In Deutschland gab es 2022 Statistiken zufolge über 615.750 Vereine, in denen laut dem Bundesverband der Vereine und des Ehrenamts e.V. mehr als 50 Millionen Mitglieder aktiv waren. Damit ein eingetragener Verein seinen Aufgaben gerecht werden kann, beschäftigt er nicht selten festangestellte Mitarbeiter, die unter anderem als Buchhalter, Sanitätshelfer oder Übungsleiter fungieren. Das Arbeitsverhältnis muss dabei klar von einer ehrenamtlichen Tätigkeit abgegrenzt sein.
Scheiden die Arbeitnehmer freiwillig aus dem Dienst aus, wird ein Aufhebungsvertrag aufgesetzt. Alternativ muss der Verein als Arbeitgeber eine Kündigung aussprechen, die den rechtlichen Vorgaben entsprechen muss, um gültig zu sein. Mündliche Vereinbarungen sind davon prinzipiell ausgeschlossen. Nach Paragraf 623 BGB haben Kündigungen – ob sie vom Arbeitnehmer oder vom Arbeitgeber ausgehen – schriftlich zu erfolgen.
Was ist eine ordentliche Kündigung?
Eine ordentliche Kündigung meint eine einseitige Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wobei die Kündigungsfrist gewahrt bleibt. Arbeitgeber können einem Mitarbeiter kündigen oder andersherum. Wenn das fristlos geschieht, ist von einer außerordentlichen Kündigung die Rede.
In welchen Fällen ist die ordentliche Kündigung im Verein anwendbar?
Ordentliche Kündigungen im Verein dürfen ohne Angabe von Gründen erfolgen; wichtig ist jedoch, dass sie den Gekündigten deutlich mitgeteilt werden. Diese müssen sich darüber im Klaren sein, dass ihr Arbeitsverhältnis fristgerecht aufgelöst wird. Vereine können eine ordentliche Kündigung aussprechen, wenn ein unbefristeter Arbeitsvertrag ein Ende finden soll. Alternativ kann mit ihr ein befristeter Arbeitsvertrag vorzeitig beendet werden.
Wie sehen bei einer ordentlichen Kündigung die Kündigungsfristen aus?
Die Kündigungsfrist im Verein entspricht laut Paragraf 622 BGB einem Zeitraum von vier Wochen. Gekündigt werden darf zum 15. eines Monats oder zum Monatsende. Wichtig ist, dass der Zeitpunkt des Kündigungszugangs als Beginn der 4-Wochen-Frist gilt. Soll ein Arbeitnehmer zum Ende eines Monats gekündigt werden und der Monat hat 31 Tage, muss ihm die Kündigung also spätestens am 3. des Monats zugestellt werden.
Ein häufiger Fehler bei Kündigungen im Verein tritt auf, wenn das Arbeitsverhältnis mit einem langzeitbeschäftigten Mitarbeiter enden soll, denn in diesem Fall verlängern sich die Kündigungsfristen:
- bei Arbeitnehmern, die zwei bis fünf Jahre im Verein tätig sind, betragen sie mindestens einen Monat bis zum Monatsende
- bei Arbeitnehmern, die fünf bis acht Jahre im Verein tätig sind, betragen sie zwei Monate bis zum Monatsende
- bei Arbeitnehmern, die mindestens 20 Jahre im Verein tätig sind, betragen sie bis zu sieben Monate bis Monatsende
Achtung: Auch in der Probezeit gilt die Regelkündigungszeit, sofern im Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Liegt eine beiderseits akzeptierte Vereinbarung über eine verkürzte Kündigungsfrist vor, beträgt diese in den ersten sechs Monaten der Beschäftigung zwei Wochen.
Wie muss ein Kündigungsschreiben formal aussehen?
Eine ordentliche Kündigung muss schriftlich verfasst werden, da sie ansonsten ihre Wirksamkeit einbüßt. Obligatorische Inhalte sind die Angaben zum Adressaten und zum Absender sowie das Datum. Danach folgt das eigentliche Kündigungsschreiben mit der eindeutigen Erklärung, das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der Kündigungsfrist zu beenden. Eine Vorlage für eine „ordentliche Kündigung“ kann dabei helfen, die richtigen Worte zu finden. Darunter steht die Unterschrift desjenigen, der zum Ausspruch der Kündigung berechtigt ist.
Wie läuft eine ordentliche Kündigung im Verein Schritt für Schritt ab?
Mithilfe einer Vorlage für eine ordentliche Kündigung können sich Vereine frühzeitig darüber informieren, wie ein korrektes Kündigungsschreiben aussieht. Anschließend sieht die Auflösung des Arbeitsverhältnisses folgendermaßen aus:
- Kündigungsgespräch (optional)
- Kündigungsschreiben formal korrekt ausstellen
- Kündigungsschreiben unterschreiben
- Kündigungsschreiben fristgerecht persönlich an Empfänger übergeben oder zeitlich nachweisbar versenden
Im Rahmen der Kündigung hat der Arbeitnehmer ein Recht auf ein schriftliches, wohlwollend formuliertes Arbeitszeugnis. Dieses kann ihm in einfacher oder qualifizierter Form ausgehändigt werden.
Wann darf ein Verein eine ordentliche Kündigung aussprechen?
Ein Verein darf das Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer aus folgenden Gründen auflösen:
- verhaltensbedingt – Mitarbeiter haben fahrlässig oder vorsätzlich ihre Pflichten vernachlässigt
- personenbedingt – Mitarbeiter sind hinsichtlich ihrer Eigenschaften oder Qualifikationen nicht für die für sie vorgesehene Arbeit tauglich
- betriebsbedingt – der Verein muss Stellen aus finanziellen oder organisatorischen Gründen abbauen
Achtung: Eine ordentliche Kündigung unterliegt, sofern ein Grund angegeben ist, dem Kündigungsschutzgesetz. Laut diesem ist die Aufhebung des Arbeitsverhältnisses unwirksam, wenn sie sozial ungerechtfertigt ist. In diese Kategorie fällt jede Kündigung, die nicht als verhaltens-, personen- oder betriebsbedingt angesehen wird. Bei einer solchen kann der Arbeitnehmer Kündigungsschutzklage einreichen.
Welche Ansprüche hat der Arbeitnehmer nach der Kündigung?
Nach dem Erhalt des Kündigungsschreibens können Arbeitnehmer auf ein Arbeitszeugnis bestehen. Dieses müssen sie allerdings bei ihrem bisherigen Arbeitgeber einfordern, denn von allein muss dieser nicht tätig werden. Daneben haben sie einen Urlaubsabgeltungsanspruch. Nach der Kündigungsfrist verbleibende Urlaubstage müssen also ausgezahlt werden. Ebenfalls können Ansprüche auf eine Abfindung bestehen, wenn Arbeitnehmer diese im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses aushandeln.
Wie wird die ordentliche Kündigung formal korrekt übermittelt?
Damit eine Kündigung rechtskonform ist, muss im Zweifelsfall bewiesen werden, dass und wann sie beim Arbeitnehmer eingegangen ist. Eine Möglichkeit besteht darin, dem Mitarbeiter das Kündigungsschreiben persönlich auszuhändigen. Alternativ kann die Kündigung per Einwurf-Einschreiben oder klassischem Einschreiben übermittelt werden. Beim Einwurf muss der Bote darüber informiert sein, dass er eine Kündigung überbringt.
Angestellte im Verein: Rechtliches, Praktisches und Organisation
Darf ein verein angestellte haben?
Ja, ein Verein darf angestellte haben. Ein eingetragener oder nicht eingetragener Verein kann Beschäftigte einstellen, wenn die Satzung dem nicht entgegensteht. Wichtig sind Anmeldung bei Sozialversicherung, Steuerpflicht und ein schriftlicher Arbeitsvertrag.
Welche rechtlichen Voraussetzungen gelten für angestellte im verein?
Der Verein braucht eine rechtsfähige Organisation, eine klare Aufgabenverteilung und Beschlüsse der Organe zur Beschäftigung. Die Satzung sollte keine Einschränkungen enthalten. Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Lohnsteuer gelten wie in jedem Unternehmen.
Wie muss ein arbeitsvertrag für vereinliche mitarbeiter gestaltet sein?
Der Arbeitsvertrag sollte mindestens: Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Probezeit und Kündigungsfristen enthalten. Vereinsspezifische Regelungen zu Nebentätigkeiten, Datenschutz und Ehrenamt dürfen ergänzt werden. Schriftform ist empfohlen, mündliche Vereinbarungen sind rechtlich schwieriger durchsetzbar.
Was müssen vereine bei sozialversicherung und lohnsteuer beachten?
Jeder sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer ist bei Krankenkasse, Renten-, Arbeits- und Pflegeversicherung anzumelden. Lohnsteuer ist vom Arbeitgeber einzubehalten und abzuführen. Mini-Jobs unter 520 Euro haben spezielle Regelungen und Pauschalabgaben.
Können vereine ehrenamtliche und bezahlte tätigkeiten kombinieren?
Ja, Vereine können Ehrenamtliche und Angestellte kombinieren. Klare Trennung der Aufgaben ist wichtig, um Scheinselbstständigkeit und steuerliche Probleme zu vermeiden. Ehrenamtspauschalen und Übungsleiterpauschale mindern steuerliche Belastungen.
Welche beschäftigungsformen sind für vereine sinnvoll (Teilzeit, Mini-Job, befristet)?
Teilzeit, geringfügige Beschäftigung (Mini-Job) und befristete Verträge sind gängige Modelle. Mini-Jobs eignen sich für einfache Unterstützungsaufgaben. Befristete Verträge für Projektarbeit vermeiden langfristige Kosten. Bei dauerhaften Aufgaben ist sozialversicherungspflichtige Anstellung oft angemessener.
Wie regelt man arbeitsrechtliche pflichten, versicherung und haftung im verein?
Der Verein ist Arbeitgeber und haftet für Arbeitsschutz, Unfallversicherung und ordnungsgemäße Abrechnung. Berufsgenossenschaft und ggf. betriebliche Haftpflichtabsicherung sollten geprüft werden. Klare Dienstanweisungen und Unterweisungen reduzieren Haftungsrisiken.
Welche kosten und finanzierungsquellen sollten vereine einplanen?
Neben Bruttolohn fallen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Lohnsteuer, Unfallversicherung und Verwaltungskosten an. Fördermittel, Mitgliedsbeiträge, Spenden und projektbezogene Zuschüsse sind typische Finanzierungsquellen. Budgetplanung für mindestens 12 Monate ist empfehlenswert.
Weitere Hinweise für Vereine: Prüft vor Einstellung die Satzung und beschließt Personalmaßnahmen formell. Nutzt Vorlagen für Arbeitsverträge, klärt Sozialabgaben mit der Krankenkasse und holt bei Unsicherheit rechtlichen Rat ein.
