungKosten und Einnahmen sammeln
Prüfungrealistische Beträge und Reserve festlegen
FreigabeBudget im Vorstand beschließen
KontrolleAusgaben und Einnahmen nachhalten
Arbeitsplan
| Aufgabe | Verantwortlich | Termin | Status |
|---|---|---|---|
Hinweis
Lieber wenige Aufgaben verbindlich eintragen als viele Punkte offen lassen. Entscheidend ist ein klarer Start.
ErgebnisZusammenfassung
Beschluss und nächster Schritt
Am Ende steht ein kurzer Steckbrief, den der Verein im Vorstand, Team oder Projektkreis weiterverwenden kann.
Ergebnis-Steckbrief
Fest
Datum
Gesamtkosten
Einnahmen
Reserve
Budgetverantwortlich
Freigabe durch
Kontrolltermin
Finale Prüfliste
- Kostenpositionen sind vollständig.
- Einnahmen sind realistisch geschätzt.
- Reserve ist eingeplant.
- Freigaben sind geklärt.
- Kontrolle nach dem Fest ist vorgesehen.
Nächster Schritt
Erstellt vor der ersten Bestellung eine Budgetübersicht und haltet alle Zusagen, Angebote und Rechnungen darin fest.