9 Tipps zur effiziente Vereinsverwaltung

9 Tipps zur effiziente Vereinsverwaltung
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Inhaltsübersicht

Die Leitung eines Vereins ist nicht einfach. Es gibt viele klassische Aufgaben zu erledigen, von der Überwachung der Mitgliedsbeiträge und der Buchhaltung bis hin zur Planung von Veranstaltungen. Hinzu kommen moderne, digitale Aufgaben wie z.B. die Pflege einer aktiven Präsenz in den sozialen Medien und der Kontaktaufnahme mit potenziellen Sponsoren und Kooperationspartnern.

Es gibt jedoch eine Reihe von Möglichkeiten, die Verwaltung Ihres Vereins zu vereinfachen. Wir stellen hier 9 effiziente Möglichkeiten vor, wie Sie die Vereinsverwaltung stark vereinfachen können.

1. Verwenden Sie eine Online-Buchhaltungssoftware

Buchhaltung von Vereinen

Ganz gleich, ob Sie Mitgliedsbeiträge einziehen oder Spendengelder verwalten müssen, eines ist sicher: Die Verwendung von Tabellenkalkulationen und die manuelle Erfassung aller Daten ist zeitaufwändig.

Wenn Sie eine Online-Buchhaltungssoftware verwenden, müssen Sie sich nicht mehr darum kümmern, welches Arbeitsblatt die Finanzdaten Ihres Vereins enthält oder wem das Arbeitsblatt gehört. Sie können schnell und einfach auf alles an einem zentralen, digitalen Ort zugreifen und sogar die zuständige Person für die Buchhaltung einladen, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt.

Außerdem lässt sich eine gute Buchhaltungssoftware in viele andere Online-Plattformen integrieren, so dass Sie Ihre Einnahmen, Ausgaben und vieles mehr einfach von jedem Ort mit verschiedenen Geräten wie Smartphone, Tablet oder dem Desktop-PC abrufen können.

Online-Buchhaltungssoftware

2. Verwenden Sie eine Projektmanagementsoftware

Verwenden Sie eine Projektmanagementsoftware

Eine weitere Möglichkeit, die Verwaltung Ihres Vereins zu vereinfachen, ist der Einsatz einer Projektmanagement-Software wie z.B. InLoox, mit der Sie den Überblick über alle anstehenden Aufgaben behalten können. Es gibt eine Vielzahl von Tools, aber zu den beliebtesten Tools aus Deutschland gehören folgende:

  1. InLoox – Projektmanagement-Plattform für große Teams
  2. Timo24
  3. Cando

Die meisten dieser Tools bieten auch die Möglichkeit, mit anderen zusammenzuarbeiten, sodass Sie ganz einfach andere Mitglieder Ihres Vereins wie Ihren Buchhalterinnen, Vorstände und andere Projektmitarbeiterinnen hinzufügen können. Sie können dann Aufgaben und Fälligkeitstermine zuweisen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen und nichts durch die Maschen rutscht.

3. Beziehen Sie Ihre Partner mit ein

Für viele größere Vereine ist es nicht ungewöhnlich Partner wie lokale Unternehmen zu Beginn eines Projektes aktiv einzubinden. Dies hat eine Reihe von Vorteilen. Zum einen wird dadurch eine tiefere Verbindung und Beziehung gefördert. Zweitens ist es so einfacher, Freiwillige zu finden, wenn man eine Veranstaltung plant.

Viele Partner engagieren sich aktiv als Freiwillige im Verein, den sie unterstützen oder sogar selbst aktiv sind. Darüber hinaus können sie auch an verschiedenen gesellschaftlichen Veranstaltungen und Spendenaktionen teilnehmen und dabei helfen, neue Mitglieder zu werben und Ihren Verein in der Gemeinde bekannt zu machen.

4. Eine Webseite haben

Geld verdienen mit Werbung auf der Vereinswebsite

Eine Webseite ist unverzichtbar für einen Verein. Richtig gemacht, kann Ihre Webseite viele verschiedene Aufgaben für Sie übernehmen. Zum Beispiel ist Ihre Webseite die wichtigste Anlaufstelle für neue Mitglieder und Teilnehmer von Veranstaltungen. Auf Ihrer Webseite können Sie Ihre Unterstützer und Mitglieder immer über alle Neuigkeiten im Verein auf dem Laufenden halten.

Die Webseite ist auch der Ort, an dem potenzielle Sponsoren und Partner mehr über Ihren Verein erfahren und mit Ihnen Kontakt aufnehmen können.

Ihre Website erleichtert es potenziellen neuen Mitgliedern, die online nach einem Verein in ihrer Nähe suchen.

Glücklicherweise ist es dank Tools wie WordPress einfach, eine Website zu erstellen. Sie können Ihre Website auch ohne Programmierkenntnisse schnell zum Laufen bringen, da WordPress einfach zu bedienen und kostenlos ist. Sollten Sie Hilfe brauchen gibt es bestimmt das ein oder anderen technikaffine Mitglied, dass sich darum kümmern kann.

5. Planen Sie Ihre Social-Media-Inhalte

Influencer Marketing

Soziale Medien sind eine großartige Möglichkeit, mit Ihren Mitglieder und Veranstaltungsgästen in Kontakt zu treten. Die sozialen Medien sind der Ort für News, Fotos und Videos aus dem Vereinsgeschehen.

Aber wenn Sie bei möglichst viele Follower erreichen wollen,  müssen Sie regelmäßig Beiträge veröffentlichen. Wenn Sie Beiträge manuell und ohne einen richtigen Plan erstellen, kann es leicht passieren, dass Sie ein paar Tage auslassen, und ehe Sie sich versehen, haben Sie seit einem Monat oder länger nichts mehr auf Ihrer Facebook-Seite oder ihrem Instagram-Profil gepostet.

Eine einfache Lösung besteht darin, Ihre Inhalte für die sozialen Medien gebündelt zu erstellen und sie alle auf einmal zu planen.

Nehmen Sie sich einmal im Monat Zeit für Social Media und planen Sie 10 bis 30 Beiträge für das nächste Monat. Lassen Sie durch die Planungsfunktion die Beiträge automatisch in einem regelmäßigen Rhythmus veröffentlichen: idealerweise alle zwei Tage, so dass Sie auch spontan aktuelle Nachrichten posten können, wenn etwas im Verein passiert.

Scheuen Sie sich auch nicht davor wichtige Themen zu wiederholen. In den sozialen Netzwerken ist morgen schon vergessen, was heute war.

Gerade vor wichtigen Veranstaltungen, sollten Sie mindestens eine Woche vorher täglich möglichst kreativ für Aufmerksamkeit sorgen.

6. Setzen Sie auf Videos

Filmproduktion für Vereine und Verbände

Video schlägt Fotos um Längen, wenn es darum Aufmerksamkeit und Reichweite zu erzielen.

Witzige, kurze Videos mit einer Länge von 10 Sekunden sind Plattformübergreifend am erfolgreichsten.

Bevor Sie ein einziges Video mit einer epischen Länge von mehreren Minuten erstellen, das niemand komplett anschaut, machen Sie eine Serie von mehreren kurzen und vor allem kurzweiligen Videoclips.

Der Nachteil von Facebook, Instagram und TikTok ist, dass Ihre Nachrichten schnell wieder vergessen werden. Deswegen sollten Sie definitiv auf YouTube setzen, da YouTube mittlerweile das weltweite Archiv für Videos geworden ist und Ihre Videos auch in mehreren Jahren noch dafür sorgen können, dass neue Mitglieder oder Sponsoren auf Sie aufmerksam werden!

Wenn Sie Ihren Verein mit Videos bekannter machen wollen, können Sie sich kostenlose Tipps auf Stadtshow.de holen.

7. Mitgliedsbeiträge online einziehen

Eine der zeitaufwändigsten Aufgaben bei der Führung eines Vereins ist der Einzug Ihrer Mitgliedsbeiträge. Sie müssen nicht nur den Überblick behalten, wer wann zu zahlen hat, sondern auch viele Mitglieder an die Zahlung erinnern, was eine Menge Zeit verschlingen kann.

Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Mitgliedsbeiträge online einzuziehen. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem eine Website sehr nützlich ist. Sie können z. B. ein Mitgliedschafts-Plugin installieren und Ihre Mitglieder bitten, ein Konto anzulegen.

Das Plugin kann ihnen dann Erinnerungen an anstehende Zahlungen schicken, und Ihre Mitglieder können ihre Zahlungen einfach online einreichen. Einige beliebte Mitgliedschafts-Plugins für WordPress sind:

8. Verteilen Sie Rollen und Aufgaben an alle Mitglieder

Denken Sie daran, dass Sie nicht alles selbst machen müssen. Scheuen Sie sich nicht, anderen Mitgliedern Rollen zuzuweisen und einige der Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu delegieren.

Wenn Sie zum Beispiel ein Mitglied haben, das gut mit Zahlen umgehen kann, könnten Sie es bitten, der Schatzmeister des Vereins zu sein. Haben Sie ein Mitglied, das die sozialen Medien liebt? Bitten Sie sie, die Konten in den sozialen Medien zu verwalten.

Haben Sie angehende Journalisten oder Video-Virtuosen im Verein: Jackpot! Motivieren Sie diese Mitglieder so oft es geht mit der (Smartphone)-Kamera draufzuhalten, wenn eine Vereinsaktivität durchgeführt wird.

Durch die Aufteilung der Zuständigkeiten fühlen sich Ihre Vereinsmitglieder stärker eingebunden und der Zusammenhalt im Verein wird dadurch verbessert.

9. Setzen Sie sich Ziele

Schließlich sollten Sie zu Beginn jedes Jahres Ziele und Meilensteine auf dem Weg dorthin festlegen. Dies gibt Ihren Mitgliedern eine Richtung vor und Sie wissen, was Sie erreichen wollen und worauf Sie hinarbeiten.

Die meisten schüchtert ein hoher Berg von unten ein. Wenn Sie allerdings in Etappen gehen und Zwischenziele einbauen, schaut auch die schwierigste Aufgabe nicht mehr unlösbar aus.

Die Ziele können an Mitgliederzahlen gekoppelt sein oder finanzieller Natur sein.

Bonus-Tipp: Teilen Sie diese Tipps mit Ihren Mitgliedern

Wie Sie sehen, gibt es einige Möglichkeiten, die Verwaltung Ihres Sportvereins zu erleichtern, vor allem, wenn Sie einen guten Plan haben und sich für die richtigen Tools entscheiden. Wenn Sie Ihren Verein effizienter verwalten möchten, haben Sie hier einige Tipps, die Sie gerne in ihrem sozialen Profilen teilen können. So profitieren möglichst viele Ihrer Vereinsmitglieder davon und damit auch der ganze Verein!

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