Warum eine kleine Zahlung im Ehrenamt schnell mehr Fragen auslöst, als man erwartet
Eine kleine Aufwandsentschädigung wirkt im Verein oft wie eine Randnotiz. Spätestens bei der Ablage zeigt sich aber, ob die Zahlung als Anerkennung, als Auslagenersatz oder als Ausgleich für Zeitaufwand gedacht war.
Genau dort entsteht Unsicherheit. Fehlende Zeit, Bürokratie und fehlende Anerkennung machen Engagement schwerer, und bei vielen Engagierten ist die verfügbare Zeit knapp. Im Vereinsalltag reicht es deshalb nicht, Beträge einfach auszuzahlen und den Rest später zu klären.
Für deinen Verein geht es damit um mehr als um eine kleine Auszahlung. Die nächsten Abschnitte trennen Zahlung, Dokumentation und rechtliche Grenzen sauber voneinander, damit eine gut gemeinte Anerkennung nicht zum Abrechnungsproblem wird.
Aufwandsentschädigung im Ehrenamt: Diese Beträge gelten 2025 und ab 2026
Bei der Aufwandsentschädigung im Ehrenamt 2025 zählt das Kalenderjahr. Die Ehrenamtspauschale lag 2025 bei 840 Euro; seit dem 1. Januar 2026 beträgt sie 960 Euro. Für die Abrechnung heißt das: Alte Vorlagen mit 2025er Werten solltest du ab 2026 anpassen.
| Jahr | Ehrenamtspauschale | Übungsleiterpauschale |
|---|---|---|
| 2025 | 840 Euro | 3.000 Euro |
| seit 1. Januar 2026 | 960 Euro | 3.300 Euro |
Die Beträge sind personenbezogene Jahresbeträge. Sie gehören also zur einzelnen Person und zum jeweiligen Kalenderjahr, nicht zum Vereinsbudget.
Welche Beträge gelten für 2025 und 2026?
Die Ehrenamtspauschale steigt von 840 Euro auf 960 Euro. Bei der Übungsleiterpauschale sind es 3.000 Euro im Jahr 2025 und 3.300 Euro seit 2026. Wenn du intern mit Merkblättern, Excel-Listen oder Abrechnungsvorlagen arbeitest, sollte das Jahr immer klar erkennbar sein.
Warum die Übungsleiterpauschale nicht dasselbe ist
Die Übungsleiterpauschale ist keine andere Bezeichnung für dieselbe Aufwandsentschädigung. Sie gilt für andere begünstigte Tätigkeiten. Beide Freibeträge können bei derselben Person nur für unterschiedliche Tätigkeiten nebeneinander verwendet werden; dieselben Einnahmen dürfen nicht doppelt angesetzt werden.
Auslagen oder Vergütung? Diese Trennung verhindert die meisten Fehler
Der erste Prüfpunkt ist schlicht: Ersetzt der Verein eine belegte Ausgabe oder zahlt er für Zeit und Arbeit? Fahrtkosten, Material und andere nachweisbare Kosten gehören zum Auslagenersatz. Eine Zahlung für den Aufwand der Person ist etwas anderes; sie zählt zur Tätigkeitsvergütung.
Für die Abrechnung macht diese Grenze den Unterschied. Nicht jede pauschale Zahlung ist automatisch Auslagenersatz. Kostenersatz braucht Belege oder nachvollziehbare Nachweise, Vergütung braucht eine klare Zuordnung zur Tätigkeit.
Wann der Verein nur Kosten ersetzt
Bleibt die Zahlung auf konkrete Ausgaben beschränkt, liegt Auslagenersatz vor. Dann sollte der Verein die Beträge getrennt erfassen und die Belege beifügen, statt alles in einer Sammelsumme zu bündeln. Genau hier entstehen viele Fehler, wenn Fahrtkosten, Telefonkosten oder Material mit einer allgemeinen Aufwandsentschädigung vermischt werden.
Warum gemischte Beträge getrennt gehören
Sobald eine Zahlung sowohl Kosten als auch Tätigkeitsaufwand abdeckt, braucht sie getrennte Positionen. Ein Betrag für belegte Auslagen und ein Betrag für die Vergütung der Leistung gehören nicht in dieselbe Zeile, weil sonst die interne und steuerliche Einordnung unscharf wird. Das gilt auch dann, wenn ein gemeinsamer Gesamtbetrag im Alltag bequemer wirkt.
Welche Pauschale zu welcher Tätigkeit passt
Bei der Zuordnung hilft der Blick auf die begünstigte Tätigkeit. Die Ehrenamtspauschale und die Übungsleiterpauschale sind beide personenbezogene Jahresbeträge, aber sie gelten für unterschiedliche Tätigkeiten. Sie dürfen dieselben Einnahmen nicht doppelt nutzen; eine Kombination ist nur möglich, wenn wirklich verschiedene begünstigte Tätigkeiten vorliegen.
| Zahlungsart | Wofür sie steht | Worauf der Verein achten sollte |
|---|---|---|
| Auslagenersatz | Erstattung belegter Kosten | Belege, Nachweise, klare Trennung von anderen Zahlungen |
| Tätigkeitsvergütung | Bezahlung für Zeit oder Arbeit | Zweck, Zeitraum und Grundlage sauber festhalten |
| Ehrenamtspauschale / Übungsleiterpauschale | Steuerliche Freibeträge für begünstigte nebenberufliche Tätigkeiten | Nur für die passende Tätigkeit einsetzen und nicht doppelt ansetzen |
Für den Verein heißt das praktisch: erst einordnen, dann getrennt dokumentieren und verbuchen.
Welche Angaben die interne Abrechnung im Verein wirklich braucht
Für die interne Abrechnung braucht dein Verein kein allgemeines Einheitsformular, aber eine nachvollziehbare Dokumentation. Sonst lässt sich später kaum erkennen, ob eine Zahlung Auslagen ersetzt oder als Aufwandsentschädigung für die Tätigkeit gedacht war.
Diese Mindestangaben gehören in jede interne Abrechnung
Für die Prüfung reichen wenige feste Felder. Der Verein sollte sie jedes Mal gleich erfassen:
- Person und Tätigkeit: Name der zahlungsempfangenden Person, konkrete Funktion oder Aufgabe.
- Zeitraum und Zahlungsdaten: Zeitraum der Tätigkeit, Art der Zahlung, Betrag und Auszahlungsdatum.
- Rechtsgrundlage und Beschlusslage: Satzung, Beschluss oder andere interne Grundlage, auf die sich die Zahlung stützt.
- Belege und Unterlagen: Antrag, Beschlussunterlage, Zahlungsbeleg sowie bei Auslagen Rechnungen, Quittungen, Fahrtaufstellungen oder andere Nachweise.
So entsteht eine klare Arbeitsstruktur statt eines Formulars mit beliebig vielen Feldern. Wichtig ist die Trennung: Antrag, Beschluss, Auszahlung und Belege gehören zusammen, sollten aber getrennt abgelegt werden. Bei gemischten Zahlungen hilft eine eigene Zuordnung für Auslagen und Tätigkeitsvergütung, damit die Abrechnung später lesbar bleibt.
Warum Auszahlung und Belegablage getrennt dokumentiert werden sollten
Gerade beim Auslagenersatz braucht der Verein die Nachweise schnell wieder. Fahrtkosten, Quittungen und andere Anlagen sollten deshalb direkt beim Vorgang liegen und nicht in einer allgemeinen Sammelmappe verschwinden. Für die Prüfung zählt außerdem, dass Zeitraum, Tätigkeit und Beschluss zur Zahlung zusammen auffindbar sind. Bei der Aufwandsentschädigung reicht der Zahlungsbeleg allein nicht aus; erst die Zuordnung der Unterlagen macht den Vorgang intern prüfbar.
Zahlungen an den Vorstand brauchen Satzung, Beschluss und klare Zuständigkeit
Eine Aufwandsentschädigung an den Vorstand ist nur dann sauber eingeordnet, wenn der Verein vorher die Rechtsgrundlage geprüft hat. Ohne wirksame Regelung bleibt das Vorstandsamt grundsätzlich unentgeltlich. Die Zahlung ist also keine Frage des guten Willens, sondern des richtigen Beschlusswegs.
Ohne Satzungsgrundlage wird es heikel
Am Anfang steht die Satzungsgrundlage. Die Satzung muss eine Tätigkeitsvergütung für Vorstandsmitglieder ausdrücklich erlauben; eine bloße interne Absprache reicht dafür nicht. Erst dann kann der Verein über eine solche Zahlung überhaupt wirksam entscheiden.
Davon zu trennen ist der Ersatz konkreter Auslagen. Fahrtkosten, Porto oder andere belegbare Aufwendungen sind etwas anderes als Geld für Zeit- oder Arbeitsaufwand. Wer beides vermischt, macht die spätere Abrechnung unnötig unklar.
Wer über die Zahlung entscheiden darf
Dann folgt der Beschlussweg: Satzung prüfen, zuständiges Organ festlegen, betroffene Person vom Beschluss ausschließen, Zahlung dokumentieren. Die Zuständigkeit richtet sich nach der Satzung; der Verein muss also das Organ einschalten, das dafür vorgesehen ist. Das betroffene Vorstandsmitglied darf bei der eigenen Vergütung nicht mitstimmen, weil es bei einem Rechtsgeschäft mit sich selbst betroffen ist.
In den Beschluss gehören die konkrete Tätigkeit, der Zeitraum, der Betrag, die Zahlungsart und die rechtliche Grundlage. So bleibt nachvollziehbar, worauf sich die Zahlung stützt und wer sie freigegeben hat. Für die Ablage gilt derselbe Maßstab: Was beschlossen wurde, sollte sich in der Auszahlung und in den Belegen wiederfinden.
Wann ein Ehrenamt wie eine Beschäftigung wirkt
Entscheidend ist nicht das Etikett, sondern die tatsächliche Ausgestaltung: Ist eine Person weisungsgebunden, arbeitet sie zu festen Zeiten und ist sie in die Abläufe des Vereins eingegliedert, kann das auf eine abhängige Beschäftigung hindeuten. Auch die laufende Kontrolle der Arbeit gehört zu dieser Prüfung.
Welche Signale für eine Beschäftigung sprechen
Typische Warnsignale sind feste Schichten, genaue Vorgaben zu Ort, Zeit und Ausführung sowie eine enge Kontrolle der Tätigkeit. Je näher die Aufgabe einem normalen Arbeitsverhältnis kommt, desto eher muss der Verein den Status neu prüfen. Wird die Tätigkeit als Arbeitsverhältnis eingeordnet, gilt der gesetzliche Mindestlohn für die tatsächlich geleisteten Stunden.
Warum die Bezeichnung allein nicht reicht
Ob ein Verein eine Tätigkeit Ehrenamt nennt oder eine Pauschale zahlt, entscheidet die Rechtslage nicht allein. Maßgeblich ist das Gesamtbild aus Weisungen, Arbeitszeit, Einbindung und Kontrolle. Sobald diese Punkte auf Beschäftigung hindeuten, sollte der Verein die Statusfrage vor der weiteren Abrechnung klären.
Was Zahlungen für Bürgergeld, Rente und andere Leistungen bedeuten können
Eine Aufwandsentschädigung wird nicht bei jeder Leistung gleich behandelt. Entscheidend ist, welche Leistung die Person bezieht und welche Regeln dort gelten.
Bürgergeld und steuerfreie Ehrenamtseinnahmen
Beim Bürgergeld zählen bestimmte steuerfreie Einnahmen aus Ehrenamt und nebenberuflichen Tätigkeiten als nicht zu berücksichtigendes Einkommen. Das gilt innerhalb der gesetzlichen Grenzen, etwa bei den Regelungen des § 3 Nr. 26 und 26a EStG. Für den Verein heißt das aber nicht, dass jede Zahlung automatisch folgenlos bleibt; andere Einkünfte können die Berechnung dennoch beeinflussen.
Rente und weitere Leistungen nur mit Einzelfallprüfung
Bei Renten gelten eigene Regeln und Freibeträge, und zwar je nach Rentenart. Altersrenten, Erwerbsminderungsrenten und Hinterbliebenenrenten werden nicht identisch behandelt. Wer neben dem Ehrenamt Geld erhält, sollte die Wirkung deshalb vorab mit dem zuständigen Träger klären.
Für Sozialhilfe und andere einkommensabhängige Leistungen gibt es keine einheitliche Freistellung. Auch bei Wohngeld, BAföG oder Kinderzuschlag lässt sich keine pauschale Aussage treffen, weil die Anrechnung jeweils gesondert geprüft wird. Vereine sollten deshalb keine allgemeine Regel versprechen, sondern immer auf die konkrete Leistung schauen.
Anerkennung wirkt nur, wenn der Alltag mitzieht
Eine Aufwandsentschädigung kann Anerkennung sichtbar machen. Sie hilft aber nur, wenn Aufgaben, klare Zuständigkeiten und ein realistischer Zeitrahmen im Verein zusammenpassen. Sonst bleiben Zeitmangel, Bürokratie und fehlende Rückmeldung die Hürden, die Engagement auf Dauer ausbremsen.
Für die Praxis heißt das: Die Zahlung darf nicht für sich stehen. Wer Menschen im Ehrenamt halten will, braucht verlässliche Übergaben, begrenzte Belastung und Abläufe, die nicht auf Dauer von Einzelnen abhängen. Erst dann trägt die Organisation die Anerkennung mit, statt sie nur auszuzahlen.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Ehrenamtspauschale 2025?
Die Ehrenamtspauschale betrug 2025 840 Euro im Jahr. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt sie 960 Euro jährlich.
Darf ein Verein Auslagen und Pauschalen einfach zusammen auszahlen?
Nein. Auslagenersatz und Tätigkeitsvergütung sollten getrennt behandelt, dokumentiert und nach ihrer jeweiligen Grundlage abgerechnet werden.
Braucht ein Verein ein eigenes Formular für die Abrechnung?
Ein gesetzlich vorgeschriebenes Einheitsformular gibt es nicht. Der Verein braucht aber eine nachvollziehbare interne Dokumentation mit den wichtigsten Angaben zur Zahlung.
Wann muss der Vorstand eine Aufwandsentschädigung gesondert prüfen?
Sobald eine Tätigkeitsvergütung für Vorstandsmitglieder im Raum steht, müssen Satzung, Zuständigkeit und Beschlussweg geprüft werden. Das betroffene Mitglied darf bei der eigenen Vergütung nicht mitstimmen.
Wann wird aus einem Ehrenamt ein Beschäftigungsverhältnis?
Wenn die Tätigkeit tatsächlich weisungsgebunden, regelmäßig und in den Vereinsbetrieb eingegliedert ist, kann sie als abhängige Beschäftigung gelten. Dann sind auch sozialversicherungsrechtliche und lohnrechtliche Fragen zu prüfen.
